高校辦公室行政精細化管理工作策略研究

摘 要：在高校中，辦公室作為對外交流的主要窗口，承擔著很多工作職責，與高校各方面的事務有著緊密關聯。為保證各項工作開展的更加順利，高校一定要強化對辦公室行政管理的重視，能夠嚴格遵循精細化管理理念，加大對管理辦法的創新，建立完善的管理機制，全面提升辦公室行政管理工作的效率?；诖?，文章即對高校辦公室行政精細化管理工作進行了闡述，明確了精細化管理必要性，分析了當前管理工作中存在的不足，并在了解成因的基礎上，制定了相應的管理策略，希望可以為相關人員提供借鑒。

關鍵詞：高校;辦公室行政;精細化管理;策略

目前，在高校行政管理中，辦公室具有上下傳達的作用，與學校發展以及學生利益有著緊密關聯。所以，高校在發展期間，應該加大對高校辦公室行政管理的重視，能夠深入剖析當前行政管理中存在的各類問題，借助相對科學的辦法，制定精細化管理工作策略，保證在全面提升行政管理水平的同時，還可以為高校的長久發展打下堅實基礎。

一、高校辦公室行政精細化管理必要性分析

在高校中，辦公室作為行政部門的綜合管理機構，對高校發展具有非常大的促進作用。通常，辦公室在運行過程中，囊括了各個方面的工作，包括：師生服務的，能夠確保高校各項工作與活動開展的更加順利和穩定[1]?，F階段，很多高校在發展階段，為了能夠進一步提升自身的核心競爭力，正在持續實施擴招政策。因此，高校辦公室行政管理在開展期間，也變得越來越精細化。在行政辦公室管理過程中，管理成本的節約，需要結合創新的理念，不斷優化，只有這樣，才能夠更好迎合時代發展步伐，有效提升高校辦學教學質量。故而，將精細化管理理念與高校辦公室行政管理融合在一起，對高校各項工作的有序進行很有益處。

依照現階段高校辦公室行政工作水平分析，很多高校辦公室行政工作在進行期間，辦公機制缺乏完善性，工作人員的權責十分模糊，致使在實際管理期間，管理秩序存在較強的混亂性，不僅影響了管理工作的有效落實，阻礙了管理效率的全面提升，還會對辦公室人員工作熱情以及積極性產生干擾。同時，利用傳統工作方式，成效不高，致使管理工作的開展乏味枯燥[2]。所以，為了可以從整體的角度上提升高校辦公室行政工作水平，一定要借助開創性的觀念，積極采取先進措施，科學利用精細化管理理論，在不斷對行政管理體制完善的前提下，進一步促進行政管理工作效率的提高。

二、目前高校辦公室行政管理存在的問題分析

依照我國國內現階段高校辦公室行政管理執行力以及水平分析，很多高校在工作期間，因為受到的干擾因素頗多，致使管理工作的進行存在了諸多問題，不僅阻礙了高校跨越式發展目標的達成，也不利于高校的長久發展。

（一）高校辦公室行政管理機制不健全

在高校辦公室行政管理過程中，最為明顯的一個問題就是管理機制缺乏完善性，不能依照高校的實際現狀，及時對管理體制進行革新和優化，最終使得管理問題頻頻出現。

第一，思想觀念滯后。高校辦公室在具體的工作期間，大多是依照傳統的方式來展開管理，采用的方法也較為固定，只是單純的將手頭事務性工作做好，忽視了新的問題和阻礙，從而導致整體工作陷入被動的狀態，水平較低，不僅影響了辦公室的良好運作，也阻礙了管理效率的進一步提升[3]。

第二，內部規范缺乏完善性。通常，高校辦公室行政工作任務較重，所涵蓋的內容非常多，再加上各項工作較為繁瑣。所以，如若缺乏健全的管理體制，最終則會使得管理工作效率無法得到提高。但是，與不完善且不規范的制度相比，上下運行不暢，也會導致辦公室行政管理工作的開展受到阻礙。

第三，機構不健全。在高校辦公室中，存在很多內部設置缺乏規范性的問題。一些高校在發展期間，并沒有給予辦公室工作太多的重視，空設一些沒有員工的崗位，人崗匹配不合理，致使工作效率的提升受到了很大影響[4]。同時，有的崗位還會設置很多人員，人浮于事，進而導致辦公室行政管理工作存在混亂性。

第四，辦公室工作人員職業素質以及水平亟待提升。要想從整體的角度上提升高校辦公室行政管理水平，最主要的則是應該提高辦公室工作人員的職業素養和能力，掌握必要的相關技能。在工作中，能夠嚴格依照規范和流程操作，認真履行工作職責。因而，為了可以更好實現這一目標，高校需要定期對辦公室工作人員進行培訓，讓工作人員理念能夠及時更新，豐富知識儲備。但是，結合目前高校辦公室工作人員素質來看，在這一方面，高校并沒有給予太多的關注，工作的落實存在很多問題。

（二）學校硬件設施利用率不高

在高校辦公室行政管理中，辦公室設備是非常重要的內容，對辦公室管理效率及水平提升有著非常大的影響。近年來，隨著信息技術發展速度的不斷加快，在各大高校辦公室中，計算機技術也得到了廣泛的普及和應用。但是，在辦公室設備方面，整體的數量相對較少，質量也亟待提升，所以經常會存在資源浪費的情況，無法科學對設備進行利用，也不能合理的開展辦公室行政管理工作，進而使得管理效率遲遲得不到提升[5]。

三、高校辦公室行政精細化管理策略分析

（一）強化對高校辦公室行政管理機制的健全

面對當前高校辦公室行政管理機制不健全問題，為了可以有效解決，在今后的管理期間，一定要加大重視，能夠綜合管理工作情況，科學構建精細化管理機制。

第一，建立健全的管理制度，將責任落實到個人。高校辦公室在對相關制度制定過程中，需要嚴格依照相關規定和標準，加大對制度的教育和宣傳。并且，能夠督促領導干部切實履行職責，將領導干部的表率作用全面發揮出來，可以將職責落實到個人。在對管理機制進行健全過程中，需要加大監督力度，科學制定獎懲措施，針對違反制度的行為，務必要給予一定的懲處，利用相對科學的管理手段，做到責權明確，強化對高校辦公室工作人員的責任意識，在工作中不斷吸取經驗，有效提升工作效能[6]。

第二，建立健全的激勵機制，充分調動辦公室工作人員的積極性。通常情況下，完善的激勵機制可以充分對辦公室工作人員的工作熱情和積極性進行調動，能夠在短時間內完成組織目標。所以，在管理期間，應該有效落實激勵機制，通過績效考核等，做好物質激勵。同時，在具體的辦公室行政管理工作中，除了要強化考核之外，還應該依照崗位情況，設置定量定性標準，提高管理效率。

第三，建立健全的教育培訓機制。為了可以進一步提升辦公室工作人員的水平，高校辦公室應該強化教育培訓和交流，保證高校內部能夠形成互幫互學的良好氛圍。在管理期間，高校辦公室之間也應該加大交流力度，可以積極分享工作經驗和心得，共同解決工作上所面臨的問題[7]。同時，辦公室需要依照高校整體戰略發展規劃，結合人員教育培訓的實際要求，制定完善的培訓計劃，根據高校相關規定，引導和鼓勵辦公室工作人員繼續進修，保證工作人員的能力、水平、職業素養都能夠得到提升。

（二）保證高校辦公室行政管理職能的完善性

第一，強化服務職能的健全，提升服務質量。在高校辦公室行政管理期間，為了能夠實現精細化管理目標，應該強化服務職能的健全，保證高校辦公室工作無小事，辦公室人員不多事，認真做好每一項工作。同時，可以從高校整體發展的角度出發，分清主次，確保不會存在任何差錯，提升管理的水平。在日常工作中，應該將服務重點抓好，做好辦事、信訪等工作，嚴格控制會議的數量。此外，高校辦公室多提供主動性服務，能夠主動參與政務，積極思考，大膽創新，通過扎實且仔細的工作，讓高校能夠正常運轉。

第二，強化對調研手段的改進，切實發揮參謀職能。在高校辦公室行政管理工作中，應該廣泛聽取群眾的意見，能夠緊密結合高校發展的目標以及師生反映的熱點問題，加大改進力度，保證可以為領導的決策提供精準依據。同時，應該讓困難和矛盾集中在一起，了解師生存在的問題，處理好師生之間的關系，幫助師生辦實事，解決難題，從而讓辦公室行政管理的價值能夠充分發揮。

（三）強化應用辦公室自動化

新時期下，我國社會在不斷進步的同時，信息化建設水平也越來越高，各個高校在發展期間，已經將辦公室自動化系統作為實現信息化的主要途徑。所以，在實際的高校辦公室行政管理工作開展期間，也應該實現辦公室自動化，合理應用辦公自動化系統，加大信息的處理速度。在以往的工作中，因為高校財力狀況不能更好的匹配人員，所以數字化校園建設的質量良莠不齊。因而，在今后的管理過程中，高校一定要強化對信息化手段的利用，能夠科學集成各種資源，合理整合信息，不斷優化，讓資源能夠得到有效配置，保證教學管理的過程能夠得到協調，進而從整體的角度上提升管理和服務工作的效率。

四、結語

在高校辦公室行政管理中，精細化管理是新的方向，同時也是工作開展的新趨勢。因此，在精細化管理期間，高校一定要以常規管理模式為依據，進一步深化，強化對管理理念的革新，無論是在思想上，還是在作風上，都要實行精細化管理，保證精細化理念能夠有效落實到每一個辦公室工作環節中。同時，由于辦公室行政工作內容相對較多，十分繁瑣。因而，高校還應該建立完善的管理機制，制定科學的管理辦法，確保辦公室行政管理更加標準且規范。

參考文獻

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[3] 時騰飛.關于新形勢下高校二級學院辦公室精細化管理的幾點思考[J].赤子，2017，12（24）：109-110.

[4] 劉倩倩.辦公室行政精細化管理的措施研究[J].湖北開放職業學院學報，2019，17（16）：129-130.

[5] 徐燕娟.淺析高校二級學院行政秘書辦公室工作中的精細化管理[J].中國多媒體與網絡教學學報（中旬刊），2018，19（11）：147-148.

[6] 吉志林.高校辦公室精細化管理探索[J].中外企業家，2018，624（34）：164-165.

[7] 禹燕民[1].淺議高校辦公室的精細化管理[J].當代旅游，2019（03）：111-112.

作者簡介：何賢（1996- ），男，廣東陽江人，本科學歷，中山大學新華學院在職，研究方向：高等教育管理。