檔案安全保障管理機制的構建探討

楊愛麗

【摘要】受種種因素的影響，很多單位檔案管理依舊采用傳統模式，造成大量問題出現，對檔案的作用發揮產生阻礙。在這種背景下，相關單位必須明確認識檔案管理的重要作用，并與時俱進，有效提升檔案的安全性，避免遺失、錯漏等問題出現，為檔案應用及其作用發揮夯實根基。本文首先簡單介紹構建檔案安全保障管理機制的重要性，然后詳細分析構建檔案安全保障管理機制應遵循的原則，最后提出機制構建建議，希望可以為檔案安全提供一定的支持和保障。

【關鍵詞】檔案;安全保障;管理機制構建

隨著改革開放進程的不斷推進，我國已經步入發展轉型的關鍵時期，檔案對相關工作開展的影響越來越大。但是，在實際管理過程中，很多檔案管理部門的管理理念以及所用管理模式比較滯后，引發了比較多的遺失、錯漏等安全問題，檔案應用效率也相對較低，極大阻礙了其作用發揮。在這種背景下，要想更加高效地完成本職工作，將檔案的作用更大程度地發揮出來，保證檔案的完整性，相關單位必須從自身實際入手，通過先進技術理念的有效應用，開展檔案安全保障管理機制構建，從而為檔案管理工作的順利展開及其安全提供更有利的支持和保障，提升檔案利用效率，推動我國檔案事業進一步發展。本文展開檔案安全保障管理機制的構建探討有重要的現實意義。

一、構建檔案安全保障管理機制的重要性

隨著時代的快速發展與社會的不斷進步，檔案管理工作受到越來越多人的重視。在這種背景下，如果繼續按照傳統模式展開檔案管理工作，不僅會造成固有問題越加嚴重，甚至還會影響檔案的作用發揮，對我國的可持續發展產生一定的阻礙。同時，綜合考慮目前工作情況以及過往經驗發現，構建檔案安全保障管理機制有以下幾點重要意義：

（一）更好地約束檔案管理人員。從主觀角度入手進行分析可以發現，過去工作人員在進行檔案管理時，多以自身實際經驗為依據展開。但是，因為不同員工之間的理解與經驗有著比較大的區別，所以在實際工作展開過程中，檔案管理部門內部經常出現嚴重的沖突與矛盾，工作綜合價值也相對較低。在這種情況下，構建更為完善合理的安全保障管理價值可以更好地約束所有工作人員，讓他們按照統一的標準展開工作，從而在有效提升檔案管理安全性以及可靠性的同時，為其日后的長遠發展提供更有利的支持和保障。

（二）推動管理團隊完美發展。在展開檔案管理的過程中，制定更為科學合理的安全保障管理機制，可以幫助管理團隊中的每個工作人員了解最新的技術理念，并以此為基礎展開管理工作，從而有效避免相關安全問題頻繁發生，推動檔案管理團隊向著更為完美的方向發展，進而為后續工作的高效順利展開夯實根基。

二、檔案安全保障管理機制的構建原則分析

檔案作為我國各方面發展建設都需要的重要資源，對我國的可持續發展可以說有著決定性的影響。但是，現在檔案管理卻依舊有一定問題存在，極大影響了其作用發揮。所以，構建更為合理的檔案安全保障管理機制迫在眉睫。但是，要想提升管理機制的科學性，相關單位以及工作人員應該按照如下原則開展工作：

（一）全面監控原則。檔案管理工作涉及的內容非常復雜，一個不小心就會導致安全問題出現。因此，檔案安全保障屬于系統性極強的一項工程。相關單位在工作開展過程中，必須嚴格遵守全面監控原則，綜合考慮所有環節，然后展開細致的規劃與架構，從而有效杜絕安全隱患，切實保障檔案安全，為檔案的作用發揮夯實根基。

（二）相對穩定原則。在檔案安全管理機制建設過程中，要想保證該機制符合自身實際，又可以滿足長遠發展的需要，擁有足夠的持續性，相關單位必須嚴格遵循相對穩定原則，對管理機制進行完善創新，從而有效防止“朝令夕改”的情況出現，杜絕人力、資源等成本的浪費，切實保障檔案安全。

（三）實事求是原則。檔案管理保障體系構建對檔案的作用發揮以及我國的可持續發展都有著至關重要的影響。但是，因為實際情況不同，各個單位可使用的資源有比較大的區別。在這種情況下，在進行保障機制構建的時候，相關單位應該按照實事求是原則，立足于自身實際展開管理機制優化建設，絕對不能照搬照抄其他國家或者單位的管理方案，這樣才可以保證管理機制符合自身需要，避免形同虛設的情況出現。

（四）效率效益兼顧原則。在構建檔案安全保障機制的過程中，相關單位應該按照經濟學原理展開更為細致深入的分析評估，從而有效避免該機制給企業帶來經濟壓力，同時便于統一指揮管理，兼顧經濟效益以及安全保護效率。

三、構建檔案安全保障管理機制的建議

（一）健全完善組織機制。經實際分析發現，檔案雖然可以為我國的發展建設起到極大的推動作用，但是，要想將其作用充分發揮出來，切實保證檔案安全性，必須要切實做好組織機制的構建完善工作，絕對不能采用簡單方式展開工作，這樣才可以取得更為優秀的成果。同時，在設定組織機制的時候，相關單位應該從多方面入手展開細致深入的分析，并以有效提升綜合效益為主要目標。例如，在進行檔案管理崗位招聘的時候，應該在要求相關工作人員貫徹落實招聘規范條件的同時，賦予其靈活調整的權利，這樣才可以招聘到更多綜合素質優秀的檔案管理人才，完成高質量管理團隊構建，為相關工作的順利展開夯實根基。除此之外，在設計組織機制的時候，相關單位可以適當借鑒和模仿其他單位的成功經驗，然后綜合考慮自身實際展開重新規劃，進而使自身的工作效率與工作質量都得到進一步提高。

（二）健全完善風險機制。風險機制是相關單位在進行檔案安全保障管理機制構建過程中必須要深入思考的重要內容，其實際情況對安全管理機制的貫徹落實有著決定性影響。從客觀層面分析發現，所有機制在展開的時候，必然有一定風險存在，假如沒有切實可行的應對策略的話，會導致風險發生幾率大大增加，影響到檔案管理效率以及質量。所以，在進行安全保障機制構建的時候，相關單位應該綜合考慮自身實際情況，例如重新梳理檔案存放環境，對其重新展開風險評估，優化可能發生問題的地方。同時，選擇更為科學合理的風險應對方案。由于每個單位的實際情況不同，因此其檔案管理所面臨的形勢也有一定的差異存在。在這種背景下，單位應該按照自身實際制定更為合理的風險應對機制，從而有效降低風險發生幾率，保證檔案安全。另外，類型不同的檔案，其重要性也存在差距。所以，在進行風險機制健全完善的過程中，相關單位應該以更為謹慎的態度展開工作，進而為后續工作的順利落實夯實基礎，取得豐碩的工作成果。

（三）健全完善制度機制。制度屬于檔案安全保障管理機制不可或缺的重要內容。雖然，目前很多單位所采用的傳統管理辦法取得了比較優異的成績，也創作出了比較高的價值。然而，隨著時代的快速發展，各種新技術理念正在不斷涌現，傳統管理制度已經不符合時代發展需要，并且沒有辦法與新理念充分融合，很容易對檔案管理工作的展開造成消極影響。所以，要想更加高效地完成檔案管理工作，保證檔案安全，取得更為顯著的管理成績，相關單位必須進一步完善自身的制度機制，對目前自身所實行的管理制度進行深入分析，找出其中存在的缺陷，然后加以完善，并細致記錄檔案的形成過程及其發生的變化。同時，在檔案成型后期，應該展開更為嚴格的審核檢查，以此來保證檔案的有效性以及準確性，并為問題出現時追責夯實根基。另外，切實做好檔案的保管與維護工作，保證檔案放置環境始終處于干燥狀態，防止檔案出現破損、遺失等問題。如果在維護時發現檔案損壞，必須立刻向相關部門匯報，等待專業人員對其進行處理，避免造成更大的損失，進而為檔案價值的有效發揮起到更大的促進作用。

（四）健全完善人員管理機制。隨著時代的快速發展，檔案安全保障管理機制也隨之變得更加完善，有效保障了檔案安全及其作用的發揮。但是，要想為后續發展提供更有利的支持和保障，相關單位還應該不斷健全完善自身的人員管理機制，加強對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的專業素養以及責任意識，只有這樣，他們在工作展開過程中，才會嚴格遵守相關規范，正確操作，為檔案的安全保存夯實基礎。另外，單位還應該打造更為科學合理的獎懲機制，落實相應的獎懲手段，從而充分調動檔案管理人員的主觀能動性以及團結合作意識，讓他們通過積極合作完成相關管理任務，進而在引導工作人員更加高效解決檔案管理問題的同時，為后續的工作展開打下堅實的基礎，將檔案的作用更大程度發揮出來，為自身的可持續發展以及我國的現代化發展貢獻更大的力量。

四、結語

總而言之，隨著社會主義市場經濟的快速發展，檔案對我國經濟發展與現代化建設的重要影響受到越來越多人的重視，其使用頻率也越來越高。但是，通過實際分析發現，很多單位在檔案管理的過程中，所采用的方法比較傳統，很多工作人員的管理觀念比較落后，并沒有認識到自身所承擔的重要職責，造成檔案遺失、錯漏等安全問題頻發，對檔案的作用發揮造成了極大的消極影響。要想切實轉變這種情況，相關單位應該嚴格按照全面監控、相對穩定、實事求是以及效率效益兼顧等原則展開工作，并綜合考慮自身實際情況進行檔案安全保護機制構建，從而有效提升檔案管理效率以及安全性，為人們的查詢利用提供更大的便利，將其作用更大程度發揮出來，進而為中華民族偉大復興中國夢的實現作出更大的貢獻。

【參考文獻】

[1]楊志強.電子檔案安全保障管理機制的構建問題研究[J].蘭臺內外，2020（04）：77-78.

[2]喬玉蘭.檔案安全保障管理機制的構建[J].辦公室業務，2019（14）：97.

[3]劉澤珊.檔案安全保障管理機制的構建[J].城建檔案，2018（03）：44-45.

[4]楊丹一.我國檔案安全保障體系建設概況及其思考[J].檔案天地，2018（06）：32-34.

[5]鄭楊.加強檔案安全體系構建的保障措施探究[J].理論觀察，2018（06）：155-157.