“一動(dòng)力三循環(huán)”在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用

陳燕燕

【摘要】檔案資料作為最具潛在價(jià)值的信息資源，將其合理且充分地利用才能發(fā)揮出最大化的效益。本文旨在運(yùn)用“一動(dòng)力三循環(huán)”的質(zhì)量管理模式，從動(dòng)力源、決策環(huán)、創(chuàng)新環(huán)和目標(biāo)環(huán)等方面著手，提升福建省婦幼保健院管理質(zhì)量，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理模式，充分發(fā)揮文書檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展乃至婦幼衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】一動(dòng)力三循環(huán);醫(yī)院管理;文書檔案;經(jīng)濟(jì)效益

行政事業(yè)單位的檔案管理工作效益，即行政事業(yè)單位對(duì)檔案工作的投資和檔案部門對(duì)行政事業(yè)單位檔案信息的需要的有效滿足程度之間的比較關(guān)系。黃發(fā)云、曹華等人提出“一動(dòng)力三循環(huán)”醫(yī)療質(zhì)量管理模式，以醫(yī)療團(tuán)隊(duì)為動(dòng)力，通過(guò)決策環(huán)、創(chuàng)新環(huán)、目標(biāo)環(huán)的循環(huán)運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療質(zhì)量的全面提升。2018年以來(lái)，福建省婦幼保健院運(yùn)用“一動(dòng)力三循環(huán)”模式，強(qiáng)化文書檔案的質(zhì)量管理，并在保證管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理經(jīng)濟(jì)效益的提升。

一、醫(yī)院文書檔案管理概況

文書檔案的管理工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)。福建省婦幼保健院文書檔案管理工作可分為前端收集和后端整理使用兩大階段。前端工作面對(duì)的是各來(lái)文單位、院內(nèi)各部門，統(tǒng)一接收來(lái)自各個(gè)渠道形成和使用的有保管價(jià)值的文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄等。后端工作面對(duì)的是各類材料，經(jīng)分門別類整理、鑒定、編目等，使材料轉(zhuǎn)化成檔案，這是檔案系統(tǒng)化、條理化、有序化的過(guò)程;此后，根據(jù)利用者的需求，對(duì)檔案中蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行挖掘研究，編研加工成各種信息材料，或直接提供給利用者使用。此前，我院文書檔案管理工作存在以下問(wèn)題：

（一）檔案庫(kù)房?jī)?chǔ)存空間有限。目前醫(yī)院文書檔案庫(kù)房存放著醫(yī)院自20世紀(jì)50年代以來(lái)的檔案，加上代相關(guān)部門保管的會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、科教檔案等，現(xiàn)有的庫(kù)房將無(wú)法滿足新增檔案存放需求。

（二）檔案收集的完整性不夠。檔案收集需要院內(nèi)各部門配合，有些部門工作人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，無(wú)法科學(xué)鑒定區(qū)分有價(jià)值的文件資料，收集過(guò)程中存在遺漏及錯(cuò)誤等。

（三）檔案編研能力弱。檔案收集整理的最終目的在于實(shí)現(xiàn)檔案的開(kāi)發(fā)利用。我院現(xiàn)有的檔案服務(wù)僅停留在滿足其他科室查閱使用，對(duì)檔案效用的服務(wù)方向與重點(diǎn)缺乏主動(dòng)思考，檔案編研能力較弱，影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。

二、“一動(dòng)力三循環(huán)”醫(yī)院質(zhì)量管理模式

（一）概念?！耙粍?dòng)力三循環(huán)”醫(yī)療質(zhì)量管理模式是在某省級(jí)三甲綜合性醫(yī)院心臟外科的醫(yī)療質(zhì)量管理工作實(shí)踐中，依據(jù)人體血液循環(huán)理論總結(jié)提煉而出。該模式將科室團(tuán)隊(duì)比作人體心臟即“動(dòng)力源”，將科室工作創(chuàng)新比作人體肺循環(huán)即創(chuàng)新環(huán)，將工作決策比作人體腦循環(huán)即決策環(huán)，將工作目標(biāo)比作人體主要循環(huán)即目標(biāo)環(huán)。在這套管理模式中，動(dòng)力源通過(guò)創(chuàng)新環(huán)、政策環(huán)的運(yùn)作，最終達(dá)成目標(biāo)環(huán)的要求。

（二）運(yùn)作模式。動(dòng)力源是核心，決策環(huán)、創(chuàng)新環(huán)和目標(biāo)環(huán)圍繞核心，不斷進(jìn)行輸出、輸入，四者之間呈現(xiàn)立體交互的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展和對(duì)外服務(wù)兩個(gè)層面的目標(biāo)。在自身發(fā)展方面，創(chuàng)新環(huán)增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)生動(dòng)力，決策環(huán)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)規(guī)范運(yùn)行;在對(duì)外服務(wù)方面，目標(biāo)環(huán)通過(guò)服務(wù)和反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的要求。

三、“一動(dòng)力三循環(huán)”在文書檔案管理中的實(shí)踐

檔案工作肩負(fù)著維護(hù)歷史本來(lái)面貌、傳承歷史遺產(chǎn)、維系人類社會(huì)的過(guò)去、現(xiàn)在與未來(lái)的重大使命。2018年以來(lái)，我院針對(duì)文書檔案管理工作的特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，應(yīng)用“一動(dòng)力三循環(huán)”管理模式開(kāi)展實(shí)踐。

（一）目標(biāo)環(huán)——“完整—便利—實(shí)用”。檔案管理經(jīng)濟(jì)效益的提升集中體現(xiàn)于“目標(biāo)環(huán)”的達(dá)成，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要?jiǎng)恿Νh(huán)、決策環(huán)、創(chuàng)新環(huán)的通力協(xié)作，實(shí)現(xiàn)“完整—便利—實(shí)用”，具體而言，就是要做到收集完整及時(shí)、查閱便捷準(zhǔn)確、編研效用良好等。

（二）動(dòng)力源——“細(xì)致—協(xié)作—奉獻(xiàn)”。工作團(tuán)隊(duì)是為了共同目標(biāo)而在一起工作的一定數(shù)量的人的集合，可以是單部門團(tuán)隊(duì)，也可以是多部門協(xié)調(diào)合作，文書檔案管理團(tuán)隊(duì)是檔案管理工作的動(dòng)力源。根據(jù)檔案管理工作特性，其團(tuán)隊(duì)要以單部門工作人員為核心，多部門工作人員共同參與。檔案團(tuán)隊(duì)的工作要求是“細(xì)致—協(xié)作—奉獻(xiàn)”，并且在做好本職工作的基礎(chǔ)上，保持持續(xù)提升與發(fā)展的動(dòng)力。

（三）決策環(huán)——“規(guī)章—指導(dǎo)—實(shí)踐”。任何任務(wù)的執(zhí)行都應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)規(guī)章制度，最終實(shí)現(xiàn)技術(shù)質(zhì)量管理終極目標(biāo)。決策環(huán)的作用在于實(shí)施具體業(yè)務(wù)工作或開(kāi)展工作創(chuàng)新時(shí)，都必須在決策的引導(dǎo)下進(jìn)行。與此同時(shí)，具體的業(yè)務(wù)工作也會(huì)一定程度上影響上級(jí)的決策。我院檔案管理模式中的決策環(huán)，遵照“規(guī)章—引導(dǎo)—實(shí)踐”的要求，即依據(jù)政策法規(guī)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)指導(dǎo)等，開(kāi)展實(shí)踐。目前我院執(zhí)行的檔案類政策法規(guī)有《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、國(guó)家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)定》、福建省檔案局發(fā)布的《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》《檔案數(shù)字化操作規(guī)程》以及衛(wèi)生健康主管部門下發(fā)的工作指導(dǎo)等。

（四）創(chuàng)新環(huán)——“技術(shù)—管理—觀念”。創(chuàng)新是保持先進(jìn)的生命之源。在創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作方面，我院從“技術(shù)—管理—觀念”等方面尋求破題。技術(shù)方面，隨著信息化、電子化、數(shù)據(jù)化時(shí)代的到來(lái)，掃描技術(shù)、OCR文字識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)等不斷發(fā)展成熟，數(shù)字化逐漸成為檔案管理的一種趨勢(shì)。管理方面，通過(guò)改進(jìn)管理流程，優(yōu)化檔案管理服務(wù)。觀念方面，則是檔案服務(wù)理念的改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)等待他人來(lái)調(diào)閱檔案到主動(dòng)開(kāi)展檔案編研的轉(zhuǎn)變。

四、取得的成效

2018年以來(lái)，我院采用“一動(dòng)力三循環(huán)”的管理模式開(kāi)展檔案管理，取得了一定的成效。

（一）提高檔案收集的完整性。在“目標(biāo)環(huán)”的指引下，我院建立了一支相對(duì)穩(wěn)定的文書檔案管理隊(duì)伍。該隊(duì)伍由核心團(tuán)隊(duì)和外圍人員構(gòu)成：核心工作團(tuán)隊(duì)由3人組成;外圍人員為各行政職能科室的兼職檔案員。在核心團(tuán)隊(duì)和外圍人員的共同努力下，各科室有保存價(jià)值的文書材料實(shí)現(xiàn)及時(shí)、完整移交，從源頭上保證了檔案材料收集的完整性。

（二）提高檔案管理的規(guī)范性。近年來(lái)，我院根據(jù)最新的檔案政策法規(guī)，制定修改《福建省婦幼保健院文書檔案保管期限表》《關(guān)于加強(qiáng)文件資料管理》等規(guī)定，修改文書檔案保管期限為永久、30年和10年，以“件”為單位對(duì)材料進(jìn)行整理，增加檔號(hào)結(jié)構(gòu)、規(guī)范保管期限、規(guī)范設(shè)置歸檔文件目錄等。

（三）現(xiàn)行檔案的初步數(shù)字化。自2018年11月起，我院?jiǎn)⒂霉腛A系統(tǒng)。在OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段即融入數(shù)字化檔案管理思維，在“收文登記”環(huán)節(jié)錄入關(guān)鍵字段，并對(duì)收文進(jìn)行全文掃描。同時(shí)，將醫(yī)院2002年以來(lái)的發(fā)文數(shù)據(jù)導(dǎo)入OA系統(tǒng)。通過(guò)初步的數(shù)字化操作，減少了工作人員在“辦公室—檔案室”間的往返查找，較大程度提高檔案查找效率。

（四）開(kāi)展檔案編研。福建省婦幼保健院始建于1935年5月，走過(guò)了80多年的歷程，是福建省婦幼衛(wèi)生事業(yè)的親歷者、見(jiàn)證者以及創(chuàng)造者。今年，是我院建院85周年，為統(tǒng)籌做好醫(yī)院院史的編寫工作，組織力量將醫(yī)院自50年代以來(lái)的文書檔案目錄進(jìn)行掃描整理，從中提取重要檔案資料全文掃描，開(kāi)展醫(yī)院發(fā)展史、醫(yī)療史、科研史、護(hù)理史、公共衛(wèi)生史等方面的編研。

五、下一步的工作建議

（一）籌建新院區(qū)綜合檔案室。我院即將遷至省兒童醫(yī)院院區(qū)，相應(yīng)的，檔案室也將進(jìn)行整體搬遷，鑒于當(dāng)前醫(yī)院檔案室的分散布局，建議采取集中整體管理的方式，建設(shè)新院區(qū)綜合檔案室。綜合檔案室集中存放醫(yī)院的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、科教檔案、婦幼衛(wèi)生檔案等，在分區(qū)的基礎(chǔ)上，實(shí)行統(tǒng)一管理。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化形式連接，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)完整有序的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。將各類原始檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索出需要的檔案材料。

（三）樹(shù)立正確的檔案服務(wù)觀念。受傳統(tǒng)管理模式的影響，檔案管理“收、管、立、藏”的傳統(tǒng)模式深入人心，重收藏、輕取用，封閉式管理模式已無(wú)法滿足新的時(shí)代要求。因此，要轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，變被動(dòng)收集檔案為主動(dòng)利用檔案，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要和實(shí)際情況，開(kāi)展檔案編研工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭慶紅.行政事業(yè)單位檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益淺析[J].財(cái)富時(shí)代，2020（2）.

[2]黃發(fā)云，曹華，陳良萬(wàn).我院“一動(dòng)力三循環(huán)”醫(yī)療質(zhì)量管理模式的構(gòu)建與實(shí)施[J].中華醫(yī)院管理雜志，2018，34（6）：469-473.

[3]李薔，李嘉穎，黃茹等.基于大質(zhì)量觀下現(xiàn)代醫(yī)療質(zhì)量管理體系的構(gòu)建與應(yīng)用[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2016，16（12）：1811-1813+1816.

[4]于瑩瑩.新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)探析[J].城建檔案，2019（9）.

[5]福建省檔案局，福建省檔案協(xié)會(huì)編.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)[M].福州：海峽出版發(fā)行集團(tuán)海峽書局，2018.

[6]王沛媛.事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化[J].陜西檔案，2019（03）.