電子檔案管理及應用效應初探

金炎

摘 要：隨著信息技術廣泛應用，電子檔案管理成為新興研究項目。做好電子檔案管理，使檔案管理更加便捷、高效，切實提高檔案工作效率和質量，同時帶來可觀的經濟效應。電子檔案管理在具備諸多優勢的前提下也存在不可忽視的風險與問題，本文就電子檔案管理的利弊及應用效應展開探討。

關鍵詞：電子檔案管理;利弊;應用效應

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.128

當今社會，檔案對企業的重要性已經毋庸置疑。但受傳統檔案管理模式的限制，檔案管理在效率和質量上已難以滿足當前信息化時代的需求。在這種背景下，電子檔案管理應運而生，電子檔案管理在信息資源處理、整合、傳遞、利用上，都更具優勢，很大程度彌補了傳統檔案管理不足，促使檔案工作更加精細化、高效化。

1 電子檔案管理

電子檔案管理就是應用現代信息技術手段，對傳統實體檔案進行數字化管理的一種模式。最終目標是使檔案管理及利用更加方便快捷，最大限度發掘檔案價值，提高檔案管理工作效率和檔案信息利用效率。

2 電子檔案管理優勢

1）提高檔案歸檔效率。傳統檔案歸檔依賴于人力完成收集、整理、立卷等工作，耗費大量時間，還容易出現資料收集缺失、遺漏，歸檔不及時，甚至錯誤等問題。隨著辦公自動化逐漸普及，各類辦公系統可輕松與電子檔案管理系統對接，具備在線歸檔功能。系統可提前發布歸檔計劃，設置歸檔節點，布置歸檔任務，并實時追蹤歸檔情況，將檔案收集工作有效管理起來。企業業務活動中形成的各種電子文件，都能方便及時歸檔，實現檔案收集整理立卷同步進行。系統還可對電子文件真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，并自動分類、編號、組卷，歸檔人員及管理人員只需錄入少量信息就可完成全部工作，極大提高了歸檔工作效率。

2）提高檔案利用效率。傳統檔案檢索、借閱等工作主要是人工進行，受人員數量及精力限制，效率低，誤差多，時效性差。同時增加了用戶使用成本，造成部分潛在用戶流失。電子檔案管理模式可有效減少上述弊端，只需在檢索欄輸入需要查詢內容的關鍵字，檢索結果馬上顯示出來，支持多種檢索模式，可精確搜索，也可模糊搜索。通過網絡傳輸技術支持，在線同步實現審批及借閱。電子檔案管理系統還可生成專題庫、多媒體庫等數據庫，使所有類型檔案資源實現信息一體化，大幅提升檔案利用效率。

3）降低人員工作強度，提升人員綜合素質。電子檔案管理模式的應用，大量的人工操作由計算機替代，管理人員得以卸下了沉重的工作負擔，極大緩解了勞動強度。同時電子文件成為檔案管理主體，如何管理及利用好電子文件，成為檔案管理工作的重點，也對管理人員素質提出了新的要求。電子文件與傳統載體文件屬性不同，管理模式與方法也截然不同，這就促使管理人員既要牢固掌握原有檔案管理知識，還要不斷更新自己的知識體系，學習電子信息與計算機相關技術。在電子檔案管理時代，合格的管理人員必須具備優秀的綜合素質，包括高度的責任心、主動的服務意識、一定的電子信息素養。

3 電子檔案管理存在問題及應對措施

1）電子檔案管理體系不健全。電子檔案管理模式的推廣時間較短，其管理方式與傳統方式差異較大，且與傳統管理體系完全不匹配。而傳統載體檔案使用時間較長，管理人員已經習慣了其管理模式，轉變為電子檔案管理模式后，由于缺乏統一健全的管理體系，會出現一些操作不當，或各種違規問題，容易出現無序管理狀態。

因此建立健全電子檔案管理體系是電子檔案管理健康有序發展最重要的保障。管理體系的建設要依據國家相關標準規范，結合工作實際，規章制度的制定要嚴格、細化、具備可操作性，對電子檔案“收、管、存、用”各個環節作出明確詳細的規定，規范管理人員及利用者行為，預防可能出現的錯漏問題，使電子檔案管理邁入規范化、科學化。

2）電子檔案資源建設困難重重。電子檔案資源是電子檔案管理模式的基礎和核心，各類數字信息資源建設是電子檔案管理工作的重中之重，其主要來源為存量檔案數字化。要進行數字化加工必須采購設備，配備專用場地和人員。而存量檔案庫存較多，掃描處理工作量極大，要在短時間內使資源建設工作見效面臨來自人力、物力、財力等方面的巨大困難。

存量檔案數字化加工必須取得各方面的支持，最好將其納入企業信息化規劃，爭取經費及人力資源保障。提前策劃準備，先摸清家底，時機成熟后根據摸底結果編制《存量檔案數字化工作方案》。依據方案組織有經驗人員甄別檔案，對日常利用率高、具備較高價值的檔案優先數字化，滿足用戶最急迫的需求。同時數字化工作單靠檔案部門難以獨立完成，必須與檔案形成、信息化等業務部門相互合作，共同推進。

3）電子檔案安全性存在隱患。電子檔案是以數字的形式存儲在各類存儲介質上，不管是磁盤還是光盤，都存在壽命有限及易損等缺陷，且對外在環境要求較高。電子檔案在進行傳輸或儲存過程中，還可能遭受病毒入侵、黑客攻擊，出現信息丟失、泄露、甚至被篡改、竊取的情況，嚴重危害電子檔案信息安全。此外，電子檔案無法像紙質檔案一樣直接識別，完全依賴于相關軟硬件平臺，一旦失去合適的運行環境，就變成一堆無用的二進制代碼。

因此必須充分關注電子檔案安全性問題，電子檔案管理系統應能將接收到的數據自動轉換成統一的通用格式如PDF、TIFF等，以保證文件長期可閱讀性。并具備完善的備份與恢復功能，能根據數據重要程度選擇在線、離線、異地、異質等不同備份方式，服務器、存儲陣列等設備應安置在符合條件的屏蔽機房中。加強網絡安全監管，安裝防火墻、殺毒軟件等安全產品，通過定期病毒查殺，設置網絡安全預警，數據加密等手段構建有效的安全防護機制。

4 電子檔案應用效應

電子檔案管理的應用除了創新檔案工作模式，還能為企業從人力、物力、時間等方面節省大量成本，產生可觀的經濟效應，主要體現在以下方面。

1）傳統模式下，歸檔及利用需經過一系列人工環節，費時費力。電子檔案管理模式使所有環節在線上完成，降低了人員工作負擔，至少節省人員5%的工作時間，以一家500人中等規模企業計算，每年可節省工作時間25人年，直接節省人力成本數百萬元。

2）通過充分利用電子文件，以及網絡傳輸的優勢，日常打印復印量大大減少，節約了大量材料成本。特別是產品型號多、產量大的企業，每年各種幅面紙張及設備耗材，保守估計節省數十萬元。

3）很多企業設計研發與生產分布在多地，人工管控文件圖紙的輸出、發放及更改等，不但費時費力，時效性差，還容易出錯。電子檔案管理系統可以對文件圖紙進行精確控制，即時協調，實現了對文件圖紙全程智能化管理。全面解決了文件圖紙從生成到使用的瓶頸問題，提高傳遞效率，降低了差錯率，節省了大量時間，縮短了產品設計生產周期，提高了企業市場競爭力，產生的潛在價值無可估量。

5 結語

總而言之，在高速發展的信息化時代沖擊下，電子檔案管理模式取代傳統模式已是必然。電子檔案管理在帶來全新的模式和體驗同時也存在不少問題，對于檔案工作來說既是機遇也是挑戰。合理運用電子檔案，采取適當措施規避風險，將促使檔案工作升級轉型，更好服務企業與社會。

參考文獻

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