大數據背景下的企業檔案信息化研究

崔旭東 王丹

摘 要：信息化社會下，企業加快檔案信息化建設是未來的發展趨勢，企業要給予其高度的重視，認識并明確檔案信息化在企業進一步發展中的作用和地位，在最大程度上實現企業管理工作的高效化、智能化，反過來節約企業時間和人力成本。同時要加大對企業檔案信息的研發力度，充分挖掘企業檔案信息的潛在價值，為企業檔案信息使用者提供更加豐富的信息資源，為企業的長遠發展提供更優質的服務。本文就大數據背景下的企業檔案信息化建設進行了分析。

關鍵詞：大數據;企業檔案;信息化建設

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.121

企業在生產經營中積累了大量的紙質文件與電子文檔，檔案管理部門負責整理與存儲。而這些資源對企業十分重要，信息重復性使用度較高，所以檔案管理工作較為繁瑣。檔案信息化使檔案保存與使用更加便捷與安全，極大地方便了檔案管理人員的操作。所以，大數據時代下企業需積極重視檔案信息化建設，加強專業人才的培養，切實提升企業檔案管理水平，推動企業健康高效發展。

1 企業檔案信息化建設的意義

經濟的發展給予了企業廣闊的發展空間，但也加劇了企業間的挑戰，因而，在大數據技術出現后，如何利用新技術提高自身工作效率，創造新的發展機遇，進而實現企業的進一步發展成為企業主要思考的問題。在這種背景下，部分企業開始了檔案信息化建設之路，并取得了不小的成果，事實上，從企業方面看，檔案信息化建設不僅能為企業提供豐富的信息資源，能為人力資源部門的工作提供依據，還能夠協助企業做好崗位安排，充分發揮員工的潛能，幫助他們實現自己的人生價值。除此之外，通過檔案信息化建設，企業也可以切實提高自身的管理效率和水平，減少在管理工作中人力和時間的投入。

2 企業檔案信息化建設存在的問題

2.1 企業檔案信息化建設重視不夠

當前，大部分企業尚未開始檔案信息化建設，究其根本原因還是部分企業沒有認識到檔案信息化的價值，簡單將其歸于以智能技術代替人力進行檔案的整理、歸檔和存儲工作，認為這項工作并沒有給企業帶來直接的經濟效益，因而覺得進行檔案信息化可有可無甚至根本就不必要。這種想法影響了檔案信息化建設進程，造成相關企業對檔案信息化工作重視不夠。另外，部分企業雖然開始了檔案信息化建設，但卻將其定位為一個部門的職責，造成檔案信息化建設缺乏相應的配合，實際工作開展較為困難，缺乏有利的環境和措施配套。

2.2 企業檔案管理的制度不完善

企業檔案管理的制度不完善，也沒有相應的新體制幫助檔案信息化管理在實際應用中發揮出效果。多數企業在網絡系統與平臺的建設下，系統整體協調性有所欠缺，部門間協調度不高，導致檔案資源傳遞不及時，在編錄時出現信息不準確及不完整的情況，缺少管理制度的規范，甚至影響檔案管理的效率。

3 大數據背景下的企業檔案信息化途徑

3.1 強化檔案信息化管理意識

隨著大數據技術以及信息技術等新興技術的逐漸崛起，越來越多的企業逐漸意識到檔案管理與信息化技術融合的重大戰略意義。首先，開展科學合理的信息化建設能夠在很大程度上幫助檔案管理人員簡化檔案管理程序，減輕相關人員的工作量，降低該項工作對人力資源的依賴性，實現檔案的高效管理。盡管我國現階段檔案管理信息化建設仍處于起步階段，但是各大企業的管理層人員應強化企業內部人員的檔案信息化管理意識，培養工作人員正確的思維模式，讓其迅速從傳統的紙質檔案管理切換到信息化檔案管理工作中。除此之外，企業要對管理人員的信息化水平進行嚴格審核，確保人員具備創新檔案管理工作的能力。同時，安排人員定期對信息化檔案管理的相關設備進行檢測，確保其能夠以穩定的狀態實現數據信息錄入與檢索，保證檔案信息的完整性和真實性，幫助企業早日實現檔案信息化建設的目標。

3.2 完善檔案信息化管理系統與制度

企業在大數據時代不斷改革，檔案信息化管理是企業發展的必然趨勢，所以檔案信息管理系統就是必然存在的。建立完善的檔案信息管理系統，需設置多種儲存格式與方式，方便多種辦公軟件的查看與使用;可掃描并上傳紙質文件，網絡中實現雙重備份，系統中實現資源共享，使檔案的查閱與使用更加便利。而檔案信息化管理制度也是必須建立的，企業需根據本企業的發展方向，積極學習其他優秀企業的先進管理經驗，在積極整理內部資源后，建立嚴格的檔案信息化管理制度，建立由企業高管直接管理的檔案管理部門，促使檔案管理部門有充足的資源保障及權限，日常管理中還需不斷完善管理制度。不斷完善企業檔案信息化管理系統與制度，檔案管理人員可利用計算機處理繁瑣的工作，減輕人員負擔，提高了企業內部運行效率，幫助企業穩步發展。

3.3 創新檔案管理模式

檔案信息化建設除了電腦、計算機、掃描儀等電子設備外，還需要相應的檔案管理系統和專業人才，為此，企業要想建立一個較為完善的檔案管理體系，必須投入一定的人力和財力，如通過聘請專業人才或通過加強與科技公司的合作，根據企業實際需要開發出符合企業發展的檔案管理軟件，為檔案管理工作的運行提供相應的技術支撐。除此之外，企業還要創新檔案管理模式，將檔案管理工作歸于一個部門職責的錯誤觀念加以轉變，在各個部門內樹立檔案管理意識，進而為檔案管理工作創造一個有利的環境。

3.4 提高安全意識，強化企業檔案安全管理

檔案信息化建設雖然可以加強各部門之間的聯系，提高工作效率，但由于我國網絡環境魚龍混雜，安全隱患較多，因而，企業在進行檔案信息化建設工作時，要強化安全意識，并構建相應的安全監督體系，可以通過聘請專門的計算機人才開展檔案信息化系統安全性的定期檢查和更新，加強管理系統的安全性。有條件的企業，還可以通過建立內部網絡系統將企業檔案信息化系統與互聯網隔開，提高系統對非法入侵的防范力。

3.5 加強檔案信息化管理人才的建設

企業的檔案信息化管理，是需要人員操作才能實現的，所以必須要加強信息技術專業人才的培養。現代化檔案管理工作需要較高的工作素養，能熟練地操作檔案管理軟件，能在眾多檔案中迅速地找到要用的資料與文件等，還能對檔案資源進行科學地整合。企業需要適當提高薪資福利，建立相應的激勵機制與公平競爭機制，吸引年輕人，招攬專業人才，組建復合型管理人才隊伍，針對當前的軟件開發、硬件與網絡維護、信息資源建設、管理操作系統以及檔案處理等多個方面，培養相應的專業技術人才。

4 結束語

由此可見，隨著大數據時代的來臨，企業展開檔案信息化建設已經是大勢所趨。檔案信息化建設是一個動態的、復雜的內容，只有企業密切結合自身實際，分步實施，科學統籌，以多個部門的配合、技術保證、資金支持等為依托，打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，才能夠創新檔案管理方法，緊抓機遇，以檔案信息化建設促進企業的信息化全面發展。

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