新時期高校檔案信息化平臺建設研究探析

易曙光 趙麗 崔偉

摘 要：“網上辦理”、“線上教學”成為新時期全國各高校各項工作的基本要求，而信息化平臺則是“停課不停教、不停學”的關鍵所在。本文主要通過分析信息化時代背景下，高校檔案信息化發展遇到的一些問題，提出相應的具體解決措施，從而促進高校檔案信息化的健康發展，加強數據分析在高校發展決策中的數據支撐作用。

關鍵詞：高校;檔案;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.107

近百年來，人類社會發生了很多重大的歷史事件，人類也經歷了一次又一次的重大變革，每一次都會對人類社會產生重大的影響，讓整個社會的生產生活發生重大的變化，從而將人類社會帶入一個又一個的新時期。今年，隨著我國社會進入了一個新的發展時期，教育部要求各學校通過信息化手段進行線上教學，做到“停課不停教、不停學”;各學校也嚴格按照教育部門的安排，要求學生不返校，實行在線教和學，從而對學校教學工作的影響降到最低。高等學校校園作為一個來自天南海北、數以萬計學生長時間聚集的場所，對流行性傳染病的防控工作需要有更高的要求。高等學校要面對生源地復雜的現實，需要積極搭建信息化平臺，從機關、學院、教師、學生的不同角度進行認真思考，如何應對流行性病對教學工作帶來的挑戰，如何保證線上教和學的質量，如何做好學生返校后教學與線上教學的有效銜接。

21世紀是信息化的時代，信息技術的發展成指數級增長，已成為世界上發展速度最快的產業，給整個人類社會帶來了前所未見的變革，信息技術的發展水平也成為一個國家科學技術發展水平的重要衡量標準。隨著我國經濟的迅速發展，計算機和信息技術廣泛應用于社會各項工作中，使得信息技術的發展日新月異，成為社會發展的最大增量。

信息化社會中的每個人，每天的各種活動，包括工作、生活、上網、乘坐、交通工具、上班路線等等，都會產生成千上萬的數據，成為社會不同類別數據檔案的組成部分。社會各個行業也越來越重視信息化的發展，用其來推動社會經濟的健康有序發展。沒有信息化就沒有現代化，大力發展信息化建設，對我國經濟社會的發展具有重要的意義。

檔案信息化是各類檔案數據和信息技術的緊密結合，是當今社會對檔案信息管理提出的新的適應時代發展的要求，促使了檔案工作從手工填寫紙質檔案到檔案信息化的發展過程，也是檔案管理部門適應社會信息化變革所做出的必要舉措。

1 高校檔案信息化的現狀及存在問題

高等院校作為科技創新的主體，在信息化建設的初始階段，國內各高校已經開始投入人力物力財力進行教務、學工、人事等單個系統的建設，但是在后面信息化技術的使用上卻沒能跟上時代發展的步伐，尤其是在檔案工作中，更是缺乏適應當前社會發展的服務理念，缺少先進的信息化技術手段，主要表現在以下幾個方面。

首先，高校檔案信息資源的共享平臺的建設不健全。校園信息化平臺是學校各項數據的交流平臺，是實現整個學校信息化建設的重要途徑。現在，國內很多高校的信息化共享平臺還沒建設起來，各種檔案信息不能做到共享共用，還只是單一的、相互獨立的數據，不能通過信息平臺整合在一起，通過他們之間的相互聯系生成有用的分析數據。這項技術的緩慢發展，在一定程度上阻礙了我國高等學校檔案信息化的發展。

其次，檔案信息的收集缺乏統一的標準。隨著互聯網技術的發展，信息收集的技術非常多，可以使用手機定位、面部識別、可穿戴裝備等等，都可以收集到實時數據，形成統一的標準[1]。但是，有很多時候，高校會用最原始的手段去進行數據采集，比如讓教師、學生填個表格、通過APP進行信息輸入等等，這樣采集出來的數據格式不同，不能滿足檔案信息化的需要，在實際使用的時候會導致數據標準不一，很難整合到一起，反而會憑空增加一些額外的工作。這也對高校的檔案信息化發展造成很大的影響。

再次，工業革命的基礎是石油，換句話說，石油就是工業的血液，那么數據就是互聯網社會的血液。今天，很多國內外的行業領軍企業都掌握了大量的數據，比如谷歌、蘋果、阿里、騰訊等等企業，這些數據是他們發展的重要基石。同樣，國內每所高等學校都有著幾千到幾萬名不等的人員，眾多教師、學生的日常工作、學習和生活會產生大量的數據，這些數據就是高校最為重要的資產。檔案信息的安全是事關廣大教師學生工作生活的重大戰略問題，高校的網絡防護力量不足，不法分子會利用不斷更新的互聯網病毒竊取高校信息平臺數據資源，對高校檔案信息化的建設帶來極大安全隱患，影響了檔案信息化的健康發展。

最后，檔案從業人員信息化水平不足[2]。國內各高等學校中，高學歷人才一般工作在教學科研等一線，從事檔案信息管理的人員一般年齡偏大、學歷偏低，人員很難跟上社會發展的潮流，缺乏相應的信息化管理素質，嚴重影響了高校檔案信息化建設的進度。

2 多措并舉，加快檔案信息化建設步伐

面對新時期的現實情況，各級政府都下發通知，要求發揮信息技術的優勢，在全社會構建嚴密的流行病毒防控網絡體系，為奪取病毒防控和經濟發展提供重要支撐、服務和保障。各高等學校也紛紛召開會議，布置網上教學、辦公的各項工作任務，提出信息化建設的新要求，進一步加強各類信息平臺的建設、使用，加強檔案信息化數據的收集、使用和安全防護，促進了高校檔案信息化的建設。

2.1 教學方面

根據上級“停課不停學”的要求，各高等學校都開始根據自身信息化建設基礎的實際情況，通知各學科教師做好準備。教師是影響“線上教”實施效果和教育質量的主要因素。要通過各學校現有的智慧校園平臺、釘釘、微信等信息化平臺加強對教師線上授課技術和方法進行培訓;組織教師采取網上會議、網上教學研討的形式進行在線教學經驗交流，鼓勵教師持續開展課堂教學方法和網絡教學的有機結合研究[3]，不斷進行教學模式和教學方法創新，充分利用各個平臺上的優質課程資源開展授課;督促教師將各種教學數據檔案上傳到平臺上，確保網上直播授課、同步課堂、自主練習等教學活動的正常開展;教師在網上發布、批改作業，組織學生進行思考討論，加強與學生在線交流，進行網絡答疑，進行考核，通過對學習平臺的檔案信息檢查，核定教師的教學工作量。在上課前、上課中、上課后等各個環節過程上下功夫，保證在線教學質量不打折，從各個方面不斷提升學校教學工作的信息化建設水平。

學生是“線上學”實施效果和教育質量的主要因素。學生要根據所在學校的具體安排，要嚴格按照教學進度提前進行學習任務自學，按照課程表進行網上學習，上課過程中集中精力認真關注老師教學的重點，課后及時向老師提出問題疑惑。首先，要利用自己在學校留下的各種數據檔案確定自己的學校平臺身份，登錄網上授課平臺進行學習，完成教師布置的各項作業。教務處會利用線上平臺督導教學的運行，進行檢查督導，按時核定學生的成績，形成學生個人的檔案信息。積極引導學生開展“學習革命”，改變傳統的學習習慣，增強學習的自主性，推動線上線下學習方式的有機結合，真正實現在線學習的教學目的。

教師和學生的各項數據都留在了信息化平臺上，形成了教育、學習的數字檔案，作為教學業績、教學堅持的依據。

2.2 行政方面

各高等學校科學謀劃，多措并舉，充分利用學校已有的智慧校園平臺、網上辦公和信息化工具，引導教職工做好安全防護工作。通過信息化手段，實行在線辦公，文件信息網上流轉，實現不見面開會，不見面布置工作，減少人員聚集，形成工作信息檔案，信息和流程檔案可查可溯，確保學校各項工作的正常開展;推進信息技術在管理和服務中的深度應用，以全流程信息化管理、網上辦理為目標，優化業務流程，提高協同管理效能和科學決策水平，堅持線上服務，依靠各種檔案信息，讓數據多跑路人員少跑腿，保障了高校教職工的根本利益。

2.3 技術保障

各高校一致要求信息中心、網絡中心做好在線教學信息平臺的保障工作，要加強對網絡設備、網絡數據的監控，做好信息檔案的安全防護工作，保證在線教學不斷網。開通學校平臺遠程服務模式，要針對網絡差、信號弱、語音圖像延遲等突發情況制定應急預案，強化運維保障，要充分利用好信息化手段，確保學校網站、OA、VPN、智慧校園平臺等系統的安全穩定，確保師生在線工作學習不間斷。

3 高校檔案信息化建設中需要注意的問題

思路決定出路，方向決定未來。一所高等學校要想實現快速發展，既要緊緊抓住信息化發展的歷史機遇，又要開拓創新，打開思路，把握好發展的方向盤。

3.1 加強檔案信息化平臺的頂層設計

高校要想更好的實現檔案信息化，用各項分析數據來支撐學校未來的發展決策，建立健全檔案信息化平臺就勢在必行。信息化平臺的建設需要各高等學校的主要領導牽頭負責，從信息化建設的框架、方案、標準等方面進行頂層設計，綜合考慮學校的具體情況，充分考慮數據之間的可交換性、擴展性，不斷完善優化信息化建設的硬件設施、軟件設施和專業人員培養等方面，分步實施，分期實現。

著眼高校發展的全局規劃，就可以打通不同系統之間的數據橋梁，徹底消除各部門的信息孤島，把不同的數據整合到一起，尋找檔案信息之間的相互聯系，進行綜合分析，利用歷史數據去預測未來的發展形勢。比如，將人事系統中的教職工薪酬收入和科研系統中的業績產出數據綜合起來，進行數據挖掘，分析人均業績水平，預測未來的人員業績產出，從而對學校現行的薪酬分配體系進行優化完善。

3.2 不斷提高平臺安全防護性能

高校檔案信息安全事關高校的安全和未來的發展，需要從大局出發，統一進行謀劃、部署，逐步推進信息安全建設[4]。要多措并舉，建立“物防、技防、人防”的安全防護體系，壓緊安全防護責任。在硬件方面，要跟隨社會的發展步伐，及時配備安全芯片進行信息防護，開發安全通信系統，對傳輸數據進行加密，保證數據的安全性;軟件方面，要實時關注安全防護軟件的發展，及時更新，將新出現的各種病毒攔截于網絡之外;政策方面，要采用明文規定制定數據安全管理措施，防止人員泄密。

3.3 全面提升檔案信息管理人員工作水平

檔案信息化需要相關的數據管理人員具備檔案專業知識和相應的信息化水平。首先，要吸收年輕血液，任用高學歷、信息專業人員進行檔案信息的管理工作，從根本上提高檔案數據管理人員的綜合水平;其次，要對檔案信息管理人員定期進行培訓，使其能掌握社會上先進的信息化相關知識，并將其運用到工作中[5];再次，制定政策支持鼓勵檔案信息管理人員自主學習，不斷提高自身的專業知識水平。

4 結論

高校的檔案信息化建設包含頂層設計、數據安全、數據管理等各個方面的內容，是一個動態的發展過程，一環緊扣一環，需要逐步分期實施。要把這些關鍵內容整合到一起，要求高校領導長遠規劃，留足發展空間，不斷創新，在加強數據安全的基礎上，注重檔案信息的收集和維護，以便后期的分析、利用和數據開發。

當今社會已經進入了一個新的時期，對高等學校的建設發展也有了新的要求，但是由于各高校都有一定的信息化基礎，使其成為一種應急預案。各高校積極完善信息化平臺建設，將其切實應用于學校的教學、管理中，避免了千萬人級別的人員聚集，在流行性病毒的防控工作中發揮了積極的作用。

參考文獻

[1]馬麗紅.房產檔案管理信息化平臺構建措施[J].卷宗，2020（3）：114.

[2]楊杰.高校學生檔案管理信息化平臺的建設與發展[J].蘭臺世界，2019（10）：60.

[3]張雷生，張坤.疫情防控期間如何有效保障高校在線教學質量[J].大學教育科學，2020（3）：122-124.

[4]王宏韜，于光松，王卓平.科研檔案管理對高校科研平臺建設工作的作用[J].傳媒論壇，2020（08）：115.

[5]李詠沙.高校績效工資管理中人事檔案信息的利用研究[J].商業2.0，2020（02）：23.