檔案安全突發事件應急處理途徑探析

桂陽

摘 要：隨著我國科學化管理進程的不斷深入，檔案管理也迎來了全面發展的大好局面，細化檔案管理中的每一個環節工作，提升檔案工作在各自單位的重要程度，我們依據“預防為主，防消結合”的工作方針，并立足于完善檔案室內部防范措施，切實做到增強檔案工作人員及單位領導的防災減災意識，提高應急處置及應對能力，使之確保檔案安全，使檔案管理零風險、零事故。

關鍵詞：檔案;防范措施;防災減災;檔案安全

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.084

為加強檔案突發事件的管理，有效預防和應對突發事件，確保檔案的完整與安全，最大限度地減少災害損失，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國突發事件應對法》《中華人民共和國消防法》等法律法規的規定，結合本中心的工作實際，對檔案管理中突發事件應急預案的制定及突發事件的處置方法、保障措施等進行了實踐與研究，以饗各位同行。

1 檔案突發事件應急預案的制定原則與目標

1.1 制定原則

1）以人為本的原則。當災害危及人員生命安全時，要首先實施對遇險人員的搶救;在災害處置過程中，要把人的生命安全放在首位，最大限度地減少人員傷亡。

2）檔案優先的原則。面臨其他財產損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為突發性災害緊急處置的首要任務，最大限度地減少災害對檔案資料的影響。

3）預防為主的原則。把突發性災害預防作為檔案室安全工作的中心環節和主要任務，進一步完善檔案安全工作機制;如強化安全管理，制定防范措施與手段，建立檔案安全預報長效機制，以提高對突發性災害的緊急處置能力。

4）“統一領導，分工負責”的原則。建立災害應急處置領導小組，負責組織突發性災害的處置，各司職責，有效開展應急處置

工作。

1.2 成立應急領導組織的成員結構

我們中心成立檔案突發事件應急處置領導小組，由中心分管領導擔任主要負責人，檔案室領導擔任負責人，其成員由中心各科室負責人以及管理檔案人員組成。在此基礎上，中心黨委領導負責我單位檔案的救災組織管理和協調工作。

1.3 應急處理的工作目標

采取最有效措施消除對檔案、檔案資料的安全威脅，保護未受損的檔案資料，搶救、搶修已受損的檔案資料。

1.4 應急處理工作的重點

1）重點區域：檔案庫房、辦公室、閱覽室。

2）搶救順序：人事檔案、文書檔案（先永久，后定期）、會計檔案、基建、設備檔案、聲像檔案、電子文件檔案、實物檔案、檔案目錄和檢索工具。

2 應急保障措施

一是建立健全災害應急培訓制度，加強安全教育，增強防災減災意識，定期組織突發事件應急演練;二是健全與公安、消防、醫療等專業隊伍的聯動機制。當災害發生時，能夠協助專業部門開展自救互助，最大限度地減少損失。三是搶險救災小組成員應熟悉搶險崗位、職責及救災設備存放位置、使用方法。四是要完善搶險救災器材配置，保障后勤供給，做到量足、種類齊全，完好可用。五是檔案存放區域均應配備兩套鑰匙，一套由檔案員保管，另一套由辦公室主任保管以備急用。六是每半年安排專業人員對檔案室各類儀器進行檢測，對超過保質期的要及時更換，切不可心存僥幸。七是檔案存放區域嚴禁吸煙或使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品，并有明確標識，標識要醒目，文字簡練，清晰明了。八是檔案室庫房實行專人管理，非庫房管理員未經允許不得出入。九是庫房管理員對進、出庫房的檔案要逐卷清點，加強對利用檔案的監控，利用完畢應及時檢查，歸還上架。十是選擇安全可靠的檔案軟件系統和存儲設備，對檔案電子數據及時備份。

3 突發事件的類型及處置

3.1 突發事件的類型

突發事件是導致檔案資料受損的主要成因，根據國家減災委員會的界定，災害分為自然災害和人為災害兩大類。自然災害是指由于自然異常變化造成的人員傷亡、財產損失、社會失穩、資源破壞或一系列事件。自然災害包括：氣象災害，如暴雨、干旱、冰雹、凍雨、沙塵暴、熱帶氣旋、臺風。海洋災害，如赤潮、風暴潮、海嘯。洪水災害，如暴雨災害、山洪、融雪洪水。地質災害如泥石流、山體滑坡、地震;人為災害指主要由人為因素引發的災害。如漏雨、進水、電線老化短路引起的火災、蓄意縱火、失竊、庫房坍塌等。上述災害險情如果管理不善，均可以對我們檔案館（室）的人員、檔案、設施、設備等造成不同程度的損失。對于我們檔案管理人員來說，一旦檔案有損失，就意味著失職，后果不可預測。

3.2 應急處置方法與步驟

1）對地面漏水的應急處置。發現檔案存放區域有墻面、地面、暖氣漏水等現象，應立即報告領導小組，查找險源。如險情不大，能自行處置的，要立即采取切實可行的辦法迅速排除險情。事后，將發現險情及排除情況上報，查明原因，堵塞漏洞。

2）對較大水情的應急處置。較大水情是指，大雨導致的房屋滲漏和室內進水等險情。針對這種情況的應急處置主要包括以下幾個方面：一是發現檔案室進水時，應立即通知領導小組，同時迅速切斷水源，立即啟用工具、設備排水。二是迅速組織人員查找原因，堵塞漏洞。三是領導小組視檔案存放區域進水情況，確定檔案轉移處置意見，立即組織檔案轉移。四是庫房管理員負責滲漏范圍內的檔案處置，并派專人搶修和維護。

3）對火災的應急處置。如發現火情，要立即發出警報，提醒滅火和疏散，同時切斷電源，向領導小組匯報;搶險救災隊利用附近的移動消防器材進行滅火，同時撥打消防報警電話，明確說明受災地點。在可能的情況下，組織實施檔案資料搶救搬運工作。發生小范圍局部火情時，轉移至同樓層安全區域;火情嚴重時，轉移至室外安全區域。檔案轉移應由專人負責。及時向消防人員介紹險情，一切聽從其專業指揮。

4）對檔案被盜、泄密的應急處置。及時保護案發現場，向領導小組報告。向公安機關報案，積極提供破案線索。檔案員提供準確的失竊、泄密檔案種類、數量等情況。查明原因，追究責任，總結

改進。

5）對檔案主機崩潰的應急處置。通知信息中心技術人員，最大限度搶救檔案數據。聯系檔案軟件維保單位維修更新，進行軟件恢復，數據導入。查明原因，及時總結改進。根據情況對搶險救災有功人員進行表彰，對有關事故責任人按有關規定嚴肅處理。

4 結束語

檔案安全關系到檔案事業的整體發展，是檔案館（室）檔案管理工作的重中之重，所以我們要在日常工作中不斷地總結經驗，汲取檔案安全管理之精華，在災難到來之時采取果斷得當措施，采取科學的有效的方法步驟，將損失降低到最小。

檔案管理安全工作一定要常抓不懈，防患于未然，只有常抓、細抓，才實現檔案安全管理零風險、零事故。