大型房地產企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能設置探討

摘 要：近些年來，我國房地產行業(yè)迅速崛起，很多房地產公司已經發(fā)展成為大型、特大型企業(yè)，它們所形成的房地產檔案對企業(yè)和房地產市場的正常運行都起著不可替代的憑證參考作用。同時，隨著信息化進程的加快和檔案數(shù)量的增加，促使檔案管理工作不斷趨于電子化、自動化和智能化。文章主要介紹了大型房地產開發(fā)企業(yè)檔案系統(tǒng)設置背景和系統(tǒng)功能模塊的設置需求，構建一個針對性強、實用性強和智能化的檔案系統(tǒng)，以提高工作效率。

關鍵詞：房企;房地產檔案;檔案管理系統(tǒng);功能模塊

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.003

1 背景

檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中起著不可替代的憑證參考作用。要想充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經營管理中的作用，做好檔案的管理工作是基礎，配備一個穩(wěn)定、安全、強大、實用、方便快捷又智能的檔案系統(tǒng)則是關鍵[1]。

房地產檔案主要是指房地產開發(fā)企業(yè)在經營和管理活動中形成文字、圖像、聲音等各種形式和載體的歷史記錄，作為專門檔案之一，較一般檔案而言具有一定的特殊性和專業(yè)性。第一，房地產行業(yè)經過二十多年的發(fā)展，不少企業(yè)已突破地域、行業(yè)限制，業(yè)務延伸至各地、各領域，有的甚至進入世界五百強的行列，擁有數(shù)家地區(qū)公司或下屬單位，它們獨立運行，形成獨立的全宗檔案;第二，房地產行業(yè)人員流動性大，若不及時收集、整理、歸檔檔案，就可能造成不可逆的損失;第三房地產開發(fā)項目規(guī)模大、工期長、時間跨度大，形成的資料種類多、數(shù)量大，對內對外涉及的人員、部門、單位多，資料來源廣，檔案利用價值和利用率高等[2]。因此，為房地產開發(fā)企業(yè)設置具有特性的檔案系統(tǒng)很有必要。

2 檔案管理系統(tǒng)功能模塊設置需求及目標

首先，檔案系統(tǒng)功能設置應支持一個數(shù)據庫管理多個全宗檔案數(shù)據，并根據不同全宗設置檔案分類，企業(yè)自上而下集中存儲和管理檔案;第二，檔案系統(tǒng)操作界面應簡潔、操作方便智能、簡單易學;第三，系統(tǒng)權限由總部人員統(tǒng)一管理，分公司或下屬單位檔案人員的系統(tǒng)操作權限需經集團授權，以實現(xiàn)獨立地操作檔案系統(tǒng)，滿足日常檔案管理工作需要;第四，應考慮實現(xiàn)內網、外網兼容使用功能，以提高企業(yè)信息化資源的利用效率，實現(xiàn)網絡存取和共享[3];第五，檔案系統(tǒng)的功能可根據企業(yè)的實際工作需要，能隨時改進、更新。

3 檔案管理系統(tǒng)功能模塊

3.1 檔案管理模塊

檔案管理模塊。它是檔案系統(tǒng)的主要模塊，其功能設置應齊全、完整和智能，此模塊主要包括檔案數(shù)據條目的錄入、保存、修改、刪除、移件、批量導出、批量導入、打印報表編目、掛接原文等功能

菜單。

1）錄入。系統(tǒng)支持新增記錄可繼承數(shù)據項、自動累加數(shù)據項，即新增條目的相應內容無需再手動著錄，系統(tǒng)會自動填充默認值或攜帶（一般全宗號、形成年度、分類號、案卷級檔號、文件編號、歸檔日期、錄入日期、份數(shù)、文件屬性、錄入人、實體狀態(tài)、公司名稱等著錄項可設置為默認值或攜帶項）填充上一條的信息，可有效簡化錄入步驟，節(jié)約時間;同時系統(tǒng)支持自動檢查必錄字段（如全宗號、形成/歸檔年度、分類號、檔號、題名、責任者、錄入人、錄入時間、文件屬性、份數(shù)等為必填項，其余文件編號、金額、備注等為選填項）完整性并自動提醒使用者查漏補缺。另外，針對保管期限、密級等有國標或行標規(guī)定的著錄項，可將其標準內容固定下來，通過下拉選擇的方式選擇參考值或系統(tǒng)自動帶出，設置為參考項，提高錄入效率。同時，設置錄入錯誤提醒，在操作出現(xiàn)錯誤時，可自動生成詳細的錯誤報告，以提示檔案錄入人員并進行修改。

2）保存。分為保存并新增（保存當前條目的同時，自動開啟新條目著錄頁面）、保存（僅保存當前條目內容并關閉當前頁面）。

3）修改。可對條目信息的所有字段進行單條或批量修改操作，如可批量替換某個字段的值、批量生成條目、案卷的序號等。

4）刪除。可對條目信息進行單條或批量刪除，刪除數(shù)據放入回收站，可恢復。

5）移件。如條目錄錯案卷，為提高效率，可設置相關功能，實現(xiàn)同一全宗下檔案條目信息的移動，由此卷移到彼卷，或管理員權限下，可跨全宗移動條目信息[4]。

6）數(shù)據批量導出、導入。對于系統(tǒng)中已存在的檔案案卷、卷內目錄進行單獨或同時導出，形成批量導入的模板，通過編輯后，可單獨或同時導入新的案卷、卷內目錄，導出、導入的格式包括一般可設置Excel格式，方便編輯。在導入時，可實現(xiàn)自動檢測數(shù)據有效性、唯一性，比如對格式不對、數(shù)據是否為空等檢查，確保導入數(shù)據的準確性。若出錯則提供詳細的錯誤報告，以便修改。同時，對已導入數(shù)據進行批量自動關聯(lián)，通過設置如檔號、案卷號等具有唯一性特征的關聯(lián)字段，使導入數(shù)據關聯(lián)到對應案卷下。

7）打印報表、編目。根據企業(yè)的需求，設置檔案盒背脊、卷內目錄、案卷目錄等報表，可實現(xiàn)預覽、打印、導出保存?zhèn)浞荩ǜ袷揭话銥镋XCEL）等操作。

8）原文管理。將紙質文件材料以文字、圖像等電子文件格式經過掃描、存儲、管理后，可上傳至卷內條目，并可對條目原文進行上傳、下載、排序、檢索等。具體說來是可選擇本地計算機中的文件直接上傳，原文格式一般為jpeg，jpg，pdf， tif等幾種格式。可實現(xiàn)單條條目同時掛接多個原文或同一案卷中的多條條目同時掛接原文，已上傳原文的條目顏色自動區(qū)別于未掛原文條目，同時在原文數(shù)量一欄顯示原文的具體數(shù)量，一目了然。

原文掛接設置應注意同名原文忽略掛接，即相同名稱的原文只掛接一次，第二條忽略不掛接，以提高工作效率。

3.2 檢索利用模塊

檢索利用是檔案管理系統(tǒng)的重要模塊，檢索方式應靈活多樣，具有人性化、智能化等特點。目前主要使用的功能有檢索、利用登記、歸還、查詢和管理利用人員信息幾個方面。

1）檢索。支持任意字段檢索、簡單模糊檢索、精確檢索、組合查詢、智能查詢等，可跨全宗、跨案卷找出符合條件的記錄，注重查詢速度、查全率、查準率，幫助檔案人員快速而全面的查找需要的

數(shù)據。

2）利用登記。記錄利用人員、文件信息、利用時間、借閱期限、利用目的等，方便對檔案利用進行集中統(tǒng)一管理。檔案在進行利用登記操作后，相應的數(shù)據信息狀態(tài)會標記為“借出”，未被借出的檔案狀態(tài)為“在庫”。利用登記一般可設置以下兩種方式：一是直接在檔案管理模塊中找到相應的利用條目或案卷信息，可直接對相應數(shù)據進行利用登記操作，無需加入利用暫存庫，此功能主要用于檔案員對檔案系統(tǒng)數(shù)據熟悉的情況;二是同時登記不同案卷條目信息。進入利用模塊，通過檢索，找到相應數(shù)據，因分布在不同案卷中，故可將需利用的檔案先添加暫存，將所有待借檔案暫存在一起，仔細核對無誤后統(tǒng)一發(fā)起利用登記，不必逐一登記，可提高工作效率。

3）歸還、續(xù)借。設置單條或批量歸還、續(xù)借功能。

4）檔案到期自動催還。系統(tǒng)每天定時自動檢索快到期（可設置為距離歸還日期還剩2天）和已逾期的檔案，相應條目信息在到期前2天以別的顏色突出顯示，提醒檔案人員及時催還或提醒利用人續(xù)借。同時與相應的辦公系統(tǒng)如常用的OA、EMS系統(tǒng)相連，以便檔案系統(tǒng)實現(xiàn)自動向借閱人發(fā)送催還通知，以提醒利用人歸還檔案或補辦續(xù)借檔案手續(xù)。

5）利用人員管理。系統(tǒng)支持對利用部門、利用人員進行查詢、添加、刪除等操作，方便今后直接選擇借閱人信息進行利用登記工作，并可按利用人、利用文件和檔案類別分別進行顯示和查詢。

3.3 編研統(tǒng)計（庫房管理）模塊

此模塊主要用于統(tǒng)計庫藏檔案數(shù)量，幫助檔案人員盤點并掌握庫藏檔案情況。

1）檔案統(tǒng)計。實現(xiàn)對室藏檔案數(shù)量、檔案歸檔情況和檔案利用情況等進行統(tǒng)計，并通過表格、圖表、線形圖、柱狀圖等形式呈現(xiàn)，統(tǒng)計結果可預覽、下載導出保存等。同時，還應實現(xiàn)按用戶需求進行統(tǒng)計設置[5]。

就室藏量和歸檔情況而言，可按日、月、季度、年度、檔案類別、保管期限、實體性質等分別統(tǒng)計新增歸檔量、銷毀量、封存量、室藏總量等;就檔案利用情況而言，可實現(xiàn)按月度、年度或利用人員所屬部門、資料類型、利用方式（一般為借用、復制、上繳、查閱）等對利用數(shù)據進行統(tǒng)計分析，并自動形成分析報表，以提高檔案利用統(tǒng)計工作的準確度和效率。

2）檔案銷毀。實體檔案銷毀后，需檔案條目進行更改，狀態(tài)顯示為“已銷毀”，相應的檔案電子目錄實現(xiàn)自動另外存儲在檔案銷毀模塊，同時形成銷毀清冊，檔案員可查看、導出清冊。

3）虛擬庫房模塊。此功能主要用于檔案盤點、制作檔案庫位圖。在日常盤點工作中，由于盤點工作量較大，在檔案系統(tǒng)中設置本單位的一個虛擬庫房，既可方便盤點，又可提高盤點準確性。設置自定義虛擬庫房、檔案密集架或檔案柜新增、修改、刪除等基本功能，支持庫位圖導出、打印功能。

3.4 其他設置

1）設置訪問日志。檔案具有保密性，對大型房地產開發(fā)企業(yè)而言，絕密級檔案管理尤其重要，關系著企業(yè)的發(fā)展。建議系統(tǒng)增加訪問日志，對數(shù)據庫的訪問過程如用戶名、IP地址、登錄時間、檢索內容、退出時間等操作進行留痕。

2）個性設置功能。用戶可根據實際情況或個人操作習慣對檔案數(shù)據顯示字段內容、寬度等進行調整，支持數(shù)據“一點排序”，輕松實現(xiàn)升序或降序排列;可對數(shù)據分頁顯示的記錄條數(shù)進行設置，方便查看，提高數(shù)據操作速度等。

3）增加檔案預歸檔功能模塊，共享資源，提高工作效率。此模塊可設置“接收”及“打回”功能，用以讓公司其他部門資料員（兼職檔案員）預歸檔錄入，提交后由檔案印章室審核數(shù)據錄入是否符合要求，符合就通過，不符合就打回修改。如招投標檔案、工程竣工檔案、商品房合同等，可由部門資料員錄入系統(tǒng)，不僅可共享數(shù)據信息資源，避免重復工作，也可提高批量檔案歸檔的工作效率。

參考文獻

[1]陳靜.房地產檔案的信息化管理探討[J].住宅與房地產，2017（6）：13.

[2]李鑫.房地產檔案的信息化管理探討[J].青年時代，2017（26）：262-263.

[3]宋敬榮.房地產檔案信息化管理探討[J].黑龍江檔案，2013（6）：88.

[4]林春芳.房產檔案信息化管理探討[J].財訊，2019（5）：184.

[5]宋敬榮.房地產檔案信息化管理探討[J].黑龍江檔案，2013，6（6）：86.

作者簡介

江鷗（1987-），女，本科，助理館員，主要從事房地產企業(yè)檔案管理。