分類管理模式在辦公室檔案工作中的運用研究

張慧

摘 要：從目前運輸部門的檔案管理來看，辦公室檔案作為重要的管理內(nèi)容，對整個運輸部門的管理工作開展以及運輸部門管理質(zhì)量的提升具有重要影響。從目前運輸部門辦公室檔案管理工作的特點來看，檔案管理具有私密性、系統(tǒng)性和準確性的特點。但是在實際管理過程中卻存在一定的問題和不足，導(dǎo)致運輸部門在辦公室檔案工作中無法達到預(yù)期目標。因此，立足運輸部門的辦公室檔案管理工作實際，制定有效的檔案工作措施，對整個辦公室檔案管理工作的開展以及運輸部門的正常運轉(zhuǎn)具有重要影響。

關(guān)鍵詞：分類管理模式;辦公室檔案工作;運用

運輸部門在檔案管理中需要了解辦公室檔案管理的特點，并分析辦公室檔案管理在實施過程中存在的問題，以此為基礎(chǔ)引入分類管理模式，推動辦公室檔案工作的分類管理，解決辦公室檔案管理工作中存在的突出問題，使整個辦公室檔案管理工作在實施過程中，能夠根據(jù)管理工作的要求和特點采取有效的管理措施，落實分類管理模式，使整個分類管理能夠幫助辦公室檔案管理提高管理的實效性和針對性，推動辦公室檔案管理工作發(fā)展，確保辦公室檔案管理達到預(yù)期目標。

一、辦公室檔案的特點

（一）私密性

運輸部門的辦公室檔案在資料的類別以及檔案內(nèi)容的保密方面需要達到保密要求，需要根據(jù)辦公室檔案管理的特點以及運輸部門的特殊性，對辦公室檔案資料進行合理的分類收集和存儲，便于檔案資料在日后得到有效的利用，為運輸部門的行政管理工作提供有力的檔案資料支持，避免因檔案資料管理存在問題，導(dǎo)致整個運輸管理部門在行政管理中因缺乏必要的資料支持影響工作質(zhì)量。由此可見，檔案資料的私密性是辦公室檔案的重要特點，也是關(guān)系到辦公室檔案管理模式的重要因素，在檔案管理中需要根據(jù)檔案管理的具體要求，采取有針對性措施。

（二）系統(tǒng)性

運輸部門的辦公室檔案不僅僅具有私密性的特點，在管理過程中需要對檔案的內(nèi)容、時間以及檔案的重要度進行分類。按照檔案資料的前后順序以及檔案資料的關(guān)聯(lián)性，做好檔案資料的收集和存檔，使檔案資料能夠在調(diào)用時實現(xiàn)快速調(diào)用，并根據(jù)檔案資料的特點和類別采取有針對性的調(diào)用方法。通過系統(tǒng)性的管理和存儲，能夠避免辦公室檔案資料丟失，使整個辦公室檔案資料在應(yīng)用過程中達到應(yīng)用要求，解決辦公室檔案的分類問題。因此，系統(tǒng)性是運輸管理部門辦公室檔案的重要特點。以此為基礎(chǔ)制定科學(xué)的檔案管理方案，對提高檔案管理效果具有重要意義。

（三）準確性

運輸管理部門的辦公室檔案往往與部門的決策管理內(nèi)容有直接的關(guān)系，在管理中需要達到準確性要求，需要保證檔案資料的存儲和檔案資料的收集整理，能夠達到準確性要求，同時需要對檔案資料的內(nèi)容進行核對，保證檔案資料在全面性和有效性方面達標。從這一角度來看，準確性是運輸管理部門辦公室檔案的重要特點，對整個檔案資料的搜集整理和管控具有重要影響，以此為基礎(chǔ)應(yīng)用新的檔案管理模式，對整個檔案管理工作具有重要影響，同時也能保證運輸管理部門的辦公室檔案在管理和調(diào)用中達到科學(xué)性要求。

二、辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）缺少檔案資料分類管理體系

基于辦公室檔案管理工作的特點，以及運輸管理部門對檔案管理的要求，在檔案管理工作中存在缺少檔案資料分類管理體系的問題，導(dǎo)致辦公室檔案資料在管理過程中沒有按照內(nèi)容和類別做好劃分，沒有對檔案資料的等級進行標記，導(dǎo)致在檔案管理中資料的類別不明顯，資料的內(nèi)容與類別無法對應(yīng)，既增加了檔案管理的難度，同時也導(dǎo)致檔案管理工作在實施過程中無法根據(jù)檔案的重要程度進行有針對性管理，影響了檔案管理質(zhì)量。如何解決這一問題，成為關(guān)系到運輸管理部門辦公室檔案管理效果的關(guān)鍵，在具體實施過程中需要采取有效的措施予以解決。

（二）檔案資料收集與更新手段不足

從辦公室檔案管理工作來看，現(xiàn)階段存在的問題除了缺少檔案管理分類管理體系之外，檔案資料的收集與更新方面存在手段不足的情況，影響了辦公室檔案管理工作效果，使整個辦公室檔案管理工作在實施過程中不能夠根據(jù)檔案管理的要求和特點采取有效的管理措施，影響了檔案資料的收集與更新。檔案管理人員的重視程度不足以及缺乏專業(yè)性的檔案重要的標記和檔案收集整理規(guī)范，成為影響檔案收集已更新的重要因素。因此，如何改變這一現(xiàn)象，如何增加檔案收集與更新手段，對整個辦公室檔案管理工作的開展具有重要影響，同時也是做好檔案管理工作的關(guān)鍵措施。

（三）檔案資料管理類別和保管期限不清晰

基于檔案資料的特點以及交通管理部門的管理要求，在檔案資料管理過程中，應(yīng)當(dāng)對檔案的類別和保管期限進行詳細的規(guī)定，保證檔案資料在管理中能夠根據(jù)不同的類別和重要程度確定保管期限，解決檔案資料的保管問題。對于重要等級較高的檔案資料，需要延長其保管期限，使整個檔案資料在管理中能夠達到管理要求，能夠根據(jù)檔案管理的特點和交通運輸管理部門的行政管理要求做好檔案管理工作。因此，解決檔案資料管理中類別和保管期限不清晰的問題，對整個檔案管理的開展以及檔案管理質(zhì)量的提升具有重要影響，同時也是做好檔案管理工作的重要措施，加強檔案資料管理類別的細化和保管期限的規(guī)定，是當(dāng)前辦公室檔案管理工作的重要問題。

三、分類管理模式在辦公室檔案管理中的應(yīng)用

（一）建立和優(yōu)化檔案資料分類管理體系

基于運輸管理部門檔案管理工作的要求，在辦公室檔案管理中建立和優(yōu)化檔案資料，分類管理體系至關(guān)重要。既要根據(jù)檔案管理的特點和檔案資料的類別和內(nèi)容進行重要度的標記和檔案資料的分類，同時也要建立和優(yōu)化檔案資料分類管理體系，對檔案資料進行全方位的分類管理，使整個檔案資料能夠按照不同類別進行有針對性管理，既解決檔案管理的類別問題，同時也能使不同的檔案資料能夠有所區(qū)分，最終達到提高檔案管理工作效果的目的。因此，建立和優(yōu)化檔案資料分類管理體系，是當(dāng)前運輸管理部門檔案管理工作的重要手段，對整個檔案管理工作的實效性產(chǎn)生了直接影響。

（二）做好檔案資料的收集與更新

運輸管理部門的辦公室檔案在收集與更新過程中，需要保證檔案資料的收集與更新手段達到科學(xué)性要求，并根據(jù)辦公室檔案管理的特點予以有效的調(diào)整，在具體調(diào)整中需要按照檔案管理工作的特點和要求應(yīng)用規(guī)范式管理方法，按照檔案資料的類別和管理標準進行資料的收集與整理，同時對檔案資料進行更新。對于已經(jīng)超出保管年限的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照正常的管理程序予以銷毀。對于需要延長保管期限的檔案材料，應(yīng)當(dāng)提交申請之后，按照新的保管周期執(zhí)行，使整個辦公室檔案資料在管理中能夠達到管理要求，能夠在資料的收集與更新方面符合管理要求。

（三）以管理內(nèi)容為依據(jù)設(shè)定檔案類別與保管期限

運輸管理部門在檔案資料的類別設(shè)定和保管期限的劃定方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容以及檔案資料的重要程度進行劃分。對于重要等級高的檔案資料需要采取特殊保管的方式，無論是保管的時間還是保管的方法，都要達到高級別的要求，并且在保管期限方面予以延長。對于重要等級低以及檔案資料內(nèi)容不具備特殊要求的檔案資料，在管理中需要將其與重要度等級高的檔案資料分開，提高檔案管理的有效性，避免在檔案管理中應(yīng)采取的方式方法不當(dāng)和類別與保管期限劃分不清，影響檔案資料管理效果。

四、結(jié)論

通過對運輸管理部門辦公室檔案管理的了解，采取分類管理的模式，不但能夠提高辦公室檔案管理的效果，同時還能保證辦公室檔案管理在實施過程中達到預(yù)期目標，解決檔案管理中存在的突出問題，使整個檔案管理的落地實施中能夠在類別劃分重要程度標記保管方法的優(yōu)化以及辦公室檔案管理目標的強化方面得到落實，最終解決運輸管理部門辦公室檔案管理問題，使整個辦公室檔案在管理中能夠達到流程優(yōu)化、手段優(yōu)化以及模式創(chuàng)新等目標，使整個運輸管理部門辦公室檔案管理工作得到有效落實。

參考文獻：

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