國(guó)企改革大背景下檔案管理工作開(kāi)展分析

吳哲

[摘 要] 檔案管理在國(guó)有企業(yè)改革中發(fā)揮著特別重要的作用，但是，在過(guò)去，由于國(guó)有企業(yè)沒(méi)有把重點(diǎn)放在檔案管理業(yè)務(wù)上，使得其內(nèi)部檔案的管理業(yè)務(wù)較為繁亂。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作受到了越來(lái)越多的關(guān)注，與此同時(shí)，在具體工作的過(guò)程中進(jìn)行了信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，改善了檔案管理傳統(tǒng)工作模式，為記錄管理業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了更多的空間和可能性。基于此，文章闡述了國(guó)企改革背景下檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，分析了國(guó)企改革背景下檔案管理工作的問(wèn)題，并且有針對(duì)性地提出了有效的解決措施，具有一定的借鑒意義。

[關(guān)鍵詞] 國(guó)企改革；檔案管理；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

就我國(guó)目前的國(guó)企管理系統(tǒng)而言，檔案管理是其中十分重要且必不可少的一項(xiàng)工作，有利于為國(guó)企整體的運(yùn)營(yíng)、管理、以及決策提供大量?jī)r(jià)值較高的信息，為做出正確的決策做好充足的準(zhǔn)備。但是，之前的信息技術(shù)和科技水平有限，傳統(tǒng)的檔案管理工作十分艱難，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、以及財(cái)力資源，導(dǎo)致國(guó)企對(duì)檔案管理工作缺乏關(guān)注，因此，檔案管理工作的效益得不到充分的發(fā)揮。因此，在國(guó)企改革的大背景下，檔案管理工作需要面向信息化發(fā)展，一定要解決傳統(tǒng)工作模式下發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和尚未解決的難題，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，使得檔案管理工作在新時(shí)期能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更多的幫助[1]。

一、創(chuàng)新國(guó)企檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）便于提高工作效率

現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享的及時(shí)性和高效性為企業(yè)檔案的管理工作提供了極大的便利。在具體工作中，國(guó)企的檔案管理人員可以通過(guò)運(yùn)用各種信息技術(shù)進(jìn)行收集信息、整理歸納、存儲(chǔ)查找等多項(xiàng)管理工作，有助于增強(qiáng)企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的效用，提高企業(yè)檔案管理部門(mén)的工作效率。

（二）保障檔案管理的安全性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，自然災(zāi)害、人員影響，以及其他因素對(duì)會(huì)對(duì)檔案管理工作造成較大的影響。具體來(lái)講，自然災(zāi)害或人為因素帶來(lái)的不利影響很有可能導(dǎo)致檔案受到破壞，不利于保障檔案材料的完整性和安全性。但是，檔案管理信息化不僅能夠很好地解決檔案儲(chǔ)存的問(wèn)題，而且還可以通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案材料進(jìn)行復(fù)制、備份、共享、以及加密等一系列措施，既保障了檔案材料的效用，又提高了檔案管理的安全性[2]。

（三）增強(qiáng)使用檔案的便捷性

及時(shí)提供出需要的檔案材料也是檔案管理部門(mén)的重要職責(zé)之一，這就對(duì)檔案資料的儲(chǔ)存以及搜查提出了更高的要求。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，由于完成工作大部分要靠人力，不僅需要消耗大量的時(shí)間，而且還無(wú)法保證信息的精準(zhǔn)性。檔案信息化管理能夠搭建起一個(gè)完整的、獨(dú)立的、科學(xué)的信息體系，可以在很短的時(shí)間內(nèi)查找出所需資料，不僅減少了人力資源和時(shí)間的消耗，而且還提高了檔案管理工作整體的效率。

二、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的模式有待進(jìn)一步的創(chuàng)新

從當(dāng)前的情況來(lái)看，我國(guó)很多企業(yè)在管理檔案的過(guò)程中，依然采用以前傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，許多企業(yè)采用紙質(zhì)的檔案，作為管理檔案的工具。很少一部分企業(yè)運(yùn)用新型的技術(shù)和手段進(jìn)行管理，例如計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，目前還只能作為一種輔助性的管理手段和方式，還未能廣泛地普及。國(guó)有企業(yè)把紙質(zhì)的檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)在一個(gè)特定的地方。然而，由于檔案的數(shù)量繁多，因此工作人員在分類(lèi)整理這些資料和檔案的過(guò)程中，會(huì)消耗大量的人力物力財(cái)力。這種傳統(tǒng)的方式適用于以前沒(méi)有計(jì)算機(jī)的社會(huì)發(fā)展情況下，但是伴隨網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)越來(lái)越成熟，國(guó)企也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新[3]。

（二）檔案管理的意識(shí)淡薄

檔案的管理工作是一種偏向于服務(wù)型的工作，在一般情況下，該項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)較為復(fù)雜，并且有一定的難度，然而因?yàn)闄n案管理工作也存在一定的隱蔽性，所以人們常常忽略了檔案管理的重要性，管理意識(shí)較為淡薄。在一些企業(yè)或單位，有些工作人員認(rèn)為該項(xiàng)工作可有可無(wú)，管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠清晰的認(rèn)識(shí)和把握，單純地將檔案管理工作，認(rèn)為是存檔或是提取等一些較為簡(jiǎn)單的事情。除此之外，一些管理部門(mén)覺(jué)得檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地裝訂和整理資料檔案，認(rèn)為人人都可以完成這項(xiàng)工作，在選用工作人員的過(guò)程中存在很大的隨意性，將直接導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，工作效率嚴(yán)重下降。

（三）檔案管理工作人員整體素質(zhì)低下

目前，我國(guó)的國(guó)有企業(yè)在改革的過(guò)程中，還暴露出的一個(gè)問(wèn)題是，檔案管理工作人員整體素質(zhì)低下，管理人員的層次也比較低。在一些國(guó)企單位中，檔案的管理工作一直都被嚴(yán)重忽視。而有些工作人員覺(jué)得，檔案管理的工作應(yīng)該由年齡較大的人去進(jìn)行管理。當(dāng)前，很多國(guó)有企業(yè)認(rèn)為檔案的管理工作可有可無(wú)，因此，很多國(guó)有企業(yè)內(nèi)部缺少專(zhuān)業(yè)性的管理檔案人員，以及具有針對(duì)性的檔案，造成檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重混亂[4]。

（四）人事檔案的信息缺乏一定的有效性

由于相關(guān)的檔案材料收集工作體制機(jī)制不健全，檔案管理人員只是簡(jiǎn)單地依照相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行檔案的整理，對(duì)該工作嚴(yán)重缺少積極性和主動(dòng)性，采取的歸檔收集方式也比較滯后。通常情況下，很多企業(yè)對(duì)于內(nèi)部人員的調(diào)動(dòng)升遷，以及調(diào)取有關(guān)檔案管理人員的方案等也無(wú)從下手。此外，一些企業(yè)的人事檔案管理嚴(yán)重缺乏有效性和全面性，從而導(dǎo)致檔案材料在內(nèi)容和形式層面有一定的相似性。比如說(shuō)，在對(duì)多數(shù)員工進(jìn)行考核的過(guò)程中，員工很難有效反應(yīng)工作的實(shí)際狀況，最后導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和效率不高。

三、優(yōu)化國(guó)企改革背景下檔案管理工作的有效措施

（一）優(yōu)化檔案管理方式

國(guó)有企業(yè)需要承受來(lái)自改革的巨大壓力，因此，在管理的過(guò)程中，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作是較為頻繁和有急切需要的，傳統(tǒng)工作模式下的紙質(zhì)檔案是很難在短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)找到的，也會(huì)耗費(fèi)很多的人力和物力資源。而電子檔案在這種情況下就顯得非常重要。所以，在當(dāng)今現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展的階段，我們需要更多現(xiàn)代化的檔案管理的方法，通過(guò)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和各種現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的電子化處理，在數(shù)量可觀，種類(lèi)繁多的數(shù)據(jù)庫(kù)中，迅速精準(zhǔn)地找出我們所需要的信息，能夠在很大程度上節(jié)省企業(yè)人力、物力、以及時(shí)間的消耗，使其為企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)[5]。

（二）提高人員整體的意識(shí)

就目前而言，大部分國(guó)企工作人員還沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，因此，一定要加大工作的宣傳力度，從管理層到普通工作人員都要參與到對(duì)檔案管理工作的討論中來(lái)，不斷增強(qiáng)企業(yè)工作人員整體的意識(shí)。除此之外，一定要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，要把檔案管理工作視為國(guó)企工作的重要部分之一，加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，尤其要注重保障檔案材料的完整性、精準(zhǔn)性、以及安全性[6]。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于國(guó)企改革背景下的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，提高工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)增強(qiáng)檔案管理工作的整體效益有著十分直接的影響。從當(dāng)前的情況來(lái)看，國(guó)企的相關(guān)工作人員缺乏較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與技能水平，所以，一定要提高對(duì)人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的重視程度，企業(yè)要定期或不定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且盡可能為其提供廣大的平臺(tái)，同時(shí)適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化的時(shí)代發(fā)展潮流，使檔案管理工作的效益得到更大的發(fā)揮。

（四）強(qiáng)化監(jiān)管工作

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，國(guó)企改革大背景下的檔案管理工作得到了越來(lái)越多的關(guān)注，因此，國(guó)企一定要加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，建立健全管理措施，確保檔案管理工作做到精準(zhǔn)、及時(shí)、高效，使檔案管理工作的價(jià)值得到充分的展現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，國(guó)企改革大背景下的檔案管理工作的重要性日益突出，因此，優(yōu)化檔案管理工作也被提上日程。在具體工作中，我們一定要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決原有檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，更新管理方法，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，培養(yǎng)出一支順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，使檔案管理工作的效益在最大程度上得到發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

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