關于新時期做好檔案管理工作的思考

摘要：檔案是對經濟社會發展的全面記錄。做好檔案管理工作，有助于為政策方針的制訂提供參考，助推各領域學術課題的研究，更有利于為建設、規劃及管理提供幫助。在信息化日益普及的新時期，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。因此，解決新時期檔案管理工作存在的問題并合理制訂對策十分必要。

關鍵詞：新時期 檔案管理工作 問題 對策

新時期信息化技術被廣泛應用于各領域，檔案管理體系建設不斷完善，管理制度不斷健全，管理手段和技術不斷革新，促進了檔案管理工作進入新的發展時期。但科學技術的不斷進步和經濟社會發展形勢日益復雜的局面，也給檔案管理工作帶來了較大的挑戰。有關部門和檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷提升工作水平，才能適應形勢的不斷發展。

一、當前檔案管理工作中存在的主要問題

隨著經濟社會的快速發展，我國檔案管理工作質量和工作水平取得了顯著提升。體系建設和制度建設不斷完善，軟硬件設施投入力度持續加大，信息化技術廣泛應用。但也要看到，檔案管理工作中還存在一些問題，影響了檔案管理工作的高效進行。

（一）對檔案管理工作不夠重視，管理不規范

部分單位對檔案管理工作不夠重視，沒有把這項工作放到重要工作日程之中;檔案管理工作人員意識不強，松懈心理明顯。具體表現在：部分單位對檔案管理工作投入較少，對檔案管理相關的硬件設施配備水平低，對檔案管理有關制度執行不嚴、流于形式，導致檔案完整性、真實性和利用價值大大降低。同時，由于檔案管理工作煩瑣、枯燥，工作量大且成就感低，一部分工作人員對檔案重要性認識不足，松懈心理嚴重，沒有按照嚴格的標準執行，導致檔案資料管理混亂，利用率低。

（二）信息化程度低，工作效率有待提高

當前，檔案管理信息化建設已經取得了很多成績，但整體上仍然發展不均衡，發達地區、政治經濟文化中心地區對檔案管理信息化建設投入大量物力、財力，理順了檔案管理信息化建設流程，也建立了完善的管理制度。這些地區有能力、更有制度保障引進更多具備專業知識的檔案管理人才，有力地促進了檔案管理信息化事業的發展。而在一些經濟不發達地區、偏遠地區則無力加大投入，檔案管理信息化建設軟硬件配置不齊，在管理和服務中也難以全面實行信息化手段，管理質量不高，服務效率低下。

（三）檔案管理人員綜合素質有待提高

要適應信息時代的發展形勢和經濟社會發展對檔案管理工作的新要求，就必須不斷增強檔案管理人員隊伍的綜合素質，從管理理念、服務理念、服務能力等方面持續提升人員隊伍的工作能力。但當前部分地區檔案管理人員呈現年齡結構不合理、專業技能和服務理念落后、職業道德薄弱等問題。在具體工作中，因專業技能不足等原因，一些工作人員無法按照新時期檔案管理工作要求，執行新的檔案保管標準和現代服務理念，導致檔案管理信息化建設滯后，直接影響檔案管理水平。

（四）設施利用不充分，檔案內容不全面

部分檔案館、檔案室及相關單位雖然設立了專門的檔案管理庫房，配備了相應的硬件、軟件設施，但實際的利用率不高，檔案資料保管不善，紙質檔案的電子化、音視頻資料收集歸檔、檔案資料交互式利用平臺等工作開展不力，嚴重影響了檔案服務功能的發揮。還有的單位在收集、整理檔案時，片面地重視紙質資料，忽視了音頻、視頻、照片等檔案資料的重要性，在檔案內容體系建設方面不夠全面，對經濟社會發展的記錄不完善，導致現有檔案資料無法滿足經濟社會建設的需求。

二、新時期做好檔案管理工作的對策

（一）提高管理意識，強化制度建設

檔案行政管理部門、檔案館、檔案室及有關單位要增強檔案管理意識，把檔案管理工作放在重要工作日程上，以強有力的手段推進檔案管理現代化、信息化建設，夯實檔案管理基礎業務水平，實現檔案管理工作的科學化、標準化、規范化。檔案管理工作人員要糾正認識上的偏差，充分認識到檔案管理對服務經濟社會建設的重要作用，積極學習、領會先進的服務理念，掌握不斷革新的檔案管理專業知識和服務技能。

同時，有關部門要建立健全完善的檔案管理制度和檔案利用機制，用制度推動各地制定科學合理、可操作性強的管理制度，強化對檔案管理、使用的監督力度，推進檔案管理工作有序開展。

（二）建立標準化規范體系，提高檔案管理的科學性

首先，要對檔案工作實行標準化管理，制訂統一的、標準的規范體系。深入貫徹落實檔案法和國家相關的法律、法規、規章制度，并在法律法規的約束下，對檔案工作的管理原則、質量標準、設施配備、服務方法等進行統一規范，使檔案管理工作逐步實現規范化、科學化。其次，明確檔案管理工作的行業技術標準，對檔案管理工作各環節進行創新和完善，實現檔案管理的網絡化運行，實現檔案管理精益求精，高效準確。再次，要把新時期檔案管理的標準化、規范化、科學化通過再教育、職業培訓、崗位職責制度、績效考核等，牢固樹立于工作人員心中，使其成為檔案管理人員的自覺行為，不斷提高檔案管理工作科學化水平。

（三）加強檔案管理信息化建設

隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理工作進入了全新的發展階段，檔案管理信息化建設的重要性日益突顯。檔案管理信息化建設是指在檔案管理的過程中對檔案信息進行電子化轉換、分類、儲存及利用，使檔案的記錄功能、服務功能得以充分發揮。同時，通過檔案管理信息化建設不斷完善檔案管理工作的理念，提高管理及服務的專業化水平。當前，加強檔案管理信息化建設，主要從以下方面著手。

首先，做好信息化基礎工作。要從信息時代的特征入手，建立相應的檔案管理信息化管理制度，確保信息化建設按照明確的目標和嚴密的發展邏輯進行。在建設過程中要不斷創新管理方法，簡化建設程序，嚴格控制建設質量。同時，還要強化資金投入，對硬件、軟件進行更新、升級，保證檔案硬件環境基礎得到改善，軟件環境得到更新。其次，建立數字檔案平臺。從檔案管理信息化建設的發展趨勢來看，數字化檔案平臺是保護紙質檔案、提高檔案信息利用率、簡化檔案利用程序、增強檔案信息共享的重要平臺。因此，要加大對互聯網技術、人工智能技術、多媒體技術及自動化技術的開發與利用，建設數字化檔案平臺，通過數據庫技術和信息交互共享技術，使檔案管理信息化更加標準化、智能化和規范化。再次，要升級檔案信息檢索技術，提升檔案信息的服務功能。在信息化建設進程中，要不斷提升檔案信息檢索的準確性、便利性，這就需要檔案管理部門從實際出發，以服務為中心理念，建立規范化的檢索流程，優化信息檢索的針對性和科學性。只有這樣，才能使檔案信息檢索系統與檔案信息數字化系統、檔案管理信息化平臺相適應。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

高素質的專業人才是做好檔案管理工作的重要主體，也是推動檔案管理工作進入新時期的重要力量。根據時代發展和社會需求，新時期的檔案管理人員要具備合理的專業知識結構、專業技能、先進的服務理念、信息技術素質等。因此，提高檔案管理人員的綜合素質，首先要加強人員隊伍的構建。一是要吸收新鮮血液，吸引具備高學歷、高素質、掌握信息技術的專業人才進入檔案管理人員隊伍，帶動整個隊伍學習新知識、新技術，打造年齡、技能、知識結構合理均衡的人員隊伍。二是加強對現有檔案管理人員的知識與技能培訓，鼓勵他們進行新技術、新理念的學習，扶持他們參與各種學術交流、知識講座，主動提升信息化素養。三是建立科學的考核機制，激勵檔案管理人員主動提升自己，踏實投入管理工作。

其次，加強再教育工作。要針對檔案管理工作的發展趨勢，定期、不定期開展工作人員再教育工作，尤其是針對信息資源利用、現代信息技術應用能力、信息加工處理技能和職業道德方面的培訓。通過培訓，促使檔案管理人員既要掌握檔案信息化系統平臺的正確使用方法，又要樹立主動服務、全面服務、超前服務的意識，充分發揮好檔案信息服務經濟社會發展的作用。

（五）完善檔案信息構成，重視檔案信息新載體

傳統的檔案信息以文字、照片為主，需要大量的載體來記錄經濟社會發展資料。隨著信息技術的發展，檔案信息載體發生了巨大變化，文字、圖片、音頻、視頻及綜合性記錄都成為檔案信息的組成部分，而載體則擴大到了紙張、照片、影片、唱片、磁盤、磁帶、U盤、數據庫等。在這樣的背景下，檔案管理部門必須重視各類信息載體的全面利用和保護，做好文字、聲音、圖像、影像等檔案信息的收集、整理及保護。要構建完善的檔案信息管理制度，對檔案信息的質量做出明確、規范的規定，保證檔案信息的完整和清晰。

（六）提高檔案管理系統的安全性

技術的進步也帶來了對檔案安全的巨大挑戰。因此，要強化安全管理意識，樹立“安全第一”的思想，采取多樣化的措施保障檔案的安全性。各部門、單位要嚴格執行檔案安全相關的法律法規，完善檔案安全體系建設。加大檔案實體安全建設，以規范化、法治化軌道推進檔案收集、整理、歸檔、存儲、利用制度，加快檔案館庫建設，安裝專業檔案防盜、防損設施，確保檔案安全可控。要加大對安全軟件的配備，合理配備檔案安全防護措施。加強應急演練，不斷提高應對突發事件的能力，確保檔案信息的安全。

三、結語

總之，檔案管理科學化、規范化、信息化、標準化是新時期對檔案管理工作提出的新要求，也是保證檔案管理工作持續有序開展、增強檔案信息服務能力的重要保障。因此，要緊跟時代特征，轉變管理理念，創新管理方法，提高人員素質，使檔案管理工作發揮最大效能。

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（作者簡介：王毅，女，碩士研究生，長春市城市建設檔案館，助理館員，研究方向：檔案管理、檔案編研）

（責任編輯 劉月嬌）