對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討

劉德珍

（山東省泰安市東平縣彭集街道 山東東平 271500）

隨著二十一世紀社會經濟的不斷發展和進步，網絡科學技術正在日新月異的向上發展，同樣就使得我們國家機關事業單位對于檔案管理的數量以及需求也逐漸增大。現如今的社會，機關事業單位的檔案管理信息化已經成為一種社會趨勢，是時代社會發展下的產物。機關事業單位的檔案管理信息化建設是一項長期的工作，設計的內容比較繁雜，注意事項也比較多，必須將各種軟件設施進行齊全的配置，才能保證機關事業單位的檔案管理更加現代化。

機關事業單位檔案管理信息化存在的問題

檔案管理人員的專業素養有待提高。隨著信息化檔案管理的全面推行，機關事業單位檔案管理的老員工主要存在幾個問題：老員工在應用網絡技術方面的能力比較薄弱一些，對于網絡技術信息平臺的一些相關知識內容缺乏一定的系統地了解。除此之外，對于比較復雜的信息需求，不能夠很好地做到服務意識的轉變。這樣的情況就很容易導致信息平臺利用效率比較低下，機關事業單位檔案管理信息化和實際檔案工作管理出現嚴重脫節的現象[1]。

信息平臺的維護以及更新速度有待提高。根據調查結果顯示，現在我們國家很多機關事業單位的檔案管理雖然具備比較完善的信息化管理系統，但是大部分的信息都是比較老舊的，不能及時進行更新，主要體現在對于新建檔案的內容更新以及信息化管理平臺模塊設置的更新。而且如果一旦出現計算機系統或者相關信息平臺出現一定的問題故障，那么相關維修人員的維修速度也需要明顯提高，大部分的維修人員的工作效率都比較慢，就很容易耽誤機關事業單位檔案管理工作的有效進行。

信息化平臺使用效率需要提高。在機關事業單位進行檔案管理信息化有兩個主要的原因：首先是通過信息化精簡檔案管理的一些復雜的環節，從而能夠有效降低行政成本。其次是通過信息化平臺的使用，可以查詢更多想要查找的相關檔案管理資料，搜索起來比較方便快捷。但是根據目前我們國家的實際情況來看，對于機關事業單位進行精心設計的檔案管理信息化平臺，相關工作人員的使用效率明顯不太高，需要進一步的加強使用率[2]。

機關事業單位檔案管理信息化建設的策略

規范信息資源管理。機關事業單位檔案管理人員要在電子政務建設的相關文件上面，進行政務信息的整理、歸檔。這樣做的目的是能夠對信息資源建設做出宏觀調控，從而進一步規范信息資源管理的工作，進而形成統一、集中的管理制度，避免出現信息重疊和交叉的情況發生。機關事業單位檔案管理集中反映了實施的法規條律、人員的任職、離職情況以及歷史發展情況等等，機關事業單位的領導人員在總結經驗、制定計劃、處理問題的過程中，都需要查找檔案管理資料。所以，機關事業單位檔案管理的工作人員要對信息資源進行規范管理，避免出現錯誤以及遺漏一些關鍵性的檔案信息。

加強信息化人才建設。機關事業單位檔案管理要不定期對檔案管理人員進行培訓，完善檔案管理工作人員的績效考核評價制度，在年終考核的時候能夠將其納入到檔案管理工作之中，從而進一步激發檔案管理工作人員的工作熱情。將考核制度真正落實到具體工作中，對機關事業單位檔案管理工作進行科學、客觀地評價，從而為機關事業單位檔案管理信息化建設創造一定的基礎條件。

加強信息資源安全管理。隨著網絡信息技術在不斷地發展以及全面普及中，不少網絡不法分子利用電腦黑客或者網絡木馬病毒進行竊取機關事業單位檔案管理資料，并且對其機關事業單位檔案管理工作做出一定的干擾。由于一些工作人員的錯誤操作，系統故障等等，也會給機關事業單位檔案管理信息化建設造成一定的安全隱患。面對這樣的情況，機關事業單位在進行檔案管理信息化建設過程中，要不斷加強信息資源安全管理的工作，對于一些重要的檔案管理資料要進行備份保存，防止電腦被不法分子入侵，竊取機關事業單位中檔案管理的重要資料。機關事業單位要在計算機上面安裝防火墻等技術手段，為機關事業單位檔案管理中的信息資源安全提供可靠的保障。

總而言之，機關事業單位的檔案管理信息化是時代發展的產物，傳統的紙質檔案管理已經漸漸不能社會發展的需求，逐漸被社會所淘汰。在科學技術發達的今天，機關事業單位的檔案管理信息化已經具備了比較完善的管理模式，檔案管理信息化一方面彌補了傳統紙質檔案管理的缺陷問題，另一方面又能繼續保持著紙質檔案管理的嚴謹性、科學性。利用計算機網絡平臺來對機關事業單位的檔案管理進行現代化、信息化管理，有效提高檔案管理的時效性。