辦公室秘書工作的溝通協調與能力提升

唐 婧

（中國石油管道局工程有限公司油氣儲庫分公司 河北廊坊 065001）

協調與溝通的必要性

從溝通與協調的本質來講，是指人與人之間或部門組織之間通過一定的媒介和渠道傳遞想要表達的思想、信息、意見以及觀點，促使二者之間加深了解，進行更好的聯動或合作。而秘書這一職務的主要作用，就是連接企業上級領導與下級相關部門，向上傳達下屬部門想要表達的思維和信息，向下傳輸上層領導的指導思想和戰略計劃目標方案。在工作中進行溝通與協調，可以更好的促進企業內部的運作，樹立正確的戰略目標發展思想，使下屬部門更加理解、支持上層的決議。

溝通協調的技巧和要點

不同身份的定位。辦公室秘書在企業中起輔助作用，所以他們不能擅自作出決定。在處理問題時，首先要向領導請示，理清以領導為先的思想路線。同時，我們應該尊重領導人的隱私，但要詢問他們的私生活。另外，領導每天的工作量很大，所以在匯報時，辦公室秘書一定要遵循簡潔明了的匯報邏輯，努力讓領導在最短的時間內掌握各方面的內容。至于同事，他們應該盡可能采取平易近人的態度。除領導外，同事是溝通的主要群體。因此，在溝通過程中，辦公室秘書要根據工作環境和工作特點，以及同事在溝通過程中的工作狀態，慎重選擇自己的用詞。比如有些同事因為某種原因在工作中出現工作沖突，這時領導要低調，盡量和他平和、溫和地溝通，避免矛盾激化。辦公室秘書在下達領導指定的工作任務時，也要多輸出鼓勵性的話語，激發同事的工作積極性。

溝通要點。在向領導匯報工作時，也要盡可能溫和地闡述內容，避免因報告內容而引發情緒問題，影響工作交接和落實。首先，辦公室秘書要理清自己和員工的關系。辦公室秘書屬于管理層的助理身份，工作人員屬于工作級別。為了使彼此共同，除了言語交流，他們還必須尊重自己的行為。辦公室秘書應認識到工作人員是獨立的人格。”作為一個管理者，他和他的員工處于情感反饋的狀態。尊重員工是一個有自己獨立人格的人，員工會對管理自己的人給予相應的人格尊重。員工都有自己的尊嚴和價值取向。它們都是動態的主體，而不是被動地被他人安排和服從的對象。為了實現良好的協調與溝通，辦公室秘書需要注意員工與員工之間的情感氛圍。根據員工的不同情況，對他們進行人性化的對待，讓員工感受到企業的人文精神。

如何提升溝通與協調能力

對情感和心理上的平衡。溝通與協調是一個動態的發展過程,辦公室秘書在工作中必須要保持工作整體的節奏,要穿針引線,提出話題、引領話題的發展、獲取信息、傳遞信息,最后對話題進行歸納總結。而要完成這些任務,辦公室秘書就必須注意對領導和員工在物理量、心理量和情感量上的平衡。語用學中將一次交流過程叫做話輪,話輪有兩種:一種是自然獲得,一般是在員工與同事交流時出現。比如在宣布管理層政策時,辦公室秘書在交流開始后擁有天然的首先發言的機會,在向大家進行簡短的介紹后,就要交代新的規定要求,然后進入雙方交流的階段,在交流過程中,話輪呈現為自然的雙方交遞,一方結束,則另一方獲得話輪,彼此闡述觀點,交換意見,這就是自然的獲得。另一種話輪的獲得則是非正常的,比如在必要情況下,辦公室秘書會打斷員工的話語,獲得話輪,這種屬于非正常獲得,非正常獲得話輪必須要注意物理量、心理量和情感量,辦公室秘書搶奪性語話標記要盡可能使用轉折性連詞,比如“先暫停一下”或者“問題時間到”之類,因為秘書在與員工和領導交流中,主要還是承擔協調的角色,不能一味地把發言權讓給員工或者領導,所以為保證工作按照預先設定的方向發展,辦公室秘書幾乎不可避免地需要打斷領導、員工或其他同事的談話,在這種情況下,就需要插入一些表示歉意的協調,起到平衡心理量和情感量的作用,比如“抱歉打斷一下”“我需要做一些緊急補充,在我說完之后會給您發言時間”之類,以起到減緩搶奪員工或者領導話語所造成的不快。而同時,為了傳遞信息、保證話語質量,辦公室秘書還要注意物理量。

自然影響力和人格魅力的培育。一是處事要公。秘書工作需要協調多方關系,牽涉面也較廣,要想做好秘書工作,要求辦公室秘書辦事要公平公道,對待協調對象要一碗水端平,一視同仁,不管好事壞事、大事小事,都不可摻雜個人的好惡,應堅持以公正服大眾。尤其是在一些協調對象切身利益的處理上,決不能搞親疏遠近,要堅持原則,唯有如此,才可使協調對象在內心中感到信服。二是做人要正。古語有云:“其身正,不令而行;其身不正,雖令不從。”若是自身不正,便不能建立威信,說話辦事也沒有力度。辦公室秘書要想做到有效協調和處理員工的工作矛盾,就應做到品行端正、樹立正氣。唯有自身光明磊落,才可在協調對象中產生凝聚力和號召力。秘書要發揚自己的帶頭作用,用以身作則的工作態度,給予企業成員們正確的示范和引導。對于上級下達的相關任務指示和任務,秘書要認真執行,并在遵循任務核心的基礎上,結合企業的實際環境,因地制宜,為企業成員提供額外的、本地化的任務指示。

綜上所述，眾多企業在我國經濟化建設水平提升的背景下，都得到了跨越性發展。企業在發展的過程中，會根據實際情況做出內部改革或是制定新的戰略目標，秘書作為企業中上下級之間的連接紐帶，需要進行有效的溝通與協調，為了企業的積極發展，必須對企業秘書工作溝通協調策略進行深入研究。