新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及措施分析

李萬霞

【摘 要】隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的不斷完善，人力資源管理在企業(yè)的地位日益凸顯。作為其中的重要組成部分，人事檔案管理工作變得尤為重要。因此，本文從人事檔案管理中存在的主要問題著手，就如何創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理，更好適應(yīng)企業(yè)管理要求、服務(wù)企業(yè)發(fā)展，提幾點建議和措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);人事檔案管理;問題;措施

新時期的社會企業(yè)發(fā)展中，對于企業(yè)人事檔案管理問題高度重視，人事檔案管理工作的高質(zhì)量開展，是推動企業(yè)發(fā)展、為企業(yè)勞動人員的合法權(quán)益提供保障的重要基礎(chǔ)。但是在新時期的企業(yè)發(fā)展運營中，部分企業(yè)人事檔案管理工作開展實踐中，仍然存在著很多現(xiàn)實問題，嚴重影響了企業(yè)人事檔案管理工作開展的效率和質(zhì)量，因此對于人事檔案管理問題的解決，已經(jīng)成為新時期企業(yè)人事管理工作開展的重要組成部分。

1企業(yè)人事檔案管理工作凸顯的主要問題

1.1部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理工作重視不足

在企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮的是榜樣帶頭作用，領(lǐng)導(dǎo)的思想在很大程度上也會影響員工，而目前我國的企業(yè)人事檔案管理首先面臨的問題就是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對這項工作的重視程度嚴重不足。現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中不斷改革制度和重新整合，產(chǎn)權(quán)方面也會相應(yīng)產(chǎn)生一些變動，不少企業(yè)管理人員由于缺乏對人力資源的了解和認識，將大部分的注意力都放在了產(chǎn)品的銷售和經(jīng)營上面，對于人事檔案管理這類基礎(chǔ)性的工作視而不見，也就使得檔案管理的價值在企業(yè)里長期得不到體現(xiàn)。誠然，相比起銷售環(huán)節(jié)，人事檔案管理工作的收效很慢，可能需要花費很長的時間才能取得一定的經(jīng)濟利益，但管理本身就是一項長期性的工作，同時從長遠來看，又關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的命脈，要求管理者能夠深謀遠慮，高瞻遠矚。

1.2企業(yè)人事檔案管理方法和手段落后

目前，有些企業(yè)越來越重視人事檔案管理信息化建設(shè)，配備了計算機作為數(shù)據(jù)庫，用來存儲和簡單檢索，但是，缺乏懂檔案掌握數(shù)字化處理技術(shù)的專業(yè)管理人員，檔案信息量不足，實用性差，致使人事檔案管理滯后于人力資源管理。況且，還有大部分企業(yè)人事檔案管理工作仍處于只注重于利用，進行簡單地收集、分類管理、利用等工作，采用手工操作為主，管理方法陳舊，效率低下，嚴重地阻礙了企業(yè)人事檔案管理水平的提高。

1.3監(jiān)管機制落實不足

企業(yè)人事檔案管理開展中需要嚴格的監(jiān)管機制落實來保證其工作開展的規(guī)范性和科學(xué)性，但是目前階段部分企業(yè)在人事檔案管理實踐中，監(jiān)管機制落實嚴重不足，甚至存在著監(jiān)管機制缺失的現(xiàn)實情況。這就造成了新時期部分企業(yè)人事檔案管理工作開展混亂，對于企業(yè)員工的人事檔案搜集不足，難以對企業(yè)員工進行深入了解，這就給企業(yè)人事管理工作的開展埋下了隱患，不利于企業(yè)發(fā)展。

2新時期企業(yè)人事檔案管理問題的解決措施

2.1增強企業(yè)人事檔案管理工作的意識

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認識企業(yè)人事檔案管理的重要性，意識到人事檔案的價值，才能在人、財、物上對人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項工作，從而調(diào)動檔案管理人員的積極性，發(fā)揮其潛能，以提高其責(zé)任意識，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作計劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領(lǐng)導(dǎo)才能對人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計劃、有步驟、有考核地進行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展。

2.2創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理的方法和手段

為了實現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息資源共享，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理的實用價值，不斷促進企業(yè)人才合理流動、合理配置及使用，以防用人失察、用人失當(dāng)、用人失誤等情況發(fā)生，改善企業(yè)人事管理部門工作繁瑣、效率低下、不能為領(lǐng)導(dǎo)及時提供所需要的人力資源管理信息的現(xiàn)狀，為科學(xué)選拔人才、建立良好的用人機制提供可行性的參考依據(jù)，創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理方法和手段。應(yīng)用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，安裝先進的軟硬件設(shè)備，通過數(shù)字化手段存儲信息，建立企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫及微機檢索系統(tǒng)，方便利用查詢，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而廣泛地在企業(yè)間實現(xiàn)人力資源共享，大大提高企業(yè)人事檔案的利用效率和服務(wù)水平。

2.3制定監(jiān)管流程，保障人事檔案管理的規(guī)范性

在新時期企業(yè)人事檔案管理工作開展中，嚴格的監(jiān)管機制落實也是提升其管理實效的必然流程，是保證企業(yè)人事檔案管理工作開展規(guī)范性的基礎(chǔ)所在。因此，新時期要保證人事檔案管理工作的規(guī)范化開展，企業(yè)就必須制定嚴格的人事檔案監(jiān)管機制，例如對人事檔案管理情況進行定期審查，并建立抽檢監(jiān)管機制，并對檔案搜集、整理、統(tǒng)計等提出統(tǒng)一、規(guī)范化的要求，作為人事檔案管理監(jiān)管的要點，以此保證新時期企業(yè)人事檔案管理工作開展的規(guī)范性和統(tǒng)一性，為企業(yè)人事檔案調(diào)用奠定基礎(chǔ)。

2.4對人事檔案進行動態(tài)管理

收集人事檔案信息的過程中要重視及時性和完整性，針對虛假信息要堅決剔除，整理要遵循認真嚴謹?shù)脑瓌t，調(diào)用人事檔案的時候要確保安全性，因為涉及個人隱私，所以這是人事檔案管理人員的責(zé)任，信息出現(xiàn)變動之后，其人事管理檔案應(yīng)該及時更新，要求檔案管理人員注意所有員工檔案材料的更新和補充，避免不必要的麻煩。對于有些工作出現(xiàn)調(diào)動的員工，需要在原始的電子文檔中做相應(yīng)的標(biāo)明。企業(yè)中的人事檔案其實就是一個人才庫，為了企業(yè)的健康長遠發(fā)展，要建立優(yōu)秀人才庫，將取得了專業(yè)技能證書或者相應(yīng)工作資質(zhì)的員工納入到優(yōu)秀人才庫中，這樣一來，企業(yè)在選拔和任用員工的時候能夠更加精準、高效和便捷，使得人事檔案的作用得到最大程度的發(fā)揮。

結(jié)語：

新時期企業(yè)人事檔案管理的重要性不斷提升，企業(yè)必須正視現(xiàn)有人事檔案管理中存在的問題，采用科學(xué)化的解決對策，全面提升企業(yè)人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展奠定高質(zhì)量的人事檔案管理基礎(chǔ)，推動企業(yè)的現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展。

參考文獻：

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