新時(shí)期提升人力資源檔案管理工作的策略

國合義

（山東省濟(jì)寧市嘉祥縣醫(yī)療保障局，山東 濟(jì)寧 272400）

在實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢這一目標(biāo)指引下，事業(yè)單位作為科技、文化、教育、衛(wèi)生等與民生息息相關(guān)領(lǐng)域的單位，要更好地為群眾服務(wù)，就要充分開發(fā)和管理人力資源，調(diào)動(dòng)工作人員的能力、技能、經(jīng)驗(yàn)和體力等多種因素，不斷提升事業(yè)單位自身的綜合實(shí)力。傳統(tǒng)事業(yè)單位內(nèi)部疏于對(duì)人力資源檔案的管理，難以發(fā)揮員工們的價(jià)值，而唯有從根源上發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，才能有效提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的價(jià)值分析

（一）關(guān)乎事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展

人力資源檔案管理水平較高，管理者可以精準(zhǔn)把握工作人員實(shí)際狀況，制定符合工作人員的發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)人力資源最大化的優(yōu)勢，提升事業(yè)單位的總體發(fā)展水平。檔案管理的有序化、規(guī)范化，可以在檔案查詢時(shí)快速了解工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，對(duì)工作人員進(jìn)行全面認(rèn)知和合理定位，快速匹配合適的崗位。事業(yè)單位的長期發(fā)展中不可避免有人員流動(dòng)，崗位調(diào)動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)工作人員的價(jià)值，就要提升檔案管理水平并實(shí)現(xiàn)檔案共享，保障內(nèi)部人力資源最優(yōu)配置，這關(guān)乎事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）關(guān)乎工作人員潛力的挖掘

在穩(wěn)定發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的高層人員為發(fā)展考慮，必然要挖掘工作人員的潛力，推動(dòng)工作人員更好地成長，職位調(diào)動(dòng)時(shí)充分考量工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)。人力資源檔案管理水平的提升，可以全方位、多角度的記錄工作人員狀況，在個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展中也扮演著不可磨滅的作用，而這對(duì)于工作人員本身也是行為的約束力，個(gè)人的表現(xiàn)都會(huì)實(shí)時(shí)記錄在檔，可以推動(dòng)內(nèi)部員工在規(guī)范操作的基礎(chǔ)上提升業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)為單位發(fā)展帶來更大的價(jià)值。

二、新時(shí)期人力資源檔案管理工作存在的問題

（一）信息化意識(shí)不足，重視程度較低

傳統(tǒng)事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作單純需要接受檔案、保存檔案，以單純的手工操作形式不僅效率低，檔案保存、查閱和整理過程中失誤率也比較高，難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，一方面不利于事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展，另一方面也難以適應(yīng)時(shí)代的趨勢。傳統(tǒng)人力資源檔案管理模式明顯難以發(fā)揮工作人員的價(jià)值，長久下去檔案管理工作者的惰性明顯，不愿意接受和學(xué)習(xí)信息化檔案管理方式。由于缺乏重視程度，工作人員難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)化處理，難以推動(dòng)檔案信息化管理。

（二）系統(tǒng)建設(shè)不完善，信息化水平低

當(dāng)下事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)在人力資源管理中實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，但由于缺乏統(tǒng)一且完善的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)也缺乏具體的規(guī)定，各個(gè)單位間檔案管理工作開展缺乏統(tǒng)一的工作依據(jù)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不足，網(wǎng)絡(luò)化水平不明顯，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源有效共享和有效傳輸，整體而言的檔案管理水平依然較低。除檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善外，當(dāng)下系統(tǒng)的安全性也是一大隱患，相對(duì)封閉的狀態(tài)下難以發(fā)揮信息化的特征與優(yōu)勢，不利于檔案管理水平的提升。

（三）檔案管理工作者數(shù)量有限，綜合素質(zhì)待提升

當(dāng)下人力資源檔案管理水平提升的一大關(guān)鍵是檔案管理者綜合素質(zhì)的提升，傳統(tǒng)檔案管理工作簡單且單一，操作起來難度不大，大多工作人員并非相關(guān)專業(yè)的工作者，而大多是缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)、直接上崗的工作者，在入職時(shí)缺乏系統(tǒng)的面試考核和技能培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和軟件應(yīng)用能力較差，不能匹及新時(shí)期人力資源檔案管理水平提升的需要，不利于事業(yè)單位的檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理。

三、新時(shí)期提升人力資源檔案管理工作的策略

（一）強(qiáng)化人力資源檔案管理的認(rèn)知，充分認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理的重要性

在單位不斷發(fā)展的過程中，為了有效提升人力資源檔案管理的水平，則應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理的重要性，將人力資源檔案管理納入相關(guān)單位的發(fā)展中，充分認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理的重要性，打造優(yōu)秀的人力資源檔案管理隊(duì)伍，組建優(yōu)秀的人力資源檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，深化對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)知，定期對(duì)單位的人力資源檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并根據(jù)實(shí)際情況采取科學(xué)的指導(dǎo)措施。這樣才能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)人力資源檔案管理中存在的問題，及時(shí)采取有效的策略來進(jìn)行解決。

（二）強(qiáng)化人力資源檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員綜合素質(zhì)

為了有效提升單位人力資源檔案管理的水平，需要強(qiáng)化人力資源檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，盡量選取一些作風(fēng)正派、為人正直和責(zé)任心較強(qiáng)的人員參與到人力資源檔案管理工作中。加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們能夠在不斷學(xué)習(xí)的過程中掌握先進(jìn)的人力資源檔案管理技術(shù)，深入了解人力資源檔案的作用，樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)自身的責(zé)任感，有效提升人力資源檔案管理水平。同時(shí)，作為單位人力資源檔案管理工作人員，應(yīng)該通過不斷學(xué)習(xí)來增強(qiáng)自身的綜合素養(yǎng)，為單位人力資源管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）做好人力資源檔案資料收集，確保人力資源檔案材料的完整性

人力資源檔案資料的收集是單位人力資源檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)，所以需要管理人員采取先進(jìn)的管理技術(shù)，及時(shí)收集人力資源檔案資料，并對(duì)人力資源檔案資料認(rèn)真進(jìn)行鑒別，真正做到取之有據(jù)，用之合理。對(duì)一些不符合要求的人力資源檔案材料，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行處理，切實(shí)保證人力資源檔案資料的完整性，強(qiáng)化人力資源檔案管理的實(shí)效性。完整、真實(shí)的檔案資料才能夠?yàn)閱挝坏娜肆Y源配置提供準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，以此推動(dòng)單位更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。

（四）強(qiáng)化人力資源檔案管理信息化建設(shè)，有效提升人力資源檔案管理的效率

隨著新經(jīng)濟(jì)常態(tài)的不斷發(fā)展，應(yīng)采取高效的措施來加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)，有效提升人力資源檔案管理的水平，更好地滿足單位人力資源制度深化改革的需求，促進(jìn)現(xiàn)代社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展。因此，作為單位人力資源管理部門，應(yīng)該及時(shí)將準(zhǔn)確的人力資源檔案信息輸入到信息系統(tǒng)中，有效提升單位人力資源檔案管理信息的時(shí)效性。通過充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助性作用，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的掃描儀設(shè)備，將人力資源檔案管理資料直接輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，并對(duì)人力資源檔案的文字資料、圖片、聲像等數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，讓人力資源檔案資料和數(shù)據(jù)格式并存，以便更加便利地查詢?nèi)肆Y源檔案信息，真正達(dá)到提升單位人力資源檔案管理效率的目的。

（五）完善人力資源檔案管理制度，高效開展人力資源檔案管理工作

在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，為了提升人力資源檔案管理的水平，需要制定完善的人力資源檔案管理制度。一是應(yīng)該確保人力資源檔案管理制度的科學(xué)性與合理性。二是保證人力資源檔案管理制度的簡潔性，以便能夠讓人力資源檔案管理制度的作用充分發(fā)揮出來。三是應(yīng)該保證人力資源檔案管理制度的雙向性。人力資源檔案管理制度不管是對(duì)職工，還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)該發(fā)揮良好的約束作用，以便能夠?qū)⑷肆Y源檔案管理工作的公平性充分凸顯出來。四是制度的嚴(yán)肅性。在單位人力資源檔案管理的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的制度進(jìn)行執(zhí)行，以便將人力資源檔案管理的權(quán)威性充分凸顯出來。為了有效提升人力資源檔案管理的實(shí)效性，還需要建立人力資源檔案管理的升級(jí)達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，并根據(jù)人力資源檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行定量考核，再采取分類指導(dǎo)的措施，促使人力資源檔案管理工作更加規(guī)范化，最大限度提升單位的人力資源檔案管理水平。

（六）加強(qiáng)思想重視，提升綜合素質(zhì)

長期以來對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作思想上的輕視，導(dǎo)致檔案管理沒有發(fā)揮價(jià)值，各部門間對(duì)檔案的利用不夠，不利于工作高效開展。基于此，提升全體員工的檔案思想意識(shí)，是加強(qiáng)對(duì)檔案這一有效資源的利用率，以合理、合法的方式獲得資源后，解決工作中的問題。

四、結(jié)語

總之，人力資源檔案管理工作對(duì)促進(jìn)職業(yè)發(fā)展、踐行單位服務(wù)職能具有非常重要的影響。因此，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，各單位人力資源檔案管理應(yīng)該緊跟信息時(shí)代的發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新人力資源檔案管理方法，有效提升人力資源檔案管理的實(shí)效性，為推動(dòng)單位更加穩(wěn)定健康發(fā)展提供可參考的資料。