國有企業檔案數字化建設的問題及解決措施

孟婷

（哈爾濱地鐵集團有限公司，黑龍江 哈爾濱 150080）

一、國有企業檔案數字化建設所出現的問題

對檔案數字化建設的開發中，出現了一些實質性需要解決的問題，相關問題列舉如下：

（一）對企業檔案數字化建設的重視程度不夠

在查閱檔案這一方面，實行檔案數字化后查閱時間上明顯縮短，在提高工作效率的有限時間里就可以查找到檔案的信息。換一種角度分析，企業文件可以密封保存，更好的使原件本身得到保護。但在一些國有企業中，檔案數字化并沒有得到很大的重視，依然比較落后，導致國有企業檔案管理不健全，管理人員不充足，使檔案堆集如山，檔案管理人員缺乏責任感，導致找一些相關資料很困難，對開展檔案數字化建設有很大影響。由此可見，檔案數字化建設方面的質量和發展進度與國有企業對數字化建設的重視程度有直接關系。

（二）軟硬件配備的不足影響國有企業檔案數字化工作的開展

信息時代的進一步發展，企業的檔案管理部門會根據需要來購置和檔案管理相匹配的設備（電腦、掃描儀等），每樣設備都是有使用年限的，由于企業的各方面原因不能及時的更換設備，現有設備與管理軟件需要的標準不匹配，使電腦軟件更新緩慢，會降低企業檔案管理部門的工作效率。掃描儀不及時更換會使掃描的圖像不清晰。沒有好的軟硬件設備的支持，就會影響對國有企業檔案數字化工作的進一步開展。

（三）檔案管理系統與 OA 辦公軟件不可兼容

市面上，OA 辦公軟件和檔案管理系統的種類越來越多，國有企業在檔案管理系統和OA 辦公軟化上根據需求自行選擇與購買，導致了檔案管理系統與OA 辦公軟件不能同時運轉的問題，使OA 辦公系統在錄入與查詢方面不能實現數據共享。例如；企業用的檔案管理系統和OA 辦公系統是兩個不同公司開發的系統，通過OA 辦公系統下載的文件，要一項項的輸入到檔案管理系統中，大幅度的降低了工作效率，耗時耗力，所以兩者之間是不可兼容的。

（四）檔案管理人員素質不同，經驗不夠

檔案管理人員的素質各不相同，專業的管理人員可以給企業在檔案管理方面帶來好的工作效率。隨著互聯網時代的發展，很多企業都實行了辦公自動化模式，這就需要對管理人員的素質和專業性有所要求，對電子產品運用熟練度也有要求，大部分企業為了節約成本，不會單獨去設立一個檔案管理的職位，通常是一人兼兩職的情況，使管理檔案的專業人員逐漸減少，工作經驗也不足，大大降低了對檔案管理數字化的開展。

（五）缺乏專業的技術指導

檔案部門的管理工作是對操作規范性和專業知識要求很高的一項工作，隨著科技的發展，對檔案信息化管理的工作也正處在探索和創新的階段。檔案管理人員對檔案掃描方面的問題掌握不全面，也是缺乏技術指導的一種表現。

（六）檔案數字化工作重復

隨著互聯網的普及，電子政務逐漸被國有企業所認同及使用，可以使信息的準確率和速度大大提升，通過在網上的收文發文，從而推進了無紙化辦公模式，提高文件的收發速度也降低了社會成本。但有一部分國有企業，還是通過文件下載后打印的方式來進行批閱以及存檔，會很大程度上出現數據重復或者錯誤的現象，造成浪費。

二、國有企業檔案數字化建設的解決措施

（一）增加資金的支持，保證軟硬件設施的配備充足

國有企業在制定各項經費計劃時需要將檔案數字化建設升級轉型的費用預留，從而保證在后續實際操作過程中保證各項費用及時到位。根據不同設備使用的年限及所需的維護時限做好記錄，以便在更換及升級設備時有遵循的依據。在與上級溝通硬件設備及軟件系統管理時，將可能出現的問題及已經出現的問題都整理出來，以便提前準備經費，保證檔案數字化建設順利完成。

（二）實現檔案管理系統與 OA 辦公系統的無縫對接

隨著社會的發展，互聯網的普及，實行辦公自動化是一種新的模式，辦公自動化在企業中的得到認可，電子檔案的數量逐漸增加，就需要建立統一的管理平臺，使檔案管理系統與OA 辦公系統完美結合，提高管理人員對檔案管理的工作效率，讓國有企業真正做到文檔一體化，實現無紙化辦公，這就需要檔案管理部門與軟件開發部門做好協助工作，另 OA 辦公系統和檔案管理系統達到管理部門的要求，使檔案管理系統與OA 辦公系統起到相輔相成的作用。

（三）加強團隊建設，提高管理人員的專業素養

檔案管理的工作性質比較復雜，隨之而來的工作量也會很大，就需要有一定的人員支持，專業的管理人員可以順利的開展檔案數字化建設，使管理團隊的整體素質得以提高。企業可以不定期的組織人員培訓，了解檔案管理的相關制度和管理技巧，管理團隊人員應不斷去學習新的知識從而豐富自己的工作經驗，利用所學到的專業技能對檔案信息進行整理和保存，加強了管理人員對檔案管理的工作效率，也對檔案數字化工作的開展發揮了應有的作用。

（四）完善檔案數字化工作制度

在企業檔案管理人員對檔案進行管理工作之前，要制定出一套完善的檔案數字化工作制度，明確工作流程并保證質量，規范使用檔案數字化設備，使檔案管理人員的工作性質向更好的方向發展。可以對檔案部門實行賞罰分明的制度，一定程度的物質或者精神上的支持可以激發管理部門人員的積極性和主動性，從而提高檔案管理人員的工作效率。