關于事業單位檔案管理工作的研究

鄒麗莎

（自貢市重大項目推進服務中心，四川 自貢 643000）

一、事業單位檔案管理現狀問題

（一）檔案管理人員缺乏專業經驗

就是集中于檔案管理的工作人員，對于檔案管理的工作職責不熟悉，造成了檔案管理混亂的現象。根據調查。很多的事業單位對于檔案管理工作過于輕視，導致在信息收集和整理的時候非常凌亂，招聘的檔案管理人員一般沒有工作經驗，也沒有對崗位的工作有系統的培訓經驗。對于事業單位的檔案管理工作而言，不是僅僅的書籍文件的整理排放，在檔案整理過程中，也同樣需要建立包括保管，編制，歸檔，借檔等具體流程。在管理人員上崗之前，需要在檔案室對以上工作的職責內容完全熟悉。另外，現如今，很多的事業單位已經開始形成電子的檔案信息管理模式，因此，在檔案管理人員選擇時，也需要多吸收新鮮血液，以年輕人為領頭的檔案管理團隊的意識形成需要被更多人發現和重視。另外，因為崗位的管理壓力不大，部分檔案管理人員工作不認真，相關活動內容以病假，事假等理由推脫，也給事業單位的工作推進造成了一定的壓力。

（二）檔案管理方式老舊

檔案管理方式老舊，導致檔案管理的效率和質量低下。以傳統的檔案管理線下模式為主，以人力為主進行檔案信息的篩查和選擇，在時間上，會大大加長工作時間，在質量上，人工檢查，整理文字，圖表等信息很容易存在紕漏和問題。而且檔案管理人員年齡和資歷比較大，他們對于檔案管理的新鮮途徑會存在一定排斥，對于事業單位而言，短期內無法快速排查檔案管理人工問題。此外，檔案庫形式需要一定的空間進行放置檔案，隨著事業單位的發展，所需放置空間也逐漸增加，因此，老舊管理模式和途徑給事業單位造成了滯留現狀的壓力。

（三）檔案管理工作缺乏信息化

對于事業單位的市場化發展而言，隨著市場動向的不斷發展，事業單位的發展目標和相關策略也會隨之改變，相關的檔案數據信息也會變化，但從事業單位的發展現狀來看，很多的檔案信息尚未更新，檔案信息庫過于陳舊，相關的市場發展動態在檔案信息庫中沒有體現。很多的事業單位并不重視檔案信息庫更新，導致在很多關鍵節點沒有相關的對應檔案信息進行對照，包括檔案的借檔和歸檔信息都要在檔案信息庫中體現，信息更新止步不前對于事業單位的發展有一定的阻礙作用。

二、提高事業單位檔案管理工作策略

（一）建立檔案數字化管理系統

建立事業單位數字化檔案管理體系，可以實現管理效率的全面提升。在現階段，檔案管理是否可以滿足高效、便捷信息服務的要求，成為產出效益衡量的重要指標之一。在具體的操作中，應該注重提升檔案管理效率，能夠迎合社會的發展，匹配人民群眾的需求，從而實現管理系統的優化調節，迎合數字化建設需求。雖然檔案管理必須要有收集、記錄與檔案資源加工，但是利用數字化檔案建設的有效運行，不僅可以滿足檔案管理工作效率的提升，同時也能夠實現檔案價值的挖掘，最終將檔案的社會效益完全發揮出來。數字化檔案管理系統對于檔案價值的發揮產生了重要的推動作用，管理系統主要是通過合理的分類處理，要求其條理明晰，具有一定的指向性和針對性，同時，在輸入輸出上也需要實現信息的對稱處理，讓彼此相互銜接起來。對于檔案數字化管理系統的完善，還需要對號其屬性針對性設置。對于一般檔案資料，主要是利用數字化管理系統來滿足共享。

（二）完善檔案管理安全保密制度

針對事業單位檔案管理，無論是組織文件，還是個人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能會對檔案所有者帶來一定的影響與危害。所以，在具體的管理環節之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的檔案，其對應的檔案保密的等級是存在一定差異的，同時，在實際的使用之中，還應該配套其管理權限，這樣才能夠保障信息的安全性不受任何的影響。第二，檔案管理人員應該具有保密意識和安全意識，能夠在需求的時候，打開需要的具體信息。第三，完善檔案和系統的加密處理，同時做好定期的檢查和維護，這樣才可以將隱患及時消除掉，確保檔案信息本身的安全性。

（三）增強人才培養力度

無論是哪一個領域，或者某一項工作，人才都是重要的資源，同樣，檔案數字化建設也需要人才的支撐，并且還需要一定數量和質量的人才作為基礎。身為檔案管理人員，不僅需要詳細了解本職工作，同時還需要具有較高的計算機技術水平，能夠靈活使用計算機來開展對應的業務活動。作為事業單位，需要加大對于人才的培育力度，向相關工作人員傳授檔案數字化建設以及管理先進知識和技術，能夠出色完成崗位工作，以此來推動檔案信息化管理的有效實施。同時，事業單位還應該注重檔案管理人員職業道德方面的教育，努力提升其道德水平，持續增強奉獻精神，這樣才可以讓工作人員憑借積極的心態、飽滿的熱情，投入到實踐工作中去，以此來迎接各項挑戰，能夠心甘情愿、踏踏實實做好檔案的歸檔、利用、保管等相應的工作，為事業單位的可持續發展貢獻自己的力量。

三、總結

檔案工作關系到單位每個人的切身利益，是反映單位員工和單位沿革的歷史資料。當前我國許多事業單位在檔案管理工作中還存在著很多不足，檔案管理工作人員缺乏專業知識，檔案管理信息化水平不高，導致工作水平也比較低。這就要求事業單位必須對檔案管理工作進行優化，使檔案管理工作能夠與當前的經濟社會發展形勢相適應，加強先進技術在檔案管理工作中的有效應用。