檔案精細化管理模式構建思路

姜紅

(撫順市公證處，遼寧 撫順 113000)

隨著我國經濟的快速發展，不管是在企業還是教育行業中都有著大量的檔案需要管理，因此，如何做好其管理工作已經成為相關工作人員需要重點考慮的問題之一。檔案管理這項工作總體來說并不簡單，工作量大而且比較繁瑣，因此，相關企業如果想要提高工作效率及質量，就需要在一定程度上做好檔案精細化管理工作。目前，根據國家對檔案管理工作的相關規定及要求，企業工作人員應不斷加強檔案管理方面的學習，結合企業的實際情況制定出一套專業的管理方案，然后進行嘗試，以期為企業的長遠發展提供支持。

一、檔案精細化管理模式構建意義

（一）企業服務效能能夠實現最大化

檔案的精細化管理工作對于個各行各業的發展都具有重要意義，而且在一定程度上也起到一定的促進作用。但是相關企業如果想把檔案的精細化管理切實落實到實處，這就需要利用企業的文化作為引導，同時在管理過程中也要保證企業內部思想預期價值觀要實現統一。企業在加強文化建設的同時更應該注重人才隊伍的培養，要積極制定人才政策，吸引更多的人才投入到企業之中，創建出更好的工作氛圍，同時員工在工作過程中也要及時發現自己的不足，明確檔案管理工作的使命，不斷通過相關學習與鍛煉，提高自身的綜合素質，最終增強企業自身的實力。

（二）促進企業的可持續發展

企業在工作中開展各項活動時關注最多的應該就是效益問題，可以說效益是企業可以持續發展的核心。在目前這種市場競爭力非常強的現狀下，企業如果想要獲得機會實現長遠的發展，首先應該做好企業的內部管理工作，然后循序漸進，強化發展模式，最終提升檔案精細化管理的工作效率。企業在建立過程中會保存大量的文件以及員工檔案等重要資料，這就需要檔案管理人員做好相關工作，能夠從檔案獲取重要的信息，從而能夠服務于企業，最終實現企業的可持續發展。

二、企業檔案精細化管理模式構建對策

（一）管理理念的精細化

理念對于任何一個企業的發展來說都是非常重要的，是一個最基礎的保障。因此，企業在實行檔案精細化管理過程中，經營精細化這一理念應放在工作的首位，這樣才能保證檔案管理這一工作的質量及效率。目前，我國的檔案管理工作大都朝著網絡化以及精細化方向發展，這可以說是對之前檔案化管理的延伸，企業在建立自身的檔案化管理工作中應總結過去的工作經驗，找出問題并積極創新改正，只有將檔案精細化管理工作切實做到位，才能夠使得企業獲得有效的信息，最終實現檔案的充分化利用。因此，企業相關工作人員在管理過程中應加強檔案管理這一意識，最終發揮出檔案的最大價值。

（二）重點做好崗位設計以及流程設計工作

企業的檔案管理工作非常繁雜，整個過程包括多個重要的工作環節，其中每個環節又涉及到多個步驟。因此，相關檔案管理人員在工作中一定要仔細認真，重復核對直至找不出問題為止。在檢查過程中還應該對檔案的數量以及種類進行仔細分類，避免在工作中發生錯誤。在整理好檔案之后還應對其安全進行管理，必要時還需提供查詢服務。因此，對于整個檔案管理工作來說其崗位設計和流程設計都是非常關鍵的。崗位設計就是要規范崗位員工責任，切實落實好其工作職責以及權力。流程設計就是要規范每一個崗位工作人員的職責，管理好多個崗位之間的工作。除此之外，還可以配合評估考核體系，增強工作人員的積極性以及責任感。

（三）檔案信息資源精細化

隨著社會的快速發展，企業的檔案管理工作要求越來越高，但是其工作難度以及程序也越來越復雜。因此，要想實現企業檔案的精細化管理，就需要找出企業自身管理所存在的問題，盡最大化進行改善。除此之外，還需要建立信息一體化的管理，盡最大程度實現各部門之間的融合，這樣不僅能夠實現信息共享，使得資源充分利用，而且可以提升企業檔案的利用效率，在一定程度上減少了資源的浪費，使得企業檔案信息的利用更加充分及科學。

（四）精細涉密檔案管理制度

企業管理制度對于企業的健康發展尤其重要，相關工作人員應嚴格執行，履行其責任與義務，在操作過程以及監督措施等方面充分完善，可以使用高科技技術對檔案的涉密管理進行控制[5]。除此之外，企業也可以根據《保密法》、《檔案法》中的條例制定出企業檔案的保密規定，使得保密工作有章可循，同時也可以使用這些制度對檔案管理工作人員形成一定的約束力，使得在收集、管理以及使用等過程中認真執行，減少工作失誤率。除此之外，企業負責人還應加強檔案管理工作人員的工作意識，加強警示教育，并同時提升其防策反意識，這些可以通過觀看宣傳教育片、專業講座等方式進行教育。總之，工作人員應提高工作意識，做好檔案精細化管理工作。

三、結語

總之，檔案管理可以說是未來企業非常重視的工作內容，同時也是其面臨的重大難題之一。因此，在企業檔案管理工作中如何做到精細化管理，提升其管理質量，需要企業各部門以及工作人員的共同努力，盡最大可能實現企業的可持續發展。