高職院校學生檔案規范化管理探究

鄧淇尹

（成都農業科技職業學院,四川 成都 611130）

一、高職院校學生檔案的內涵

高職院校學生檔案是指學生在學校就讀期間，參與學校管理工作中形成的一系列反映和記錄本人學習表現、工作表現、思想表現、素質水平、德才能績的歸檔性材料，是以學籍檔案、文書檔案、獎懲原始材料等已備查考的形式進行記錄。學生檔案主要由終身檔案和臨時檔案構成。終身檔案是指學生在入學前、入學時、入學后由相關部門提交的對學生終身有效的檔案，臨時檔案是指學生在校學習期間在工作和生活中各種表現所形成的歷史記錄[1]。終身檔案由高職院校相關職能部門負責保管，臨時檔案收集由學生所在院系負責保管。在學生即將畢業之際，臨時檔案將會移交并與終身檔案一并封裝保存。

二、高職院校學生檔案管理存在的主要問題

從學生檔案內容可以看出，學生檔案規范化管理是一項十分繁瑣的工作，它牽扯到多個部門，責任分散，保管方式單一，管理水平有限。不僅如此，筆者通過調研自身所在學校及周邊高職院校發現，存在以下普遍存在的問題。

（一）管理部門責任分散

大多高職院校學生檔案都是分類別分部門進行管理，學籍材料在教務處管理，素質學分及社會服務在學生處管理，高中檔案材料在招就處管理，黨團組織材料和臨時性檔案由院系管理。由于檔案歸檔標準不統一，管理不集中，檔案常常出現不規范的現象。學生畢業后發現人事管理中經常有檔案內容記錄不完整，未蓋主管部分鮮章或簽署意見等情況發生。

（二）缺乏專業的管理人員和專業素養

在高職院校學生檔案管理的日常工作中，管理人員多是兼職擔任，并沒有科班出身的檔案管理人員，因此缺乏專業知識和素養，責任心不夠[2]。同時，高職院校對檔案管理人員不夠重視，缺少定期對檔案管理知識的培訓，往往是學生畢業后找到學校，管理部門和管理人員才意識到問題嚴重性。就高職院校整體發展而言，學生檔案管理亟待進行專業化建設。

（三）信息化規范化建設嚴重滯后

大部分高職院校學生檔案信息化規范化進程嚴重滯后，已經跟不上人事檔案信息化管理的大環境大趨勢。很多管理檔案的職能部門依然是傳統人工管理，出錯概率較高，導致學生查詢檔案時四處咨詢，相互推諉，給查詢工作帶來極大不便[3]。因此，對學生檔案建立信息化規范化管理，可提升檔案的歸檔效率和檔案管理的水平。

（四）檔案意識不強

高職院校學生對檔案意識極其薄弱，多數學生意識不到檔案對自身未來的重要性，往往是工作后急需才發現人事檔案缺少相關材料，不利于學生職業發展，這也反映出了學校檔案管理存在不同層面的問題。

三、優化高職院校學生檔案規范化管理的對策

（一）健全學生檔案分級管理工作機制

學生檔案管理離不開高職院校頂層設計，建立健全學校學生檔案管理工作制度尤為重要。為能高效專業做好學生檔案規范化管理，應成立學生綜合檔案室，實行集中統一管理。學生檔案實行分級管理機制，明確在檔案收集、保管、查找、借閱、保密等方面的規章制度，并制定崗位職責[5]。將檔案內容標準化、一致化、具體化。明確各個級別的主要工作內容，形成流程化高效化管理模式。

（二）配備具有專業素養的檔案人員

針對有學生教學任務的院系配備專職學生檔案管理員，涉及學生臨時性檔案、終身檔案的內容，應及時與學生綜合檔案室交接材料，并做好登記歸檔。定期開展檔案管理業務培訓，建設一支素質高業務強的檔案管理隊伍。

（三） 引進數字化檔案管理技術

傳統的人工檔案管理模式已無法適應高職院校的學生檔案管理，因此引進數字化信息化的檔案管理技術，對檔案材料進行數字化處理，健全學生檔案管理信息查詢系統，提高學生檔案管理的工作效率。同時應對檔案進行加密保護，按照檔案規范化管理的重要程度進行劃分，確保檔案的安全性。

（四） 增強大學生檔案意識

由于高職院校學生檔案管理知識欠缺，導致他們檔案意識淡薄，很多學生畢業后不知道到哪里去查詢檔案，給學生就業升造、辦理相關社保、轉正定級、各種政審、職稱評定、公務員招考、入黨、辦理退休等方面帶來不少麻煩。沒有檔案，個人的很多權益都無法得到保障。因此，高職院校要增強對學生檔案知識和檔案意識的培養，將檔案知識貫穿在大學就業指導課程全過程中，強調檔案的重要性，使學生自覺強化檔案意識。

四、結語

在學生檔案規范化管理中，學生對自身檔案要提高認識，高職院校要進一步優化學生檔案管理水平，以數字化信息化檔案建設為著力點，建立健全檔案管理規范化工作機制，加強職能部門的協調性，提升檔案資源互動性，為學生提供優質服務，在新形勢下更好促進高職院校各項事業的發展。