新時期探求高校干部人事檔案的管理提升之路

周蕾

(青島科技大學人事處，山東 青島 266061)

科技日新月異，教育事業蓬勃發展，人才管理對于人才聚集地的高校而言顯得尤為重要。而高校的干部人事檔案，體現著教師的人生歷程，是學校科學管理人才的關鍵依據，尤其是在從“德能勤績”全方位深度考察、提拔、任用干部時，起到至關重要的作用。新時期高校的發展伴隨著改革創新，如何提升高校干部人事檔案的管理水平，為學校人力資源優化配置提供助力，具有重要的探究價值。

一、高校干部人事檔案的價值體現

高校的干部人事檔案，內容記載著教師的基本信息、學歷背景、政治思想、成績榮譽、工作歷程，乃至薪資待遇等，如同教師人生的縮影，對于學校組織人事部門的人才選拔任用，其價值不可替代。其中有關學歷專業背景和科研工作經歷等，能在一定層面上反映教師的優勢。只有以人事檔案為依據，更全面深入地考察干部，才能充分做到“人崗匹配”，實現人力資源價值最大化。

此外，人事檔案絕大部分材料屬于保密原始文件，具有時代痕跡且不可復制，甚至能夠作為歷史憑證而體現法律效用，因此從某種程度上說，干部人事檔案還能起到維護教師權益的作用。尤其是在教師參與職稱評審、晉升調資、退休等時刻，人事檔案能夠提供有力佐證，確保人力資源管理相對公平公正。

二、新時期高校干部人事檔案管理水平提升的時代意義

十八大以來，干部人事檔案管理工作被提升到前所未有的高度。2018年11月，最新發布了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱“條例”）的第10版，為新時期全國各級各類干部人事檔案工作提供了更為詳盡的基本遵循。

經此次《條例》修訂，檔案管理的內容隨時代和形勢變化有所調整，其內容能更好地反映干部“德能勤績”全方位情況。特別是強調干部人事檔案專項審核，突出了全面從嚴治黨的要求。傳統人事檔案以紙質檔案為主，新時期還要求加強檔案的信息化，逐步實現紙質和電子檔案同步管理，對保密和安全性提出了更高要求，同時也促進了檔案利用的效能提升。

對高校而言，由于科研成果不斷推陳出新，教師干部的檔案材料隨之更新，而人事檔案又具有其保密性，因而干部人事檔案管理工作顯得更為紛繁復雜。新時期，高校要積極貫徹《條例》精神，從日常管理、服務利用、監督檢查等各方面從嚴規范人事檔案管理，積極推動制度化、科學化、規范化、信息化進程，使人事檔案管理為學校人才優化配置提供強大助力，從而促進學校的創新發展，就必須積極探求全面提升干部人事檔案管理水平的有效途徑。

三、高校干部人事檔案管理的現狀與問題

（一）領導重視度缺乏

高校聚集了大量志在科研或教學的高精尖人才，他們往往頗受校領導關注。而人事檔案管理，相對則顯得技術性較低，領導普遍不夠重視，相應的在人力、物力和財力方面也就不能給予有力支撐，嚴重影響了人事檔案管理能力，導致在有緊急檔案利用服務時顯得效率低下。此外，由于檔案工作內容相對枯燥，導致人員穩定性差，但人事檔案又具有高度保密性，人員的頻繁流動會為人事檔案的管理帶來安全隱患。

（二）管理制度流程不完善，嚴謹性不足

很多高校干部人事檔案管理制度流程還不完善，特別是在檔案收集、整理、利用、保密等方面，只在大原則上與組織要求保持一致，而在執行細節時常常存在落實不到位、把關不嚴格等問題，制度流程形同虛設，很不利于實現干部人事檔案管理的評價功能，久而久之更容易引發管理矛盾。

（三）信息化水平低，利用效率低下

高校普遍的人事檔案管理，仍多以傳統紙質模式為主。很多高校還沒有專業的人事檔案管理系統，只在人事系統里簡單錄入了教師基本信息，很多重要數據仍然僅保存在紙質檔案中。在查閱所需信息時，還得一次次翻閱原始紙質檔案，不僅費時費力效率不高，而且頻繁翻閱還極易導致檔案損壞。

（四）檔案管理人才隊伍薄弱

由于領導對人事檔案管理工作不夠重視，對檔案管理人員沒有科學的“選用育留”機制，導致檔案管理人員不能形成一支強有力的專業隊伍。有些人員甚至并不是專職從事檔案管理，還兼有其它工作，責任心和服務意識欠缺，加之對人事檔案的專業知識了解不深，碰到問題無法及時解決。沒有定期培訓和專業素養提升，也難以適應干部人事檔案管理的新時代要求。

四、提升高校干部人事檔案管理水平的可行性策略

（一）提升學校的重視度，轉變人事檔案管理理念

首先，加強學校對干部人事檔案價值的認識，重視人事檔案管理工作，提供“人財物”方面的有力支持。尤其是在新時代檔案管理工作創新發展的要求下，引入專業的人事檔案管理系統，是有其必要性的；同時選拔具有專業素養和高度責任心的人員，專職從事人事檔案工作，并不斷提升其工作技能和專業知識儲備。檔案管理人員自身也需做到與時俱進，強化責任心和服務意識，真正明白人事檔案管理工作的價值所在，為學校人才優化配置提供最大助力。

（二）完善制度建設，規范工作流程，實現科學高效管理

新時期，高校干部人事檔案管理依據《條例》要求，對政策性、專業性和操作性的把控也更為嚴格細化。尤其是人事檔案專項審核工作開展以來，對干部檔案的鑒定和審核，在嚴謹細致方面提出了更高要求。因此，必須進一步完善人事檔案管理的制度和流程，從收集、鑒別的初始階段，到整理、排序的細節之處，乃至最終歸檔入庫，都制定更加科學嚴謹的制度，確保入庫檔案的真實、完整。在檔案的查借閱利用服務方面，也必須嚴格規范操作流程，重視保密性及責任監管，確保落實到位，不留安全隱患。

（三）加強干部人事檔案管理信息化建設

新時期干部人事檔案管理工作不能僅停留在紙質模式上，要跟上信息時代的步伐，逐步建立專業的干部人事檔案管理系統，使檔案利用服務更加科學高效，從而為學校人才管理和教職工提供便利。學校領導首先要認識到人事檔案管理信息化是大勢所趨，為人事檔案管理部門配套相應的專業管理系統，并有專人進行技術維護，確保資料保密安全。檔案管理人員則要對干部檔案信息提前做好梳理，逐步將教職工個人的信息數據錄入系統，并且做好動態管理，定期更新，實現信息整合共享，從而大大提高辦事效率，提升檔案管理工作的效能。

（四）加強人才隊伍建設，從“選用育留”上下功夫

高校干部人事檔案管理工作如何做實做好，歸根到底還得從“人”的角度實現突破。只有建立一支強有力的人才隊伍，才能從根本上提升人事檔案的整體管理水平。從“選用育留”四方面考慮：

1.人事檔案高度的保密性和原則性要求工作人員政治素養高、專業素質好，責任心和服務意識強，這是首要條件，因此在選人時就要嚴格把好第一關。

2.工作中領導要對工作質量提出高要求，檔案工作的嚴謹細致不容忽視，檔案材料的甄別、收集、整理、歸檔各個環節都要認真做好，避免差錯。校驗和復查工作也必須重視，發現不合要求的要及時處理不能拖延。

3.制定相應的培訓計劃，定期按目標提升人員的政治和業務素養，從干部人事檔案的政策理論到信息技術等工作技能，有計劃分層次地不斷完善人員的全面素質，為檔案管理工作提供有力保障。

4.為檔案管理人員提供一定的職稱或待遇晉升空間，使之有工作內驅力，同時加強人文關懷，從而提升檔案管理人員的凝聚力和向心力，確保團隊的穩定性。

五、結語

新時代背景下，高校的改革創新與持續發展，離不開高校各類精英人才的群策群力，而要想做好高校人力資源的優化配置，使各專業各領域人才的優勢得到充分發揮，更加離不開干部人事檔案這一重中之重的參考依據。全面提升干部人事檔案的管理水平，是關系到學校創新發展的重大戰略任務，任重而道遠，這需要全校各級部門，從上到下團結一致，目標明確，穩扎穩打，落實好人事檔案管理的各環節工作，為學校未來長遠發展提供有力支持。