社會保險檔案管理的重要性及對策初探

（吉林省集安市人力資源和社會保障局，吉林 集安 134200）

在推進和諧社會建設和社會保險事業加快發展的新形勢下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項工作的有效推進，不能發揮社會保險檔案及其管理部門的服務作用，不利于社會保險事業的發展和人民群眾基本權益的保障，應深入研究，推進工作創新，盡快解決問題。

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案是參加社保的人員在政府數據中心的基礎的檔案，是一個參保人切身的參保的重要的依據。在復雜人口眾多的基礎上，社保檔案的管理關乎著成千上萬參保人的利益，不能摻雜絲毫的失誤，失誤直接會導致參保人的合法權益出現問題，嚴重甚至將會導致社會的動蕩。在以上的情況中，社保檔案管理是有助于社會和諧穩定的重要基礎，是長期發展的必要目標。

二、社保檔案管理中存在的問題

（一）缺乏專業的人才，管理者能力不足

在我國相關機構未能設立社保檔案管理者的職位，相關社會保障資料的工作者職能界定不明確，工作內容較為模糊，相互交叉的反復性工作情況突出，加上沒有熟練的管理能力，對于互聯網的功能運用相對低下。使得社保檔案管理人員水平愈加低下，不能滿足于社會的需求。培養相關機構不能足夠重視社保檔案管理者，缺乏相關知識、培養內容較為傳統、專業性，差導致機構的管理人員儲備性低，從根本上不能滿足社會不斷發展的需要。

（二）缺乏信息的與時俱進性

與時俱進是緊密貼合時代的必要，當下是一個數字化信息的時代，如果不能及時的跟實際情況相符合，代表著對事物的認知性缺乏了先機。雖然我國已經加入社會保險改革很多年，但是對于社會保險檔案的相關信息發掘低下，不能合理的利用信息資源，所以較多的有價值的信息不能利用。

（三）缺乏準確的管理職責

我國是一個人眾多的國家，采用的是多個部門參與管理的方式，才能使社會保障的覆蓋于全國。因為地區眾多，不同地區的保險機構管理手段的不同，導致各個地區沒有準確的管理職責，工作效率低下。參保人員不能及時的獲得社會保險帶來的相關福利，社保系統的缺漏明顯，極大的阻礙社會保障的發展。

三、社會保險檔案管理改進的策略及建議

（一）大力宣傳社保檔案作用

要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關法律法規進的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據在刑事訴訟中發揮作用，為人民提供相關的保障。

（二）推進社保檔案管理信息化

之前傳統檔案管理基本由紙質進行記錄，因此常會出現檔案受到外力破損、丟失，且參保人的信息安全得不到有利的保障。針對當前檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質檔案兩種管理方式的問題，結合社會信息化的發展，應進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；所以建立電子檔案是必然的發展進程，相關機構利用電子掃描技術把紙質檔案進化為電子檔案，切實準確保護參保人的合法權益。利用電子信息檔案不僅能極大的提高辦公效率，更能為百姓實現優質的服務，政府和管理人員工作職能的革新，減輕了繁雜的工作手續，同樣優化了職能部門人員機構，與社會發展的信息化有機的結合在一起。

（三）完善社保檔案管理制度

對于目前存在的社保檔案管理問題提出制定針對性的管理制度，使優化和整合檔案資源，用網絡技術、數據技術管理檔案，為民生服務等都有章可循。應加強對社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。時刻督促自己學習生育保險、社會福利、社會救濟等等各方面的知識，讓社保服務向著法律化的方向邁進，進一步加強社會保險的在當前社會中的權威性。

（四）強化管理力度，培育專業人員

由于社會保險所涉及的種類很多，流程復雜，相應加大了社會保險檔案的管理難度和工作量，要求社會保險管理人員具備較高的業務素養和工作能力，提高工作效率。應加強對社保檔案管理人員業務素質的培養，尤其是加強社會保險檔案管理相關法律法規及業務規范的培訓。相關的培訓機構需制定規則規范，以自身改革為主，全面充實自身發展。建立健全對于社保檔案管理人員的評測系統，不斷鞭策相關人員學習的方向跟進程。在培訓過程中，要不斷的利用新概念，新理論的要點進行學習灌溉，與信息化發展的社會相結合。在培育的同時，也要發掘對社會保險管理方面有潛能的現代化建設的人才，提高社會保障整體機構的水平，才能更好的為社會參保人員服務。

（五）合理運用網絡集存、傳輸

文檔資源的建立是為了更好的利用，而互聯網正是一個資源保存、傳輸的平臺。相關機構應發掘互聯網的潛能，把檔案管理逐步過渡到電子信息庫中，結合自身的特點進行整合、集中，并深入到信息數據庫的開拓中來。保證了參保人員信息的真實性、可靠性，便于政府及其有關部門對于就業民生等問題進行探究分析，通過對于這些信息的合理運用，能間接的解決國家問題。

結語：社保檔案是對參保人的信息進行集存的再利用的地方，與參保人員的利益息息相關，在社會保障體系中是不可取代的部分。檔案管理中應加大投入工作力度，確保社保檔案的嚴謹真實性。合理規范的制定相關法律法規，維護參保人的基本權益，維護國家的利益，最終促進社會保險在國家發展中有序進行，推動社會整體的和諧穩定發展。