事業(yè)單位電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控辦法

（牡丹江市就業(yè)局勞務(wù)市場(chǎng)管理辦公室，黑龍江 牡丹江 157000）

一、事業(yè)單位電子檔案風(fēng)險(xiǎn)控制的理念

（一）預(yù)防為主

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控的預(yù)防意識(shí)，注重以有效的方法預(yù)防潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，能夠把檔案管理的各種風(fēng)險(xiǎn)隱患消除在萌芽狀態(tài)，及時(shí)的處理各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，基于提前控制理念降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)處置的成本，有效減少重大隱患發(fā)生的機(jī)率，從而維持檔案信息在可靠的環(huán)境下穩(wěn)定的運(yùn)行。

（二）強(qiáng)化備份

備份是事業(yè)單位有效應(yīng)對(duì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的重要處置措施。加大重要文件的備份力度可以保證檔案的安全，提高技術(shù)處置的有效性與科學(xué)性，盡可能的避免大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息傳遞中無可挽回的損失。應(yīng)當(dāng)在檔案數(shù)據(jù)上傳到共享系統(tǒng)前進(jìn)行檔案?jìng)浞荩龅綑n案信息的獨(dú)立備份，在備份時(shí)要進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)處理，避免大數(shù)據(jù)整體備份，應(yīng)當(dāng)采用多種途徑進(jìn)行有效備份。只有保證所有檔案數(shù)據(jù)信息有據(jù)可查，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)全面系統(tǒng)，才能有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)端的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（三）優(yōu)化體系

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理工作體系，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，形成全員參與的電子檔案風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必要起到監(jiān)督、指導(dǎo)與評(píng)估的作用，專業(yè)技術(shù)力量必須及時(shí)梳理檔案管理工作中的問題。還要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理步驟，明確具體的管理方式，提高檔案管理有效性。著力加強(qiáng)具體人員的控制，在良好的培訓(xùn)機(jī)制下促進(jìn)檔案管理人員與使用人員各司其職。

二、事業(yè)單位電子檔案管理防控風(fēng)險(xiǎn)措施

（一）完善檔案管理規(guī)程

首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全員檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控的教育工作，促進(jìn)檔案管理與使用人員了解基本的檔案上傳、維護(hù)、核查與使用數(shù)據(jù)信息的規(guī)則。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的身份信息驗(yàn)證，劃分檔案管理工作與使用檔案信息的權(quán)限要求。第三，防止閑雜人員進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用者的操作進(jìn)行動(dòng)態(tài)性的實(shí)時(shí)監(jiān)控。第四，工作人員應(yīng)當(dāng)在使用電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)對(duì)檔案資源進(jìn)行必要的核對(duì)與校正，從而保證檔案上傳的安全性，做到在安全的環(huán)境下使用檔案管理系統(tǒng)，消除檔案管理系統(tǒng)的隱患。

（二）防止檔案管理風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大

事業(yè)單位為了解決檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)因素，還要將各種風(fēng)險(xiǎn)因素消除在萌芽狀態(tài)，有效的防止檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)一步擴(kuò)大。重點(diǎn)明確檔案管理信息的前提，及時(shí)的應(yīng)對(duì)一些可能存在的異常現(xiàn)象，及時(shí)組織檔案管理專業(yè)技術(shù)力量對(duì)檔案管理工作中暴露的小問題予以有效集中解決。加強(qiáng)檔案管理工作的維護(hù)，明確檔案管理的重點(diǎn)，避免檔案管理工作問題的逐步擴(kuò)大。構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，提高檔案管理安全中心人員的責(zé)任意識(shí)，做到有效控制敏感風(fēng)險(xiǎn)因素，進(jìn)一步將檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)，從而達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。進(jìn)一步根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求更新檔案管理工作系統(tǒng)，保證檔案的可靠性，對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳播的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密處理。

（三）消除檔案管理不利因素

首先，避免檔案管理的不利因素，有效控制檔案管理受威脅時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。盡可能的把檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制在最低位，首先，修訂檔案管理工作制度，運(yùn)用制度化的方法解決檔案管理中暴露出的問題，基于良好的制度有效規(guī)避違規(guī)操作還來的風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到降低檔案管理成本的目標(biāo)。其次，提高技術(shù)防控能力，依靠有效的信息數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)、防火墻技術(shù)、智能管理與傳輸技術(shù)等達(dá)到有效應(yīng)對(duì)檔案使用風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

（四）提高風(fēng)險(xiǎn)分散轉(zhuǎn)移能力

事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)具有風(fēng)險(xiǎn)分散與轉(zhuǎn)移意識(shí)，能夠根據(jù)檔案管理體系的責(zé)任分工有效的化解潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的分散轉(zhuǎn)移是當(dāng)前有效應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)因素的重要管理理念。它具體指的是圍繞著檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系，發(fā)揮各部門、各要素和各層級(jí)在防控風(fēng)險(xiǎn)方面的重要作用。例如，可以更改電子檔案管理系統(tǒng)的配置模式，基于檔案運(yùn)轉(zhuǎn)具體環(huán)境、檔案使用用戶、檔案?jìng)鬟f渠道、檔案存儲(chǔ)方式等進(jìn)行有效控制，從而達(dá)到有效降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)集中暴發(fā)的目標(biāo)。還可以為事業(yè)單位的檔案購買保險(xiǎn)，加大檔案風(fēng)險(xiǎn)控制的整體力度，對(duì)于應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的資金障礙給予必要保障，當(dāng)檔案遇到風(fēng)險(xiǎn)時(shí)可以獲得一定補(bǔ)償。事業(yè)單位還可以進(jìn)行檔案管理技術(shù)的承包轉(zhuǎn)接，聘請(qǐng)第三方代管運(yùn)營(yíng)檔案使用系統(tǒng)，由專業(yè)的檔案企業(yè)負(fù)責(zé)事業(yè)單位的非涉密檔案的管理等。建立完善的檔案人員培訓(xùn)體系，加強(qiáng)檔案管理人員的系統(tǒng)安全教育培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員有效提升應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而解決風(fēng)險(xiǎn)處置不當(dāng)?shù)葐栴}。

（五）加強(qiáng)檔案運(yùn)轉(zhuǎn)評(píng)估工作

首先，對(duì)事業(yè)單位的檔案風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行整體把握，有效解決評(píng)估效果不佳的問題，及時(shí)對(duì)梳理的各種風(fēng)險(xiǎn)采用針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施。應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的分析，有效判斷風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，了解風(fēng)險(xiǎn)控制的成本，管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)采用針對(duì)性的措施，形成科學(xué)化的風(fēng)險(xiǎn)控制體系，系統(tǒng)性、綜合性和針對(duì)性的解決具體的風(fēng)險(xiǎn)隱患。檔案管理人員還要針對(duì)業(yè)務(wù)繁忙階段、重大工程項(xiàng)目、檔案數(shù)字化共享運(yùn)營(yíng)等特定環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，必要時(shí)由第三方機(jī)構(gòu)或邀請(qǐng)上級(jí)檔案機(jī)關(guān)進(jìn)行評(píng)估，從而提高檔案風(fēng)險(xiǎn)檢索有效性。

結(jié)論

電子信息檔案已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案的基本存儲(chǔ)形式，信息化的檔案運(yùn)行機(jī)制給事業(yè)單位檔案管理提供了極大的便利性，使得檔案管理工作的質(zhì)量與效率得到顯著提高。當(dāng)前事業(yè)單位電子信息檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，消除檔案管理的不安全隱患，保證檔案管理的穩(wěn)定性，有效預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)事故的發(fā)生，需要基于電子信息檔案的實(shí)時(shí)處理、自動(dòng)化處理與數(shù)據(jù)庫管理特定建立一定的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，完善風(fēng)險(xiǎn)處置與防范工作預(yù)案，研究新型的防控風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)，采用針對(duì)性的分解與控制風(fēng)險(xiǎn)措施，提高檔案管理工作有效性，解決檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)問題。