淺談檔案管理的規范性

（云南昭通市住房公積金管理中心，云南 昭通 657000）

嚴格遵守國家檔案管理規定，規范管理好人事檔案為單位服務，這是每一位檔案管理人員的天職。規范管理人事檔案，讓檔案能客觀、全面、真實地反映干部成長過程，為供需單位提供準確信息，這樣才能干部人事檔案的作用得到發揮。

一、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）工作人員管理力量薄弱，管理制度不健全

目前，很多單位人事檔案管理并非專職人員，而是由單位抽調兼職人員完成檔案管理工作，基于此，部分檔案管理人員因專業素質不夠過硬，業務素質不高，對檔案的收集、整理、裝訂等沒有嚴格按照檔案管理規定進行，導致檔案的不規范。同時，因對人事檔案管理工作的重視程度不夠，制度不完善也導致檔案管理不夠規范。

（二）檔案管理過程不夠規范

干部人事檔案管理是一個系統而完整的過程，對檔案的收集、整理、存檔、借閱等都需要按照一定的規程進行。但在實踐中，因管理制度的缺失，干部人事檔案依然不夠規范。如檔案借閱沒有按照借閱規程操作，從而出現有借無還的現象，致使檔案丟失。

（三）檔案管理環境落后

隨著信息化進程的推進，檔案管理逐漸向數字化方向發展。但在實踐中，很多單位依然停留在手工整理操作，對于信息量較大的檔案管理，手工操作容易導致檔案管理的不規范化。同時，一些單位檔案室建設落后、檔案柜老化、保管條件簡陋，“六防”設備不配套，也容易導致檔案的不規范。

二、干部人事檔案規范化管理對策

規范性，是指檔案管理的，每個環節、每個步驟、每個流程、每份文檔，都有一定的規矩和標準，這就是規范性。規范性管理至少有三層基本含義：第一，正確的標準；第二，規范的態度；第三，規范的操作。

（一）選好并用好人

干部人事檔案管理工作較為特殊，具有保密性和連續性，這也就要求干部人事檔案管理員是較為專業的、穩定的。在事業單位結構改革中，應從職稱評定、績效考核、選優評先等方面給予人事檔案管理員以傾斜，以此而提高檔案管理員的主動性。同時，應各單位應結合本單位人事檔案管理實際情況，選聘具有較強專業性，且思想政治可靠、責任心強、業務能力強、具有擔當精神的工作人員從事人事檔案管理工作。若目前為兼職檔案管理員的，要想法設法提高管理員的業務水平。

（二）嚴格要求在職人員，定期做好在職工作人員培訓工作

各單位對檔案管理人員要定期組織培訓以提高其業務水平，要注重以“走出去”、“請進來”的方式，讓檔案管理人員多參與學習，努力掌握檔案管理的原則和方法，從而提高檔案管理工作效率。

（三）進一步落實干部人事檔案材料整理的新要求

近年來，中組部貫徹新時代國家的組織路線，制定出臺了一系列干部人事檔案管理新規定新辦法，明確干部人事檔案材料的內容、分類、目錄、卷盒規格等。我們應當明確和落實這些新要求做到精細化，規范化管理。

（四）規范化管理檔案材料的細節操作

1.科學準確規范的分類排序，是做好檔案整理工作的基礎。干部人事檔案整理常見排序方法有三種

（1）按材料形成時間先后順序排列，主要是第二類自傳和思想材料，第三類考核鑒定材料，第四類學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓材料，第七類表彰獎勵材料，第九類工資、任免、出國和會議代表材料以及第十類其他可供組織參考的材料。這其中，第四類和第九類材料還有二級分類，二級分類中的小類別材料也是按形成時間先后排序；

（2）按材料內容主次關系排序，主要是第五類政審、審計和審核材料、第八類違規違紀違法處理處分材料，這類材料一般按照上級批復、結論或決定、本人對結論或決定的意見、調查報告、證明材料的順序排列，其中證明材料要根據所證明的主要問題相應集中排列；

（3）三是特殊排列規則，主要是第一類履歷材料和第六類黨團材料，在總體按時間先后排列的前提下，要將最新一份《干部履歷表》排列在最前面，入團志愿書或入黨志愿書排在其他入團或入黨材料前面。

2.規范收集材料

（1）要按時收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔，同時要定期催要材料；

（2）所收集的材料應規范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門審查歸檔的材料，還要有組織相關印章，調查結論或處分決定還需要有本人親筆簽名，沒有本人簽名的，要由相關組織注明情況。除證件、證書外，盡量不要使用復印件，使用復印件時要清楚地注明復印時間、出處，并加蓋材料提供方所在組織人事部門的印章；

（3）所收集的材料應完整。成套的人事檔案材料要完整，如果缺少相關聯的材料，應及時進行登記并補充收集。還應注重連續形成材料的跟蹤收集；

（4）加強材料鑒別。干部人事檔案管理機構應嚴格干部人事檔案日常管理，貫徹組織人事部門“凡提必審、凡進必審、凡轉必審”要求，在接收材料時，認真鑒別檔案材料，發現送交的材料不符合歸檔要求時，及時通知相關部門補送、補辦手續。同時加強對干部規范填寫檔案材料的指導，認真審查檔案信息，尤其是關乎干部年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份等方面的材料，杜絕材料涂改造假，從源頭上把好虛假材料“入口關”，維護干部人事檔案材料的真實性。

3.規范整理檔案材料

（1）在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全。不能隨便議論和泄露人事檔案內容；

（2）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

（3）不得擅自處理或銷毀檔案材料；

（4）在整理中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內容；

4.規范裝訂人事檔案材料

（1）人事檔案材料目錄與材料核對無誤；

（2）把完整的材料理齊，封裝于檔案袋；檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除；

（3）檔案袋側面書寫檔案人姓名，部門、檔案號，要書寫規范，書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字；

（4）為方便檔案利用和后續材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。將整理好的檔案直接放入檔案柜由專門人員保管。

總之，要實現檔案管理的規范化，就要不斷提高檔案人員的理論水平和業務技能。要理論聯系實際，深入實踐。雖然檔案管理的工作很辛苦，責任重大，但是作為檔案管理工作者我們還是必須堅持：不忘初心，牢記使命。保證自己管理的檔案資料真實、規范，為國家貢獻自己的一份力量！