如何優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度

劉明鴿

黑龍江省網(wǎng)絡(luò)空間研究中心，黑龍江 哈爾濱 150000

本文簡(jiǎn)述了人事檔案管理在事業(yè)單位中的主要作用以及現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，簡(jiǎn)單介紹了幾點(diǎn)優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度對(duì)策與措施以供參考借鑒。

一、事業(yè)單位人事檔案管理作用

（一）屬于人事管理制度的重要內(nèi)容

人事檔案管理本質(zhì)上是屬于基層事業(yè)單位認(rèn)識(shí)管理制度中的一個(gè)重要模塊和主要組成部分，其能反映事業(yè)單位中每個(gè)個(gè)體對(duì)于單位以及集體做出的貢獻(xiàn)以及個(gè)人工作的內(nèi)容和工作的經(jīng)歷表現(xiàn)。人事管理制度有檔案管理、工作內(nèi)容管理以及規(guī)章制度管理等多方面系統(tǒng)化的制度章程和管理規(guī)則。人事檔案管理既是自立門戶服務(wù)于事業(yè)單位的工作人員也是保證人事管理制度得到完美的維護(hù)和進(jìn)步的主要依據(jù)和重要方針，因此檔案管理制度與人事管理相輔相成密不可分牢不可破，是檔案管理工作的重要體現(xiàn)以及具有實(shí)際意義的工作反饋。

（二）幫助管理層了解從業(yè)人員動(dòng)態(tài)

人事檔案管理是幫助管理人員了解單位內(nèi)部實(shí)時(shí)狀態(tài)以及單位內(nèi)部工作安排和人員調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)以及主要線索。它能方便事業(yè)單位管理人員走進(jìn)基層深入民心地了解事業(yè)單位工作人員的工作狀態(tài)以及生活態(tài)度細(xì)節(jié)，為人事檔案管理事業(yè)單位的管理者提供了一個(gè)具有極強(qiáng)參考性且實(shí)踐性和操控性，面面俱到十分完善的制度控制內(nèi)容，以保證在日后為單位人員的選拔錄取以及升職加薪社保保障等系列五花八門的人員調(diào)動(dòng)以及內(nèi)容更替中有跡可循有據(jù)可依。

二、事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位管理層對(duì)人事檔案管理缺乏重視

目前人事檔案管理制度由于系統(tǒng)龐大且工作量大和耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)導(dǎo)致大部分人事檔案管理制度無(wú)法受到事業(yè)單位管理人員或者決策高層的同意和意見(jiàn)采納，它需要跟進(jìn)安排大量的人手和檔案管理專員對(duì)內(nèi)容進(jìn)行記錄安排以及對(duì)實(shí)際事業(yè)單位工作人員的工作狀態(tài)以及各項(xiàng)指標(biāo)做滴水不漏一絲不茍的記錄和補(bǔ)充，耗費(fèi)龐大的時(shí)間精力和金錢也消耗掉事業(yè)單位檔案管理工作人員的耐心和意志。因此目前人事檔案管理制度仍處于被動(dòng)發(fā)展以及隨便應(yīng)付的階段狀態(tài)，很難有現(xiàn)實(shí)性的突破和革命性的發(fā)展進(jìn)步［1］。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理人才缺失

人事檔案管理人才缺失也是目前人事檔案管理制度停滯不前難以為繼而無(wú)法生存的主要原因和客觀的人為因素，因?yàn)槿耸聶n案管理工作屬于強(qiáng)度大、專業(yè)性強(qiáng)且任務(wù)繁重瑣碎工作量大的工作，需要事業(yè)單位投入大量的人力物力以及精力用心經(jīng)營(yíng)以及盡心盡力地輸出動(dòng)力和能力才能保證人事檔案管理的運(yùn)行暢通無(wú)阻順利完成。此外由于人事檔案管理編制有限，崗位少，薪水少且工作量大，導(dǎo)致越來(lái)越多的事業(yè)單位傾向于將人事檔案管理編制崗位轉(zhuǎn)換為其他系統(tǒng)內(nèi)的工作崗位以取代這個(gè)工作量大吃力不討好的人事檔案管理工作崗位，最終導(dǎo)致人事檔案管理專業(yè)工作人員缺失同時(shí)人事檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，材料無(wú)人管理無(wú)人歸檔。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理制度陳舊

人事檔案管理制度陳舊落后是整個(gè)檔案管理工作內(nèi)容缺失的根本和重要原因。制度落后導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部材料的設(shè)計(jì)和定位無(wú)從考究同時(shí)無(wú)法進(jìn)行基本信息的錄入和整理，記錄缺失以及記錄不準(zhǔn)確和統(tǒng)計(jì)不到位等種種檔案管理問(wèn)題無(wú)形中導(dǎo)致了人事檔案管理的管理效力失效同時(shí)給事業(yè)單位的工作人員帶來(lái)諸多不便，事業(yè)單位信息化管理大打折扣無(wú)法實(shí)現(xiàn)進(jìn)步和跨越。此外由于人事檔案管理大多數(shù)仍停留在90年代的管理水平和操作手段，基于紙質(zhì)文件的檔案整理不僅保存時(shí)間短占用時(shí)間多而且在實(shí)際檔案查詢工作時(shí)耗費(fèi)時(shí)間和精力使得人事檔案管理質(zhì)量和效率大打折扣停滯不前［2］。

三、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度對(duì)策與措施

（一）提升事業(yè)單位人事檔案管理制度的地位

優(yōu)化人事檔案管理制度需要多管齊下同時(shí)結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際工作狀態(tài)和工作環(huán)境進(jìn)行調(diào)整和編輯才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化和工作內(nèi)容的提升。首先優(yōu)化人事檔案管理制度內(nèi)容需要從事業(yè)單位的思想以及處理態(tài)度入手進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整和整體的規(guī)劃整改，通過(guò)提升人事檔案管理的地位和聲譽(yù)以保證人事檔案管理在事業(yè)單位中順利開(kāi)展且無(wú)后顧之憂，同時(shí)需要在檔案管理的制度內(nèi)容中下狠手出狠勁以通過(guò)優(yōu)化人事檔案內(nèi)部的內(nèi)容并采取公正嚴(yán)明的辦法對(duì)事業(yè)單位人員的檔案進(jìn)行歸檔和材料的收納整理，大公無(wú)私開(kāi)展人事檔案管理工作以杜絕虛假材料或者空頭檔案等惡劣檔案工作行為。此外政府推進(jìn)有關(guān)法律條文如：《人事檔案管理法規(guī)》等限制事業(yè)單位的行為并逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化制度化從一而終的制度規(guī)定。

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理和檔案制度優(yōu)化的同時(shí)需要秉承三軍未動(dòng)糧草先行的古人戰(zhàn)略宗旨和辦法，在進(jìn)行單位內(nèi)部檔案管理建設(shè)的過(guò)程中管理人員需要未雨綢繆并且為檔案管理制度的制定掃除障礙，制定一系列的優(yōu)惠政策和扶持政策將檔案管理制度大張旗鼓地宣傳并讓單位內(nèi)各個(gè)工作人員真切地意識(shí)到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于這項(xiàng)制度的重視和關(guān)注，自上而下提升檔案管理制度在單位內(nèi)部的地位和重視程度，吸引單位內(nèi)部工作人員自發(fā)向檔案管理職位調(diào)動(dòng)并且心甘情愿地接受檔案管理工作崗位的培訓(xùn)和接洽進(jìn)而增加維護(hù)和落實(shí)檔案管理人員數(shù)量和人員水平進(jìn)而在單位內(nèi)形成維護(hù)檔案管理制度的良好風(fēng)氣和工作作風(fēng)。

（二）強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

強(qiáng)化人事檔案管理人才隊(duì)伍是優(yōu)化制度的核心內(nèi)容和主要要義，由于人事檔案管理工作的不斷進(jìn)步導(dǎo)致人事管理工作逐漸上升到專業(yè)級(jí)別工作內(nèi)容，因此有關(guān)人事檔案管理人才的需求逐漸提升同時(shí)檔案隊(duì)伍對(duì)于人才的要求也水漲船高不降反升芝麻開(kāi)花節(jié)節(jié)高。事業(yè)單位內(nèi)部可以設(shè)立專門進(jìn)行管理人事檔案的技術(shù)專員和職能人員，通過(guò)流動(dòng)性的培訓(xùn)以及系統(tǒng)規(guī)劃的知識(shí)點(diǎn)串講將人事檔案管理具體工作和檔案管理意識(shí)風(fēng)氣傳遞到檔案人才管理的隊(duì)伍建設(shè)中，在事業(yè)單位內(nèi)部形成檔案管理的意識(shí)和先進(jìn)思想。

落實(shí)人才隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中事業(yè)單位可以擴(kuò)大招聘容量并且在進(jìn)行招聘面試和人才篩選的過(guò)程中為檔案管理人才留出一個(gè)或者幾個(gè)空缺崗位讓新人進(jìn)行挑選的同時(shí)事業(yè)單位人才也共同進(jìn)行“雙選”并借此機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)人才的吸納和招賢納士收兵買馬，為事業(yè)單位的檔案信息管理人才做好充足的后備儲(chǔ)蓄以及人才支持。事業(yè)單位在招聘過(guò)程中也要有意無(wú)意地關(guān)注并且做好檔案管理人才的數(shù)量統(tǒng)計(jì)和人才技能資質(zhì)評(píng)估，為事業(yè)單位日后把控檔案管理各個(gè)方面以及工作崗位做好市場(chǎng)調(diào)研和人才分析報(bào)告以供事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)批閱和查看借此了解目前事業(yè)單位面臨的人才困境和檔案管理的窘境，為事業(yè)單位檔案管理制度優(yōu)化牽線搭橋、開(kāi)橋鋪路。

（三）創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理制度

人事檔案管理制度的優(yōu)化和創(chuàng)新需要從管理層面進(jìn)行調(diào)研和出發(fā)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的事業(yè)單位內(nèi)部得檔案管理系統(tǒng)更新以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理和新式整改的人事檔案管理模式。首先通過(guò)對(duì)原有的紙質(zhì)版的人事檔案管理文件進(jìn)行電腦錄入和系統(tǒng)歸納，將紙質(zhì)版和油墨版的人事檔案輸入到人事檔案管理電子系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行信息化處理和數(shù)據(jù)化整合、處理和圖文轉(zhuǎn)換并按照一定格式和一定的保存路徑對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸納進(jìn)而保證資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

同時(shí)除了購(gòu)置計(jì)算機(jī)以及新式的管理方法以外同級(jí)別的事業(yè)單位之間需要建立人事檔案管理內(nèi)部共享資源的網(wǎng)絡(luò)和傳輸系統(tǒng)以方便事業(yè)單位內(nèi)部上級(jí)與基層的信息交流和資料互動(dòng)，也能聯(lián)通同級(jí)別的事業(yè)單位，減少了以往由于一份檔案需要舟車勞頓勞民傷財(cái)?shù)男畔鬟f工作，用先進(jìn)的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)充實(shí)人事檔案管理制度提升人事檔案管理的時(shí)效性和科技性，以實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的優(yōu)化以及事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的工作效率和工作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理的制度優(yōu)化不能一蹴而就癡心妄想地一步登天，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子和工作人員同心同德為人事檔案管理瞻前顧后出謀劃策，為優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理制度和提升人事檔案管理效率出一份力盡一份心。