事業單位檔案業務工作的轉型與創新

（牡丹江市交通職業中等專業學校，黑龍江 牡丹江 157000）

事業單位檔案管理應當向著個性化服務的方向發展，強調根據用戶的需要為用戶提供精準的檔案服務。智能化時代檔案管理應當滿足用戶各個維度的信息使用需求，注重根據用戶的年齡、職業、身份進行數據收集，強調建立虛擬用戶系統，針對用戶的需求提供智能化的信息。事業單位檔案管理注重形成信息的聚集地，提高信息的流動性，強調檔案信息的開放性和共享性。在解決信息孤島的基礎上構建動態化的檔案傳遞空間，具體可以利用云平臺實現資料的有效對接，促進用戶實時感知檔案信息的流向，進而達到全面高效化的檔案供給與管理。還要擁護用戶的檔案使用體驗，注重滿足用戶查檔與預約需要，通過終端技術提高用戶的檔案使用效率，當代檔案管理應當構建智能化、系統化和科學化的機制，滿足用戶的檔案使用需求。

一、加快推進檔案數字化建設

數字化是事業單位檔案管理的主流發展趨勢，在人工智能技術方興未艾的當下，事業單位檔案管理人員應當深度的學習相關技術，基于大數據與計算機技術認識未來事業單位檔案管理工作的特征，充分的利用普遍規律提高檔案管理的整體效率。首先，海量的檔案信息是檔案管理工作的先決條件，應當拓展檔案管理的方式，豐富檔案的數據類型，為推動檔案智能化管理提供良好的條件。全面落實檔案數字化戰略，提高增量檔案電子化水平，為進一步實現智能化檔案管理提供必要的基礎條件。其次，全面提高檔案的編研工作水平，加強檔案自我價值技能的開發，智能化檔案管理的核心是驅動知識，應當提高編研檔案的技能，對檔案的深度信息價值進行有效挖掘。在現有檔案技術條件下加強檔案的淺層次開發，提高專題資料的編研工作能力，基于淺層開發進行中層次拓展，在整理匯編的基礎上實現使用的拓展延伸目標。還要對事業單位的人物檔案、歷史梳理、學術專題進行研究，做到在智能使用費的環境中實現檔案管理的與時俱進。第三，檔案管理人員應當提高創新與轉型意識，注重在信息化檔案管理理念下不斷提高檔案管理的業務修養，掌握新時期開展檔案管理工作的具體方式方法，著力提高檔案管理的科學性、豐富性與方向性，在智能化環境中彰顯檔案的時代價值，進一步加強檔案文化的深度傳承，體現檔案的特殊功能價值，加大檔案資源的使用力度。尤其在信息技術的輔助下體現檔案的輔助功能，從而滿足社會的廣泛應用需要，達到高質量應用目標。

二、全面細化檔案知識單元

檔案不僅具備豐富的信息價值，而且還要有重要的拓展價值。檔案事業的轉型與創新發展的關鍵在于考察用戶的信息需要，在信息智能技術的引領下實現精準化，從而滿足用戶更多的獲取知識的希望。事業單位檔案管理應當在檔案編研的基礎上利用人工智能技術對檔案資料進行細化，進一步提高對各種圖表、數據、視頻、圖片資源的管理力度。首先，應當提高對檔案的內在邏輯關系的描述能力，在紙質檔案數字化的基礎上，優化使用智能化的信息存儲格式，對檔案的信息進行全面梳理，做到將原有的各類檔案資料細化為有價值的知識單元。其次，把大數據技術、信息技術、專業智慧進行整合，實現由淺層次檔案管理向深層次檔案信息的挖掘方向轉型。事業單位的檔案有一定的分散性特征，還要利用統一的數據管理標準實現檔案的精準傳遞，注重對檔案資源進行清晰的標識，揭示檔案的內在邏輯關系，通過聚合實現檔案的系統性構架，最終為用戶提供可利用的系統檔案知識。第三，應當細化知識管理的內在邏輯關系，對檔案知識實現系統化的構架，為用戶提供可利用的檔案知識體系，提升檔案的實用性。第四，還要提高檔案資源的存儲能力，充分的借助云存儲技術，采用內容分析法對有價值的信息進行統一評估，構建索引實現單元數據庫與檔案的全面對接。明確檔案傳遞與使用的重點領域，做到以多樣化的方式呈現檔案，進一步保證檔案的完善性、系統性、可靠性。

三、構建智能化檔案服務體系

事業單位面向日益復雜的檔案管理工作任務，檔案管理技術多元化時代已經到來，應當采用個性化的方式應對傳統檔案的檔案業務需求，進一步依靠專業檔案管理團隊實現檔案檔案資料的有效編研，建立專業的檔案數據索引庫，提高主動整理與收集檔案能力。加強檔案共享用戶的模型分析，能夠按照用戶的需求提高檔案的供給水平。只有提高檔案資料的推薦能力，才能提高檔案服務的個性化、精準化與優質化的水平。具體應當加強檔案的價值挖掘工作，提高檔案的歸納整理水平，盡量對問題情境進行分析，快速的捕獲用戶的需要的顯性與隱性信息，提高檔案的查詢、檢索與供給質量。檔案人員還要制定智能化的檔案管理改革工作規劃，能夠及時的動態化分析用戶的檔案使用需要，在實性化與個性化理念下總結事業單位檔案工作的建設方案。

結論

事業單位檔案管理工作的轉型與創新必須立足于智能化環境，不僅要看到檔案事業的廣闊發展前景，而且還要加強信息收集與分類檢索的工作能力。事業單位應當積極開展各類檔案的價值評估，進一步提高檔案安全管理與利用服務工作的質量，解決檔案管理安全與人才隊伍建設方面的問題，從而有效應對檔案管理的新挑戰，達到提高檔案管理科學化水平與有效性目標。