探討加強和完善婚姻登記檔案管理工作

王泉

（山東省菏澤市單縣婚姻登記處，山東 菏澤 274300）

婚姻登記檔案包括辦理結婚登記、離婚登記、補發婚姻登記和撤銷婚姻登記，它是具體信息的記錄載體，具有法律效應的重要憑證。婚姻檔案在現代社會中的應用越來越廣，運用婚姻憑證可以在遺產繼承、房產交易、經濟賠償等很多方面起到重要作用。因此，加強婚姻檔案的規范性和科學性的管理，為群眾提供完整、全面的婚姻檔案，這樣，不僅可以改變以往只為黨政機關服務的舊模式，還能與群眾建立良好的關系，有助于社會服務的功能的開展。

一、現今婚姻檔案管理工作中存在的問題

（一）個人信息和隱私的保密監管不嚴

婚姻檔案的管理中，婚姻檔案有很多個人信息和隱私，一旦泄露對個人會造成非常不利的影響[1]。但是，在現今的婚姻檔案的管理中，個人的信息和隱私的監管不夠嚴格，有很多的缺陷，如通過部門人員采取不合法的手段進行信息獲悉，還有婚姻檔案部門人員監守自盜進行信息的泄露。婚姻登記主管部門對婚姻檔案管理部門沒有明確的規章制度和獎罰標準，也造成了婚姻檔案工作人員的疏忽。

（二）不同的地區因素影響了婚姻檔案工作

我國不同的地區基于其真實的情況，對婚姻檔案的管理也有不同，根據不同地區的差異，導致婚姻檔案管理工作的不同。如經濟較為落后的偏遠山區，一方面缺乏經濟影響了婚姻檔案管理工作的有效實施；另一方面，由于山區路途遙遠，出行不方便等情況，導致了很多人都無法馬上進行婚姻登記，不能及時的記錄進婚姻檔案，導致很多的名字和年齡等信息不符。因此，不同的地區因素，對婚姻檔案的管理影響很大。

（三）婚姻登記不固定

由于現目前的每個地區都有婚姻登記處，有時候會出現婚姻檔案的交接不能及時的完成，嚴重的還會出現婚姻檔案的不能有效儲放等現象。當前社會的快速發展，人們的流動性增大，很多人選擇在外地進行婚姻登記，外地登記結婚對檔案管理的工作來說，加大了工作的難度，工作人員專業水平不高或者是系統不完善的話，容易導致婚姻檔案的歸檔出現錯誤。

二、婚姻檔案管理工作的加強措施

（一）統一思想加強重視

婚姻檔案管理工作不僅是檔案管理的基礎，還是民政檔案重要的一部分，所以民政和檔案部門的領導要對婚姻檔案管理工作進行有效溝通，將十八大精神落實到檔案管理工作中，提高認知的同時強化組織領導。根據《婚姻登記檔案管理方法》內容，要求認真學習和執行，行政部門組織監督和跟進，提高婚姻檔案管理的質量，讓檔案管理更加規范、科學和制度化發展。

（二）制定和完善制度促進有章可循

檔案管理工作要規范化建設，就必須要求制定和完善規章制度，其設立能有效保護登記人的個人信息不被泄露[2]。婚姻檔案管理的信息量非常龐大，如果沒有束縛和制約，導致管理工作人員無法可依，無法開展管理工作。婚姻檔案管理不同于其他檔案管理，它比其他檔案管理還多了自身屬性，其具有法定性和保密性等體征。所以，婚姻登記主管部門應根據《婚姻登記法》的內容，結合相關的法律制定完善的規章制度，其中包括檔案、數據、證書等管理制度，比如《崗位責任制度》《保密工作制度》《責任追究制度》《應急預案》等，確保婚姻登記檔案的完整性，根據規章制度嚴格執行，確保有法可依、合法行政，促使各項工作全面高效的開展，進而能有效保證登記人的信息的安全性。

（三）運用現代信息化進行管理

隨著信息化時代的發展，各項管理工作都逐漸的信息化和數字化，漸漸進行高效化管理。根據《婚姻登記檔案管理辦法》的內容，婚姻登記檔案的有效期為一百年，也就是說檔案的保留時間很長，還對有價值的檔案可以加長期限或永久保留。由于保留期限的時間非常的漫長，檔案自身的特點和人們對檔案的利用率，所以都需要將傳統的書面檔案轉變為電子信息檔案管理。運用信息化技術于婚姻檔案管理中，加強信息化管理建設，不僅能便于婚姻檔案的查閱和使用，還能為公安、司法等相關的部門提供檔案信息，減少婚姻方面的違法案件。而且能精準、高效的查找相關信息，提高了婚姻檔案管理的工作效率。在信息化管理的建設中，要注重網絡的安全性，確保登記人的信息受到充分的保護。

（四）統一管理提高婚姻檔案復用度

目前，不同的地區婚姻檔案管理方法都不同，而且各個地區婚姻管理檔案都是各自為政[3]。根據《婚姻登記檔案管理辦法》的規定，要求必要按照檔案管理的規定進行工作開展，以確保婚姻檔案的管理統一化和規范化。按照要求在婚姻登記過程中，已經登記了的檔案必須要按質按時的進行歸檔和移交，確保婚姻檔案的完整度。然后在移交的過程中，要按照制度進行檢查和備檔，確保婚姻檔案的完整度和精確度。最后在進入保管處進行歸檔后，需要工作人員定期進行查看，確保婚姻檔案的完整度和復用度，要注意檔案不要出現損壞、遺失、看不清晰等情況，在統一管理過程中，要注意不要出現保管不當的問題，侵害登記人的合法權益。

結語

綜上，婚姻檔案的作用越來越顯著，加強和完善婚姻檔案的管理工作，運用信息化的管理手段進行有效的管理，使檔案管理更加規范化和數字化，通過制定完善的規章制度，才能提高婚姻檔案管理工作的質量和效率，更好為人們服務，有效的開展社會服務的功能。