新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

段芳

（內蒙古烏蘭察布市卓資縣民政局，內蒙古 烏蘭察布 012300）

隨著經濟社會發展水平不斷提高，新時期事業單位發展也面臨新的市場挑戰形勢。在激烈的市場競爭環境下加強事業單位辦公室檔案管理創新，有助于全面推動檔案信息資源的有效轉化，進而不斷夯實事業單位改革發展基礎，提高科學化管理水平。目前事業單位在辦公室檔案管理工作方面習慣于經驗管理，創新性不足，檔案信息資源開發利用深度不夠，嚴重制約了事業單位的穩定有序發展。加強新時期事業單位辦公室檔案管理創新對策探究具有重要的社會意義和現實價值。

一、現階段事業單位檔案管理中存在的問題

（一）信息化管理水平較低，設備不齊全

“互聯網+”時代，越來越多的新型產品被研發出來。事業單位檔案管理，傳統的實體管理方式已逐漸被信息化管理方式取代。隨著檔案管理系統中檔案數量的不斷增加，掃描儀、微縮儀成為檔案管理工作當中的必須品。但從目前形勢看，很多事業單位的設備不齊全。這導致信息化檔案管理水平不高。同時，事業單位檔案室在建設的過程中也有很多不符合要求的情況發生，比如：易燃易爆的物品隨意擺放、檔案室的封閉性不夠好等。以上這些問題影響了事業單位長遠、穩定的發展。

（二）檔案管理機制不夠完善，規范性有待提高

受到多方面因素的影響，事業單位對辦公室檔案管理工作重視程度不夠，沒有將其作為一項重要的基礎工作來進行統籌規劃和調度安排。檔案管理相關的制度也不夠完善，僅僅是按照上級的要求來進行檔案信息的采集和整理，沒有從規范性的角度全面加強辦公室檔案管理工作，相關的制度不夠完善，管理體系需要健全，以此才能保證檔案管理的規范性和系統性。此外，事業單位辦公室檔案管理工作需要加強系統規劃，針對性完善相關的資金保障機制，切實保證檔案建設工作扎實有序開展，設置專項資金來進行統籌管理，更好地推動檔案管理工作創新發展。

（三）管理效率偏低

由于長期手動整理各類檔案，導致檔案管理工作進度緩慢，難以高效率完成歸檔、分類、整理等工作，進而很難在規定的時間內高效率分類各種檔案，且在整理檔案和歸納的過程中需耗費人力，這為檔案管理人員帶來工作壓力，而且，檔案管理工作量繁重，如果長時間耗費人力管理和整理諸多的檔案，必然會增加檔案管理難度，還會出現檔案分類不明確的情況，進而難以快速找到所需的檔案和文件，說明檔案管理方式有待創新。

二、新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新

（一）打造數據中心，加強動態監控

當前迅速整合分散的數據信息，實現有效的共享與利用已成為“互聯網+”檔案管理中的重要內容。而數據中心的籌建，不僅是解決以往檔案存儲和共享問題的主要途徑，還是檔案管理過程中，信息化建設的中心。與此同時，進行科學性的頂層設計工作，及時總結現階段檔案管理信息化的建設，能夠全面總結相關數據的特點，以及根據實際情況總結相應的管理經驗，并且根據確定的數據模塊布局與內在的邏輯信息，建立一套完整的保證系統。通過數據中心的動態監控，保證能夠整體覆蓋全部單位的結構，這樣，不但可以確保工作效率，還能減少不必要的成本，給人們的工作帶來有力的保障。

（二）做好充分的安全防范工作，避免出現信息泄露等問題

目前，由于互聯網的迅速發展，信息泄露事件屢見不鮮。因此，在“互聯網+”時代下，做好檔案管理的安全防范工作至關重要。事業單位要充分意識到檔案管理安全的重要性。在對檔案進行存放時，要確保檔案室門窗緊閉；應派安保人員在檔案室門口進行看守，防止其他人員的闖入。檔案管理人員要提高安全意識，做好相應的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進行。因此，應不定期地對檔案管理人員進行培訓，教會他們如何避免危險的發生。同時，事業單位應制定相關的安全管理制度，對于出現違規操作的人員要給予一定的處罰。為了更好地落實檔案管理安全防范工作，事業單位可以從以下幾個方面入手：首先，要對檔案管理系統的訪問進行設置，這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一，能夠有效地避免一些不法分子的闖入，從而提高信息化檔案管理的安全性；其次，添加防火墻技術，防護墻能夠在想要保護的網絡與其他網絡之間產生“屏障”，從而避免其他網絡對于要保護網絡的訪問。事業單位可以利用防火墻技術，對檔案管理系統進行設置，從而控制其他網站的訪問；最后是病毒防護措施，病毒能夠對檔案管理系統進行破壞，從而使檔案管理系統的操作受到限制，因此，安裝病毒保護軟件非常重要。

（三）創新檔案管理制度

①將檔案管理工作分為幾部分，由不同級別的管理人員，指定完成相應的工作內容，也就是說按照劃分的工作量，完成檔案管理工作，以此確保檔案管理人員的工作量均等，并做到各司其職，以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。②落實責任制，將工作職責細致劃分到每位管理人員的身上，有效增強管理人員對待本職工作的責任感。③落實獎懲機制、考核機制，定期考核管理人員的同時，對于違反管理規定的管理者予以嚴厲處罰，起到警示的作用，能使管理人員認真做好檔案管理工作。④要求檔案管理部門的所有工作人員相互監督、管理、相互合作、互幫互助，有利于增強檔案管理人員之間的凝聚力，進而做好檔案管理工作，說明創新檔案管理制度的重要性。

結束語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設，是一個系統建設的過程，其中會出現很多問題。因此，針對這些問題，事業單位要有針對性地提出解決對策，這樣才能推進事業單位檔案管理信息化建設，才能保障事業單位能夠健康穩定發展。