事業單位檔案管理工作的優化路徑初探

2020-12-08 02:05:52劉曉紅

魅力中國 2020年36期

劉曉紅

（山東省菏澤市單縣工業和信息化局，山東菏澤 274300）

前言

檔案管理對于事業單位的重要性毋容置疑，作為事業單位信息匯集點，掌握著事業單位所有工作的信息資源，這就意味著檔案管理工作的質量將直接關系到單位各項工作是否可以有序開展。隨著時代的發展，檔案信息的價值日益突出，但是事業單位檔案管理工作也逐漸暴露出一些問題，迫切需要改善。因此，研究事業單位檔案管理工作的優化路徑具有一定的現實意義。

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度有待完善

新時代背景下，我國大部分事業單位都已經認識到檔案信息資源的重要性，但從實際情況來看，事業單位對檔案管理工作的重視程度還不足，雖然有設置專門的部門以及工作人員負責管理，但是未編制可行的管理制度與對策，以至于檔案管理部門形同虛設，出現這種問題，例如，檔案信息搜集精準性、完整性、效率性均不足，無法了解事項或者是人物的背景，不僅影響到檔案工作的開展，而且還影響到事業單位其他相關工作的開展。

（二）基礎設施設備有待完善

從事業單位檔案管理工作開展實際情況，普遍存在著檔案用房不足的問題，例如，未設置獨立的檔案庫房、未規劃必要的閱覽室、檔案庫房面積明顯不足；或者是檔案室裝具不足，依然采用的是陳舊檔案架，對于檔案資料的長久保護以及應用極為不利；又或者是，未跟隨時代需求對檔案信息化設施設備進行全面更新，以至于無法滿足檔案數字化、信息化的應用需求。

（三）檔案管理工作人員素質有待提升

檔案管理工作人員的素質將直接關系到事業單位檔案管理的有效性。從實際情況來看，大部分事業單位檔案管理工作人員并未具備滿足檔案管理的專業素養，有些單位由其他工作人員兼職負責，有些單位則雖然聘請了管理人員，但是專業素養并未達到實際需求。同時，加之管理制度不夠完善，以致于檔案管理工作逐步陷入到僵化局面，難以為相關工作的有序開展提供有價值的檔案信息資源。

二、事業單位檔案管理工作的優化路徑建議

（一）持續完善檔案管理制度

現階段，事業單位檔案管理由于管理制度不合理，以致于檔案管理工作陷入混亂，檔案管理工作人員之間難以形成默契，非常不利于推動工作開展。因此，理應從制度入手進行改善。制定制度的目的是讓在職工作人員能夠充分認識到檔案管理的重要性以及自身的職責所在，且必須有高度的責任意識，能夠充分完成自己職責范圍中的各項工作；同時，也要充分明確違反規章制度之后所要得到處罰，將有利于推動檔案管理工作的有序開展。關于制度的完善，建議事業單位領導層能夠聽聽職工的意見，通過民主方式完善制度，例如，在學習優秀事業單位檔案管理工作經驗之后，自身單位應該結合實際情況借鑒其什么內容？關于這樣的問題可以通過民主討論的方式，并從中篩選出適宜的策略，將能夠避免盲目跟風的問題。又例如，檔案信息收集精準性、完整性、效率性均不足，或者是應用成效較低等問題，理應在制度中明確工作人員的職責以及檔案管理的規范標準，使其能夠嚴格按照規章制度辦事，并設置對應的獎懲方案。此外，制度并不是一成不變，建議事業單位領導層以及檔案管理的負責人深入到基層，了解檔案管理制度實踐過程中存在的不足，這樣能夠及時發現問題及時進行完善，從而為檔案管理工作的有序開展奠定堅實的基礎。

（二）加強資金資源的投入，助推檔案管理信息化建設

完善的檔案管理基礎設施，將能夠為檔案管理工作的有序開展堅實的基礎。如今，對于檔案資源的需求呈多元化的態勢，傳統的檔案基礎設施已經無法滿足需求。因此，事業單位理應加強資金資源的投入，首先從環境以及硬件設施進行改善，建議根據事業單位的實際情況，盡量設置獨立的檔案管理室，并根據功能需求完善裝具；同時，必要的信息化硬件設施需要盡快完善，例如，計算機、監控系統、電子簽到系統等等，打造一個現代信息化工作環境。其次，結合實際需求，加強軟件的配置與更新，打造網絡一體化檔案信息化管理平臺，并完善安全防護措施以及權限設置，為檔案信息資源的應用提供安全的環境，從而讓檔案管理工作人員能夠有效開展檔案信息收集、整理、保存以及利用等工作，助力事業單位各項工作有序開展。

（三）全面提升檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員的綜合素質將直接關系到工作質量。建議事業單位領導層能夠更加重視檔案管理工作，尤其是對人才的重視，并采取有效的措施加強人才的引進以及培訓，例如，可組織工作人員到專門的培訓機構進行系統性學習，通過學習掌握先進的理論與方法，并結合自身單位的實際情況制定檔案管理方案，從而為事業單位檔案管理工作構建一個科學的框架。此外，還可以加強現代化技術型人才的引進，因為信息技術更新速度極快，一旦信息系統無法滿足應用需求，那么檔案管理工作就會出現滯后性，并影響到其他工作的開展；同時，僅憑培訓也無法充分掌握一些最先進的技術，因此建議用高薪待遇引進專業人才，將有利于完善事業單位檔案管理體系。