計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件檔案管理的應(yīng)用

（河北省秦皇島市北戴河區(qū)圖書館，河北 秦皇島 066500）

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中應(yīng)用的意義

（一）促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化

在檔案信息化管理的過(guò)程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的分類，避免人工管理的緩慢問(wèn)題，對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)化的整合，提升檔案管理的整體性、準(zhǔn)確性，保證檔案管理的工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的簡(jiǎn)單化，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化，最大程度的保證檔案管理的安全性。

（二）提高檔案管理的利用效率

在傳統(tǒng)檔案管理的過(guò)程中，由于大部分都是紙質(zhì)檔案，攜帶、整理、查詢都比較困難，檔案信息沒有辦法實(shí)現(xiàn)信息共享，這給檔案管理的綜合利用帶來(lái)不便。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案信息能夠隨時(shí)隨地的更改、查詢、共享，提升檔案管理的整體水平，讓檔案管理的質(zhì)量與效率都逐漸提升，在信息化背景下，完善檔案管理的保存方式，讓檔案管理的質(zhì)量水平更高，有效的增強(qiáng)資源的利用，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理應(yīng)用階段

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用階段

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用階段，就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到事業(yè)單位文件與檔案管理工作中，對(duì)文件檔案管理進(jìn)行編輯、統(tǒng)計(jì)、借閱等，利用計(jì)算機(jī)編制歸檔技術(shù)，建立文檔的數(shù)據(jù)庫(kù)，按照不同的管理要求，對(duì)單位的數(shù)據(jù)、文件、文檔進(jìn)行分類與管理，還可以利用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)文檔的識(shí)別能力，讓員工能夠快速的檢索文件，找到自己想要的信息。計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的文件出入庫(kù)、庫(kù)存空間的占有率、歸還等進(jìn)行記錄與統(tǒng)計(jì)，方便管理者對(duì)其進(jìn)行管理與用。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的綜合階段

計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合運(yùn)用階段，是指在計(jì)算機(jī)文件檔案管理中的應(yīng)用效果，管理人員依據(jù)應(yīng)用效果轉(zhuǎn)變自身的工作狀態(tài)與工作模式，改變工作方式。因此，對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理進(jìn)行大量的研究，結(jié)合本單位工作的實(shí)際情況，選擇適合的軟件，構(gòu)建平臺(tái)與系統(tǒng)，滿足日常工作中的計(jì)算機(jī)要求。

（三）電子文件應(yīng)用階段

電子文件應(yīng)用階段，改變了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，利用電子對(duì)文件進(jìn)行處理，在工作形式與管理方式上有了很大的轉(zhuǎn)變。首先，在生成環(huán)境上，文件管理的工作人員，將文檔的關(guān)鍵信息與數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)程序中，然后形成電子文件，這些電子文件可以在形式、格局上進(jìn)行改變，可以高效存儲(chǔ)、輸入，可以更好地進(jìn)行保密工作，讓生成環(huán)境得到進(jìn)一步優(yōu)化。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

（一）明確應(yīng)用策略

為了提升計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過(guò)程中，必須對(duì)管理人員進(jìn)行全面升級(jí)。檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的熟練運(yùn)用，掌握現(xiàn)代化的檔案處理模式，促進(jìn)檔案管理的不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)的跨越式發(fā)展。

（二）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行及時(shí)保存。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，電子文檔數(shù)據(jù)系統(tǒng)也應(yīng)該不斷安全、優(yōu)化，要不斷的研發(fā)、建立科學(xué)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與防火墻的技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)與文件進(jìn)行全面保護(hù)與升級(jí)。事業(yè)單位內(nèi)部要加檔案安全管理，注重自主技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，存在很多不確定的因素，事業(yè)單位在建立數(shù)字庫(kù)的時(shí)候，要選擇適當(dāng)?shù)摹⒅档眯刨嚨纳a(chǎn)商，建立多重保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在硬件設(shè)施上要反復(fù)檢測(cè)，定期維護(hù)，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。

（三）提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進(jìn)行，更要重視檔案管理人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平，加強(qiáng)人力、物力、財(cái)力的合理運(yùn)用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓(xùn)，讓工作人員熟悉計(jì)算機(jī)文檔的管理流程，完善計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，推行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于那些積極配合、完善自身的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于那些沒有辦法跟上時(shí)代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問(wèn)題，多多的吸收相關(guān)的專業(yè)人才，提高檔案管理工作人員的積極性。

（四）重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)在文件與檔案管理工作中運(yùn)用范圍越來(lái)越廣，很多單位高度重視對(duì)先進(jìn)設(shè)備的采買，忽視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，導(dǎo)致采購(gòu)的先進(jìn)設(shè)備長(zhǎng)期閑置，浪費(fèi)資金，新型的計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)沒有辦法滿足單位的真實(shí)需求，事業(yè)單位必須高度重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)中要包括檔案管理、系統(tǒng)管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力。總而言之，在新時(shí)代的背景下，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)與文件檔案管理的結(jié)合，促進(jìn)檔案管理的信息化、科學(xué)化，加強(qiáng)檔案管理工作的水平，促進(jìn)檔案管理的共享，讓檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展。