醫療保障局電子檔案管理建設措施

何晨

（河北省保定市蠡縣醫療保障局，河北 保定 071400）

在我國全力發展社會主義經濟的大環境下，社會體制方面也在不斷進步和發展。醫療保險制度關系到群眾基本的健康保障，因此也有著較高的發展需求。醫保信息檔案是醫保體系中的一個重要環節，我國由于人口基數大，隨著城市化的發展，醫保檔案通過紙質化管理模式開展的壓力越來越大，因此催生了電子醫療保險檔案的快速到來，為醫保局的檔案管理工作提供較大的支持。

一、醫療保障局電子檔案管理概述

我國醫療的現行體制決定了，群眾到大城市醫院尤其是三甲醫院的集中程度非常高，這種情況下，醫保涉及到的信息也就更多，在醫院檔案管理難度也增加了。電子檔案的出現，有效提高了醫院醫保相關制度下的辦事效率。我國的醫保系統中，文件主要來自于門診保險和住院住院保險兩個部分，而檔案的收集與管理都將匯總到醫療保障局的經辦機構。利用信息化的支付體系，患者在門診就醫或者住院的過程過程中，都可在醫院進行刷卡，同時其就診信息和醫療費用的相關記錄就能上傳到醫保局的經辦機構，并形成電子文檔留存下來。參保人員和醫保局都可以輕易地查詢到該次醫保的具體信息。醫保檔案對于我國醫保系統的整體建設也有著重要意義，隨著大數據的發展，對于醫保有著大量數據的行業來說，可以通過數據建立有效的模型，充分挖掘數據背后的深層次含義，能夠讓醫保局的管理者更加清晰的了解醫保費用的總體情況。

由于每一次就醫都會進行醫保數據的記錄并形成電子文檔，這樣長期積累下來的電子文件量是非常大的，文件檔案的管理也成了一個難度較高的問題。這就要求在醫療保障局中，建立一支專業的電子文件管理小組，以團隊的形式對電子文件進行更加科學、規范的管理。電子文檔管理人員應當通過軟件和數據參數，定期將符合歸檔要求的檔案進行分類，歸檔，并移交到醫保局檔案管理部門進行保管。一般情況下，做好清楚分類歸檔的文件，檔案部門可直接對電子檔案進行光盤刻錄統一保存，并且可以做兩份管理，一份復制使用，一份歸檔留存。對于電子檔案中核心關鍵的文檔，醫療保障局應當更加重視，檢查其文檔的形式、公章等是否符合規范的要求。

二、醫保局電子檔案管理體系的建設

醫保局電子檔案的歸檔首先要做好范圍確定的工作，在整個工作的最初環節，就要弄清楚哪些文件和信息是需要納入到檔案管理范圍中來的。一般來說，醫保電子文檔在信息中，需要包含參保人員信息，所繳費用信息，醫保轉移信息，具體就診信息等，在方式上，隨著信息化計算機處理能力的增強，應當通過數據的控制采用電子文件自動化歸檔的模式，提高檔案管理的工作效率。

電子檔案的時間是管理體系的另一個規范化要求，應當進行更加嚴格的管理。一般來說，醫保檔案的電子文檔通常都在就醫所有過程完成以后，在某一個選定好的時間段內對文件進行歸檔處理，主要采用階段化的管理模式，但應當根據時間情況和變化，對歸檔的時間段做出適當的選擇，降低歸檔出現錯誤的可能，使電子檔案管理工作的質量和效率都得到提升。

醫保電子檔案體系中對安全性有著較多的考量。因此在電子文檔的保存中，首先通過輔助雙份的方式來保存，一份是封存不再使用的，另一份是臨時使用的。同時，對于機密性的文件在歸檔的過程中還應做好加密處理，有效保證每一個參保人員必要的隱私，加密儲存的文件應當單獨歸類管理，并做好解密的相關工作，以防文件完全失去效用。在文檔保存的載體上，也應當注意采用簡單慣用的格式，以防文檔由于格式的不一樣在特定的環境中無法使用。對于儲存所采用的載體，一般可選擇光盤、U 盤、硬盤等方式，我國的醫療保障局一般采用光盤的形式，避免其他儲存設備由于磁性材料不穩定性造成的風險。

醫療電子檔案的最后一個階段就是保管階段，首先要對醫保電子檔案管理人員的基本素質進行加強。從理念上改變輕視管理工作的看法。很多工作人員會認為管理保存的工作非常容易，而實際上管理醫保電子檔案信息，不僅需要懂得文檔的基本信息知識和使用方法，還需要對計算機的各種基本使用和技巧有著熟練的操作能力。對文檔處理上，還需要有著一定的管理思維。同時，即使不加密的文檔，醫保信息檔案相對來說還是較為機密性的文件，管理人員在招聘和選用人工的過程中，應當采用較為嚴格的審核機制，不僅是基本知識水平，還需要有過硬的道德水平。并且，在日常工作中需要保持定期的培訓，培訓包括專業技能培訓和思想理念培訓兩方面，通過體系化的方式，從長期上保持醫保局電子檔案管理人員隊伍的工作精神。

三、結語

自我國醫療保障政策實施以來，醫療信息檔案問題一直是醫療保障局工作的一個重要組成部分。隨著信息化技術的不斷發展，醫療保障部門和學術界也一直對醫保電子文檔的歸檔和保存管理方式進行這廣泛的討論，希望通過最優的方式來保障其安全性、穩定性、可靠性。在信息化潛力不斷挖掘的形勢下，在醫保局電子檔案的處理上，逐漸建立了一套更為科學、合理的體系方法，相信在醫保局管理者和工作人員的努力下，醫保電子檔案管理體系將會更加完善。