大數據技術在事業單位檔案管理中的運用

賈長紅

（甘南縣固定資產投資審計中心，黑龍江 齊齊哈爾 747000 ）

近年來，事業單位的檔案管理逐步呈現化專業化發展趨勢，大數據背景下，其檔案管理工作的開展受到了一定的影響，部分事業單位逐步深入了對檔案管理的分析，推進了檔案管理的信息化發展。但要保障檔案管理信息化工作的高效開展，還應制定更加科學的數字化建設方案才可實現。

一、大數據時代對事業單位檔案管理提出的新要求

（一）解決數字化問題。以往事業單位的檔案管理將檔案存儲作為工作核心，檔案資源未實現有效共享，因而與大數據時代背景下社會對事業單位的數據資源應用需求并不一致。大數據背景下，實現檔案的數字化已成為時代發展的必然要求，但事業單位的數字化建設進程的推進面臨著一定難題。合理應用大數據時代的新技術，可豐富事業單位的信息資源種類，可有效促時檔案數字化發展，可為事業單位提供更加優質的檔案信息服務，實現更加科學的檔案管理，以此化解事業單位檔案管理中的問題。

（二）實現全員化管理。大數據環境下，檔案管理業務范圍不斷拓展，管理制度也逐步完善。事業單位的各個部門及各崗位員工都需參與檔案管理工作。現階段，工作數據存儲量不斷增大，基層員工應對基礎性材料的精準性進行核實，確保重要資料可準確存儲，并應構建起大數據檔案的管理意識，實現全員參與，以此推動檔案事業的發展。

（三）高效利用檔案信息。信息技術的發展為數字檔案信息的高效利用提供了契機，檔案管理效率更高，且業務體系更為完善。大數據時代背景下，事業單位應將共享利用作為主要的管理核心，在客戶個性化應用需求的基礎上實現檔案管理方式的優化，為用戶提供個性化服務，以使之信息利用需求可得到有效滿足。

二、保障大數據技術在事業單位檔案管理中有效應用的對策

（一）采用多元化的管理方式。首先，事業單位應對當前的檔案管理形式進行優化與改進，立足于宏觀基礎上進行檔案管理流程的完善。應基于大數據時代而完成檔案管理服務體系的建立與完善，為信息資源的有效共享創造條件，構建更加開放與高效的信息查詢與檢索體系，推進專業化檔案管理服務網站的建設進程。此外，還應利用合理的方式進行檔案文檔的整理，以便于更加科學高效地進行檔案信息資源的處理。

（二）加大數字化系統的推廣力度。提高服務品質、優化信息質量是當前事業單位建立數字化系統的初衷所在，這也是大數據時代對事業單位檔案管理的發展要求。然而，檔案管理改革過程當中，事業單位的管理部門應采取有效的措施為數字化平臺的建立創造條件，同時應積極進行數字化系統的宣傳與推廣，進而使之產生更為強大的影響力，發揮出更高的利用價值。同時，事業單位還應從其他檔案管理機構進行經驗的借鑒，進一步提升對數字化系統的利用質量，進而為事業單位的檔案管理數字化建設進程的推進提供助力。

（三）加強數字化設備的創新。信息時代背景下，事業單位要實現檔案管理的數字化以滿足大數據背景下對檔案信息的應用需求，向上級領導部門提出全面實行數字化的申請以獲取充足的檔案管理數字化建設資金，并將之用于配備更加先進與安全的數字化硬件設備，以確保數據信息的安全存儲，避免出現檔案信息泄露或遭到篡改等情況。

（四）建立健全計算機管理制度。除了要創新與完善數字化設備以外，事業單位還應對當前的檔案管理模式進行優化。要想全面實現數字化檔案管理，應對原有以紙質為載體的檔案資料進行掃描處理而使之轉化為電子檔案，進而為檔案數字化管理的實現奠定基礎。在紙質檔案與電子檔案的共同配合下，構建更加完善的檔案管理信息化平臺。在網絡技術培訓的支持下對事業單位的檔案管理工作進行優化，實現更加高效與優質的檔案管理工作與服務。

（五）加強檔案管理人員素養建設。為了有效滿足當前大數據背景下的檔案管理需求，事業單位應強化對檔案管理者的素質培養。首先，應立足于大數據時代的需求而對專業化檔案管理人才進行引進，建立專業化、高素質的數字化檔案管理人才隊伍，以此實現更加專業化與科技化的檔案管理。同時，還應對事業單位的現有人才進行專業化培訓，使之在具備高超的數字化技術應用能力基礎上，更好的履行自身的檔案管理職責。此外，事業單位應構建出內引外聯的人才管理體系，對檔案管理團隊的綜合素質能力進行全面提升，通過合理的人才配置與優化確保事業單位大數據檔案管理需求可得到有效滿足。

（六）實現檔案資源數據的深入挖掘。檔案信息檔案建立之初，應對所有員工的資料進行全面收集與詳實記錄，且通過關鍵字而對檔案信息內容進行區分。在大數據系統的基礎上進行檔案資料匯總與處理時，只需進行關鍵字的檢索即可快速查找到所需的檔案內容，并且信息檢索范圍也可進一步縮小。如事業單位可工號或姓名進行人員信息范圍的確定，進而通過性別、年齡等其他關鍵字進行查找范圍的縮小，進而可精準搜尋到所需的檔案信息。大數據系統的有效應用，可實現檔案信息的深入挖掘，并可實現更加快捷與精準的檢索與查找，無需進行原始檔案的查閱，可減輕檔案管理人員的工作量。

大數據時代背景下，信息收集與利用成為了各個單位不可忽視的重要工作內容，也與當前社會的發展要求相契合。事業單位的檔案管理人員應運用先進的思想理念實現大數據系統科學應用，在大數據技術的輔助下實現更加高效的檔案管理，進一步減化自身所承擔的工作壓力，提升檔案管理服務效果，進而為社會的和諧發展起到強有力的推動。