體育事業單位檔案管理分析

徐敬

（湖北省襄陽市體育運動中心，湖北 襄陽 441057）

一、體育事業單位加強檔案管理工作的重大作用

伴隨著國家經濟的不斷發展以及社會的不斷進步，國家體育事業單位檔案資料在不斷增多，檔案管理工作在單位中的重大作用逐漸凸顯出來。我們國家社會主義建設的重要基礎是事業單位，單位的檔案管理工作也屬于政府公共服務的一種，因此需要建立健全事業單位的檔案管理工作。進一步加強體育事業單位的檔案管理工作、使用先進化的技術對其進行完善，可以使檔案管理工作更加便捷，這是檔案管理人員關注的焦點。

二、體育事業單位檔案管理問題分析

（一）檔案管理工作人員的素質有待提高

部分工作人員素質不高，這是導致體育檔案管理工作無法順利實施的主要因素。有的單位領導會出現重經濟效益、輕日常管理的現象，一般都會認為體育檔案管理工作難以協助單位獲取更大的經濟效益，所以在人力、物力以及資金方面時常會出現不足。在日常工作階段，大多忽視體育檔案管理工作，有些工作人員以為確保檔案資料的完整性、不發生資料遺失就足夠了，該種觀念意識直接導致體育檔案管理工作水平低下。

（二）檔案管理模式與實際發展不相適應

目前，體育事業單位檔案管理模式和實際不符，欠缺必要的硬件設施。在日常體育檔案管理工作中，依舊沿用較為傳統化的人工統計管理方式。因為體育單位內部檔案管理資料眾多，該類粗放式管理模式勢必會加大工作人員的壓力，從而影響檔案管理工作的質量。運用人工統計的管理方式，難以達到檔案管理工作的最終目的。紙質檔案資料整理會耗費諸多時間與精力，枯燥冗長的工作內容會加大員工失誤的幾率，也就無法確保體育檔案工作的水平及精準性。

（三）檔案管理制度不完善

現今，體育檔案管理機制不健全，對于相應職責的劃分十分模糊，相關工作人員很容易發生工作上的問題糾紛。體育事業單位檔案資料編制體系不夠細化，檔案資料紙張的運用和檔案歸檔、修建標準有出入。這樣一來，不但加重了檔案管理工作人員的工作量，還使得檔案管理工作水平低下。另外，部分檔案管理部門的相關程序不健全，尤其是關鍵檔案資料的借閱、查閱流程不嚴謹，這極易導致機密文件遺失。體育事業單位檔案管理不管是在前期的編排與劃分上，還是后期的管理過程中都相對混亂，并未嚴格依照有關規章制度進行。值得注意的是，體育事業單位檔案管理監督機制不完善，部分監督管理部門受到來自內部環境和人為因素雙重因素的影響，導致檔案管理工作滯后于單位發展。

（四）信息化建設比較落后且利用率不高

隨著社會的不斷發展，信息技術在各個領域的應用越來越廣泛，在體育事業單位檔案管理中融入信息化建設，但是由于體育檔案管理工作得不到重視，資金投入不足，在信息化建設方面比較落后，相關的工作人員并沒有熟練掌握信息技術，因此在工作中采用傳統的方式進行管理，信息技術的利用率不高。而且體育事業單位檔案管理工作的效率也受到了限制。一部分紙質檔案在使用的過程中出現了破損丟失等情況，嚴重影響了后續的使用工作。此外還缺乏專門的維修管理人員，導致信息系統中存在諸多的漏洞，使得體育檔案管理工作中出現各種各樣的問題，難以緊跟時代發展的步伐。

三、體育事業單位加強檔案管理的具體方法

（一）加強基礎設施建設，實現檔案的統一管理

體育事業單位在進行檔案管理的過程當中，需要加大物質投入，根據體育事業單位自身的情況，對原有的設備進行更新，對原有的體制進一步完善，為體育事業單位檔案管理工作提供支持。體育事業單位需要依據相關規范，在單位中配置硬件設備以及軟件設施，及時更換硬件設施。同時還需要進一步加強設備的管理工作，通過這種方式在最大程度上保證體育事業單位全面開展檔案管理工作。另外，體育事業單位自身的管理工作也要與時代接軌，要建立健全檔案管理系統，使用先進的科學技術建立檔案。同時也需要將傳統的紙質檔案逐漸轉換成現代化的數字類檔案。由于傳統的紙制檔案存在很多的問題，現代化的數字檔案更加便于儲存，并且安全系數非常高，在信息存儲備份中也相對便捷，符合當前檔案管理工作地發展要求。因此，在當前階段，需要進一步加強檔案的管理工作，及時轉變原有的檔案管理方式，建立統一的規范，對于電子檔案進行定期殺毒，同時還需要加強軟件設施的保護，只有這樣才可以保證體育事業單位所存儲的檔案信息安全，保證檔案的自身價值。

（二）不斷提高檔案管理工作人員自身的素質

事業單位的檔案管理工作需要關注檔案管理人員自身素質，重視不同科室之間的配合工作。基層事業單位需要高度關注各個不同單位的檔案管理工作，讓不同單位進行有效配合，從而使檔案管理工作更好地服務于工作本身，服務于社會。體育事業單位如果想要使用先進的網絡技術進行檔案管理工作，就需要針對傳統的管理方式以及形式進行改革創新。因此，檔案管理工作人員需要與時俱進，從不同方面提高自身的創新能力。另外，還需要積極學習現代化的檔案管理技術，在最大程度上提高自身的技術運用能力，滿足當前檔案管理工作的實際要求。為此，體育事業單位需要運用不同的方法，對于檔案管理人員進行知識培訓。同時，還需要進一步加強專業知識的培訓工作。為此，管理員也需要嚴格遵守相關制度以及規范，依照相關的流程進行工作，規范自身的工作行為。通過這種方式才可以不斷提高自身的綜合素質，也可以認真地做好檔案管理工作。

（三）不斷地提高管理人員對于自身工作的認知

檔案管理工作人員要不斷提高對于檔案管理工作的認知，同時還需要充分認識到檔案管理工作的重要性。對于管理人員來說，需要高度重視檔案管理工作，并且認識到自身在體育事業單位當中所發揮的重要作用，在此基礎上，才可以提升自身的管理意識，提高檔案管理水平。因此，需要進一步強化現代化的檔案管理工作，使用先進的技術進行管理。另外，檔案管理工作人員要轉變原有的工作理念以及工作方法，使用自身的創新思維進行檔案管理工作。進一步完善原有的管理制度以及規范，進一步加強資金的投入，建立專門的管理部門，同時認真做好檔案的管理以及存儲和查閱工作，配備相應的消防設施，通過這些措施，可以保證檔案安全。

（四）進一步提高檔案管理的安全可靠性

由于國家體育事業單位的檔案資料具有一定保密性，檔案管理工作需要建立嚴格的檔案保密制度，由專業人員進行檔案保存工作。為此，對于檔案的查閱以及使用，需要嚴格地做好登記。另外，針對一些比較重要的檔案信息，還需要專門進行特殊保管，檔案管理人員要及時做好檔案的備份，預防資料丟失或者檔案破壞，避免對體育事業單位造成損失。

（五）開展信息化建設，提高檔案管理工作質量

信息化時代，體育事業單位要始終與時俱進，建立健全檔案管理機制，合理運用信息化技術，逐步擴大系統建設投入力度，從根本上加大信息化技術和檔案管理工作的實效性。首先，運用計算機等設備來予以掃描。針對紙質檔案，實施電子化存檔，保障紙質檔案和電子檔案的雙重管理。利用信息化技術構建數據庫，將體育事業單位中的各類檔案進行分類歸納整理，在使用時通過檢索能夠快速提取檔案，同時進行檔案的備份，確保檔案的永久保存。其次，要篩選和對比檔案管理系統的價格、功能和實現方式，且在此基礎之上采用與本單位實際情況相符的檔案管理系統，進而顯著提升信息化水平。通過信息化技術打造動態化檔案管理系統，針對工作人員與單位發展情況實施動態化管理，且將關鍵信息融入其中，加以完善。在檔案管理系統中，可以建立一個內部的系統，便于內部各個部門的聯系。加強部門之間的聯系，便于檔案管理部門開展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引進專業人才做好檔案管理系統的維護工作，避免受到網絡病毒的入侵，若造成信息的泄露，不僅影響體育事業單位的檔案管理工作，還威脅各項業務信息的隱私和安全。

結束語

綜上所述，本文對體育事業單位檔案管理中出現的問題進行了詳細研究，在此基礎上提出了解決措施。要不斷增加資金投入，建立完善的制度以及使用信息化的方式進行檔案工作管理。體育事業單位要結合實際情況以及時代背景開展日常的檔案管理工作，不斷提高體育事業單位檔案管理工作的效率以及質量，更好地展現體育事業的風采。