事業單位人事檔案管理水平的提升策略

張念聰

（五蓮縣公共就業和人才服務中心，山東 日照 262300）

引言

做好人力資源檔案管理工作，不僅有利于促進單位的更好發展，而且還能最大化調動員工的工作熱情，實現其個人發展目標。因此，各級事業單位必須對該項管理工作給予一定的重視度和認知度，既要將其納入到單位戰略發展決策中，又要完善相應的檔案管理制度，并明確人力資源檔案管理內容，提升檔案管理人員的綜合素質和業務水平，加強人力資源檔案管理信息化建設，這樣才能真正提高人力資源檔案管理水平為事業單位的進一步發展提供可靠的數據信息。

一、提升事業單位人力資源檔案管理水平的必要性和重要性

（一）有利于促進事業單位的可持續發展

事業單位人力資源檔案管理工作的開展將會影響到事業單位的穩定發展，其可以幫助管理者對公司職員的基本情況有一個大概的了解和認識，可以給管理者和決策者制定更多的發含策略和為相關的規劃提供一定參考和依據，只有將人力資源可以進行最大限度地利用，才可以有效提升企業的競爭力，將人才的才能充分地發揮出來，對人力資源檔案進行充分的利用，可以對員工的興趣愛好進行了解，然后根據員工的特長和優勢將其安排在更為合適的部分當中。同時在對人力資源檔案進行查閱的過程中應該及時了解工作人員的基本素質水平和相關的業務能力，同時人力資源檔案中還對員工的品行有一定的紀錄，所以在對檔案資料進行利用的時候一定要做好分析工作。另外事業單位還可以制定內部的考核制度，換句話說人力資源檔案就是對人員進行任命和調配的一個重要依據。

（二）有利于更好的調動單位員工的工作熱情

一般情況下，事業單位在進行人員崗位調動時，都會充分考慮員工的業務水平和專業素質與能力等因素。而人力資源檔案中，既包含員工的個人信息，也對其以往的工作表現及各項業績考核等有著詳細的記錄。因此，從某種意義上看，提高事業單位人力資源檔案管理水平，能夠更好地調動員工的工作熱情和積極性，從而使其事業單位發展過程中發揮出最大的力量。

二、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理工作長期未受到足夠重視

人事檔案管理盡管在事業單位當中占有關鍵性的地位，但卻不能給單位創造經濟效益或業績，部分人員認為此項工作無須具備一定的專業水平，所以對人事檔案管理并未給予足夠重視。如此情況下，會使事業單位人事檔案管理所用的硬件設備和軟件跟不上時代發展步伐，再加上人才配置不合理，便會使得人事檔案管理一直處于應付狀態。

（二）人力資源檔案管理技術有待更新

人力資源檔案管理技術存在著很大的漏洞，因此需要對其進行及時的更新換代，在傳統的檔案管理模式下主要采用的是紙質的方式進行保存，所以開展檔案管理工作實際上也就是對大量的紙張進行保存然后保證其的完整性，但是當事業單位中出現一位工作人員調配到另外一座城市的情況發生的時候，人力部門如果需要對檔案進行調取或者查閱，就需要到另一座城市進行查閱和調取，這將會對人力部門的工作開展帶來很大的不便。

（三）信息化建設投入不足水平偏低

事業單位人事檔案管理人員信息化水平低是困擾大多事業單位的主要問題，究其原因主要有兩點：1.檔案管理人員入門關沒把好，并且缺乏信息科技培訓，無法實現檔案管理的信息化轉變，也無法利用現代化設施有效提升工作效率；2.部分事業單位對人事檔案管理重要性缺乏認知，并沒有意識到把規范化信息化管理系統引入的必要性，不能在工作中運用互聯網等現代化設備實現檔案管理效率的有效提升。先進計算機系統也因重視度的不高而無法獲得及時硬件和軟件更新，對人事檔案管理效率的提升和信息查閱的便捷都造成阻礙。限制了其向信息化發展的進程，使得信息保存、檢索、調閱等耗時耗力，不僅嚴重降低了人事檔案管理質量，且過多翻閱搬動會對實體檔案造成不可挽回的損傷。

三、事業單位人事檔案管理水平的提升策略

（一）強化領導及工作人員對人事檔案管理的重視度

如果想做好某一項工作，首先必須要做好示范，帶好頭。這一道理也非常適合用在事業單位的人事檔案管理。如想做好事業單位人事檔案管理工作，就一定要提高領導對這一工作的重視度。為此一定要采用合理并且科學的方法，如可構建專門的人事檔案管理團隊，定期對人事檔案管理工作進行相應的考核，同時要求人事檔案管理的相關人員必須要實施崗位競聘機制，可把平時的考核成績當作參考的內容。利用一些嚴格的制度來進行約束，可以使事業單位人事檔案管理實現規范化和科學化。

（二）用好大數據挖掘技術

隨著計算機技術的不斷深入發展，大數據分析、數據挖掘等技術逐漸出現并展開應用，數據挖掘能夠從海量模糊數據中，找出有價值的信息，這是一種非常有價值的數據分析方法。面對網絡求職信息虛假度較高的局面，采用人工甄別的方式不但效率非常慢，更重要的是準確性難以保障。對于今天“互聯網+”時代來說，通過大數據挖掘技術來對其中的信息展開輔助審核，是最有效的方法，這對于提升人才信息的篩選效率是非常巨大的幫助。另外，在人才的選擇和篩選方面，以大數據挖掘技術結合人才評價體系，同樣能夠極大地提升人才與崗位的匹配性和匹配效率，從而輔助高校做出正確的人才招聘決策。所以說，面對網絡招聘，要特別重視大數據挖掘技術的應用，這對于提升招聘效率和招聘質量都有極大的價值。

（三）突出人事檔案管理工作規范化與標準化

規范化和標準化是現代事業單位人事檔案管理工作的重要發展目標。這就需要事業單位檔案管理人員做好文書處理工作。盡管文書處理工作與檔案管理工作之間相互獨立，但是存在較為密切的聯系。應該通過開展規范化的文書處理工作促進人事檔案管理工作趨于規范化與標準化。事業單位人事管理部門應該結合實際的檔案管理工作對人員實施合理配置，滿足檔案管理工作的實際需求。另外，其他部門的領導應該發揮監督作用，為檔案管理工作創設公開化與透明化的環境。在整理檔案材料的過程中，應該將其融到人員崗位責任當中，將其作為一項考核依據，升這項工作的效率。針對檔案的形成，事業單位應該建立立卷制度，并結合實際情況對其實施管理，對這項工作形成充分的認識。

（四）健全事業單位人事檔案管理制度并優化其管理手段

在國家各項人事檔案管理制度的基礎上，事業單位要結合當前自身人事檔案管理工作的實際情況，建立健全人事檔案管理制度，針對人事檔案管理工作中的具體過程、具體要求、結果標準、服務范圍、人員責任、效益影響等多項內容提出明確要求，確保當前事業單位的人事檔案管理制度符合事業單位的發展情況與發展戰略，也為后續的人事檔案管理制度改革留下充足的空間與保障。同時在管理手段上，事業單位可以嘗試豐富人事檔案信息內容，記錄相關人員的業務能力、技術能力、業績內容、社會信用等相關材料，將信息化技術納入人事檔案管理工作中，以提升人事檔案管理工作的效率和質量。

結束語

綜上所述，事業單位在人事檔案管理工作的開展過程中，應當進一步拓展其服務范圍，建立健全各項規章制度，不斷加強對其重要地位的宣傳，并不斷提升管理人員的綜合能力，確保人事檔案管理工作的效果得到積極提升。