探析新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑

王巖芳

（濟南軌道交通集團第一運營有限公司，山東 濟南 250014）

引言

隨著時代的發展，檔案管理工作的創新勢在必行，只有創新方能適應形勢的需要，只有通過檔案管理工作的不斷創新與改革，才能使我們的檔案事業致力和服務于社會的需求。要重視檔案管理工作，解放思想，開啟新的創新模式，要與時俱進，開拓創新，積極發揮檔案管理的作用，更好地適應社會發展新形勢的變化需求。要不斷提高檔案管理人員的綜合素質和能力，促進檔案管理事業再上新水平。

一、新形勢下企業檔案管理的必要性

在企業的各項生產和經營活動中，檔案不僅是具有保存價值的文件材料，也是記錄企業生產過程以及活動資料的主要媒介，更是企業的財富。而檔案管理工作主要是對企業檔案資源或者檔案中包含的信息進行管理的活動，其工作水平的高低直接關系到企業管理水平的質量。與此同時，衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度就是如何科學規范地管理檔案。因此，新形勢下，做好企業檔案管理工作，不僅對有效提高企業管理工作的質量和效率，還對企業的可持續發展有一定的影響。

二、企業檔案管理目前面臨的問題

（一）企業管理人員沒有充分認識到檔案管理的作用

現階段，企業經營管理目標是實現企業經濟利益的最大化。但檔案管理工作是一項長期性的建設工作，給企業帶來的影響往往是潛移默化的。基于此，企業管理者難以認識到檔案管理工作對企業發展的重要作用，進而導致重視程度不高，企業檔案管理工作往往形同虛設，形式主義問題嚴重，影響了企業經營管理水平的提升。與此同時，企業管理人員重視程度不高直接導致檔案管理工作的基礎設施不健全。盡管大多數企業早已將信息化技術應用到檔案管理工作中，但由于資金投入不足，導致企業檔案管理工作仍以電腦、U 盤或紙質文件等形式安放在檔案室，甚至有的企業沒有專門的檔案管理部門，也沒有檔案室。還有部分企業雖然有檔案室，但專業的檔案管理有所不足，導致檔案直接堆放在一起，沒有分類整理擺放，從而加大了檔案管理工作的難度。

（二）檔案管理工作人員的專業能力不高

現從現階段企業檔案管理的現狀來看，雖然部分企業建立了檔案管理部門，也配備了相應的檔案管理人員，但在人員招聘上仍存在許多問題。一方面，現有的企業檔案管理人員大多文化程度與綜合素質都較低，無法滿足新時代檔案管理工作的實際需求。或者有的企業認為檔案管理工作是閑職，會安排退休人員去進行檔案管理，導致檔案管理工作成效難以提升。隨著以大數據為代表的互聯網技術的廣泛應用，提高信息化建設水平已成為當前企業發展的主要趨勢。

三、新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作

現階段，檔案工作不再只是簡單地用電子版和紙介兩種文檔形式保管的事務性工作，其具有政治特點和政治屬性。企業要想獲得持續、穩定發展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時期企業發展的需要相適應，更好地為企業建設服務，這是所有企業領導必須高度重視的一大重要任務。因為領導的大力支持和高度重視是順利開展檔案管理工作的重要前提，企業領導在促進企業發展過程中需要檔案提供諸多企業、國家發展走勢脈絡的文件資料和組織實施過程的痕跡資料等。所以企業領導要對檔案管理工作引起高度重視，重視隊伍建設、軟件配套和硬件達標等方面，創設促進此項工作水平提高的環境。

（二）建立完善的檔案管理制度

檔案管理工作創新應從本單位自身實際特點出發，建立一套適合本單位發展的檔案管理制度。必須建立完善的檔案管理制度如：檔案管理檢查制度、保密制度、借閱制度、歸檔制度等，為檔案管理工作提供可靠的有力支撐。檔案管理要制度化，并用制度約束人的行為，規范檔案管理工作。建立檔案管理考核機制、獎懲機制，對檔案管理工作進行定期的檢查，及時發現問題并進行解決處理。對檔案管理工作要進行定期考核，對于工作認真有突出貢獻的員工給予物質獎勵或進行表彰。對于工作出現問題，甚至造成損失的人員應給予嚴厲的懲罰，使檔案管理人員對檔案工作要有敬畏之心，更重要的是讓檔案管理人員認識到檔案工作對企業發展的重要作用。檔案管理工作各項制度的建立必須遵循科學、合理原則，真正有效地對檔案信息資料起到保管、保護的作用，從而促進檔案管理工作水平的不斷提高。

（三）加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍

新形勢下，做好企業的檔案管理工作，應加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經濟體制改革的深入發展，市場競爭越來越激烈，這對企業檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業檔案管理工作過程中，應將企業發展的戰略目標與人才培養計劃緊密結合，充分發揮出企業人力資源部門在人才培養方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓方案。同時，還應讓員工明確好個人的發展目標，做好職業發展規劃，最大限度地調動起員工學習的積極性和主動性。

結語

隨著經濟的不斷發展，各類檔案管理工作也邁上了新的臺階，大部分檔案管理工作都能做到歸檔及時、科學歸納、按章操作、嚴格管理，為使檔案管理工作提升新的高度，逐漸向科學化、規范化邁進，檔案管理工作也將開啟全新的模式來適應競爭激烈的市場環境。