淺析事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

高媛媛

（龍江縣中小微企業(yè)服務(wù)中心，黑龍江省 龍江縣 161100）

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用概述

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位在維護(hù)檔案完整、安全、真實(shí)的原則下，過(guò)對(duì)檔案收集整理、編目檢索、保管統(tǒng)計(jì)、編輯鑒定等活動(dòng)并提供有價(jià)值服務(wù)的總稱。檔案管理效率和質(zhì)量是衡量事業(yè)單位整體發(fā)展水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。

事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量多，工作量大，傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)全面、高效管理。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技水平的不斷進(jìn)步，以信息化技術(shù)的應(yīng)用為標(biāo)志的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案工作在效率和質(zhì)量上的提升。現(xiàn)代化檔案管理分為實(shí)體檔案管理、檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)層次，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)拓展了管理的內(nèi)涵和外沿，自動(dòng)化、科技化的實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，有效發(fā)揮了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部有序協(xié)調(diào)運(yùn)，、準(zhǔn)確、高效地為事業(yè)單位服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化方式的利用

(一)檔案管理無(wú)紙化應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙為載體進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，無(wú)紙化檔案存儲(chǔ)技術(shù)是信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)融合發(fā)展的新興管理方法，無(wú)紙化信息管理技術(shù)是信息技術(shù)應(yīng)用于檔案形式的轉(zhuǎn)變，基于信息影像介質(zhì)運(yùn)用掃瞄技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、檢索技術(shù)等數(shù)字技術(shù)手段，采用互聯(lián)網(wǎng)模式實(shí)現(xiàn)資料快速檢索、調(diào)閱的技術(shù)管理機(jī)制。無(wú)紙化檔案管理能提高管理效率，還能有效節(jié)省資源、保護(hù)環(huán)境。事業(yè)單位要依據(jù)自身財(cái)政狀況，編制預(yù)算、更新設(shè)備、培訓(xùn)人員，適應(yīng)大數(shù)據(jù)管理趨勢(shì)，推進(jìn)檔案管理無(wú)紙化管理

（二）數(shù)字應(yīng)用。數(shù)字化應(yīng)用將檔案資料進(jìn)行電子備案，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)部門(mén)間信息共享應(yīng)用，檔案信息應(yīng)用檔案檢索與目錄管理，按照統(tǒng)一的編碼方案分組，確保信息歸集有序，便于查找。管理系統(tǒng)要建立規(guī)范、明確的職權(quán)控制體系，保證信息的保密性；檔案管理人員要定期檢查軟硬件設(shè)施的穩(wěn)定性，保證信息安全性。

（三）檔案管理市場(chǎng)化。檔案管理是國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分，事業(yè)檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性的管理工作，事業(yè)單位檔案信息對(duì)單位、地區(qū)的政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值。事業(yè)單位要以全局觀念進(jìn)一步挖掘檔案具有社會(huì)價(jià)值的因素的信息，加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型。

三、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理現(xiàn)代化重要性認(rèn)識(shí)不清。在我國(guó)，受經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和管理模式限制事業(yè)單位檔案管理起步較晚，發(fā)展較慢。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)現(xiàn)代化管理的先進(jìn)性、有效性認(rèn)識(shí)不到位，在資源配置、人員配備缺乏必要投入，檔案管理部門(mén)管理設(shè)施設(shè)備的落后自動(dòng)化水平不高，管理軟件自成體系，不能快捷地實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)之間的檢索、調(diào)閱、編輯、使用，使檔案管理現(xiàn)代化流于形式，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不健全。現(xiàn)代化檔案管理對(duì)基礎(chǔ)檔案的質(zhì)量具有一定要求，規(guī)范的檔案案卷、標(biāo)準(zhǔn)的檔案歸集方法是現(xiàn)代化檔案管理的前提。受歷史管理體系限制，部分事業(yè)單位檔案完整性、準(zhǔn)確性不盡人意，檔案歸集方法不成體系，現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不健全、傳統(tǒng)的檔案管理、分類等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求，檔案檢索率低，利用率低，檔案管理的整體有效性低。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，難以掌握先進(jìn)的檔案管理方法。具有現(xiàn)代化管理技術(shù)、先進(jìn)管理理念和責(zé)任心的優(yōu)秀的管理人員是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的首要標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前部分事業(yè)單位缺乏具有現(xiàn)代化技術(shù)、專業(yè)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才，人員的素質(zhì)亟待提高，部分檔案管理人員信息化技術(shù)水平偏低，僅能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，缺乏對(duì)管理軟件的深入透徹應(yīng)用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化、智能化、科技化檔案服務(wù)。

四、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化優(yōu)化策略

（一）強(qiáng)化現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理重要性作用認(rèn)識(shí)，優(yōu)化資源配置。事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要樹(shù)立正確的現(xiàn)代化檔案管理重要性理念，優(yōu)化事業(yè)單位資源配置，合理統(tǒng)籌分配資金加大資金技術(shù)投入、更新檔案管理設(shè)備資源，開(kāi)發(fā)利用先進(jìn)的信息化檢索工具，重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源科學(xué)共享。

（二）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)性工作，夯實(shí)現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)。事業(yè)單位要加大檔案管理力度，逐步完善、規(guī)范檔案管理系統(tǒng)，健全檔案管理制度，明確崗位責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)，建立紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理模式保障檔案資料安全性；加強(qiáng)單位自身的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案管理工作能力。

（三）優(yōu)化檔案管理人員素質(zhì)，打造高素質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍。事業(yè)單位要組織和開(kāi)展管理人員在職培訓(xùn)，建立常規(guī)、系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)技能、現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)機(jī)制，提升檔案管理人員技術(shù)操作能力；健全事業(yè)單位用人機(jī)制，完善考核評(píng)價(jià)體系，拓展優(yōu)秀人才引進(jìn)渠道；鼓勵(lì)檔案管理人員發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性進(jìn)行探索與實(shí)踐，注重現(xiàn)代化方式與檔案管理工作的融，與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)、提升現(xiàn)代化管理技能。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，信息化時(shí)代加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具有重要現(xiàn)實(shí)意義。推進(jìn)檔案管理無(wú)紙化應(yīng)用、數(shù)字應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理市場(chǎng)化是完善事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的有效方式。事業(yè)單位要樹(shù)立正確管理觀念、強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、優(yōu)化管理人員素質(zhì)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作良好發(fā)展。