基于大數據的高校圖書館檔案管理對策分析

夏啟明

（南陽醫學高等專科學校，河南 南陽 473000）

大數據時代的到來，使得高等院校圖書館檔案管理工作由紙質化向電子化轉變，對于以后的管理工作而言，以現在的互聯網平臺作為基礎已經成為主要趨勢。在大數據時代背景下，許多高校圖書館互聯網管理平臺應運而生，不僅簡化了操作，更提高了數據的精準性和及時性，同時也更方便用戶的查找和使用，而且支持多人同時操作，使得服務范圍更廣泛更高效。在這樣的管理模式下圖書館檔案信息管理工作者應該抓住機會，建立健全高校圖書館檔案管理機制并找到相應的改革途徑促進發展。

一、大數據時代高校圖書館檔案管理的意義

高校圖書館中保存著各種形式的檔案包括文字圖標聲像等，各種記錄方式所留存下來的檔案是高校圖書館長遠發展的重要財富，圖書館不僅負責對圖書的收納管理，還有對高校的一些有價值重要文獻實施統一化管理和保存，這其中包含校內檔案和圖書館檔案，所以圖書館檔案管理有著重要的現實意義和歷史意義。一方面檔案管理工作能作為衡量圖書館管理工作水平的重要標準。圖書館檔案中涵蓋著高校內部報、工作計劃、學生發展規劃、學校發展理念、工作總結、校規校紀以及珍貴樹木統計報表等，全方位地展現了高校的發展計劃和重大事項。將這些資料轉化為大數據的形式，能夠健全圖書館的管理體系，優化管理結構，另一方面完善的檔案能夠為教育和科研工作提供大量的理論支持，并且圖書館的內部檔案可以供學生和老師查閱，提供大量的資源和數據，而在大數據時代避免了繁瑣的查找解，能夠通過分類搜索的方式直接鎖定目標，節約了大量的時間[1]。

二、在大數據環境下，高校圖書館檔案管理面臨的問題

（一）對檔案數據存檔重視程度過高

在圖書館檔案管理工作中，由于各種活動的展開產生各種各樣的檔案，這些檔案大致分為財務檔案、業務檔案、人事檔案等，由于受到分類形式的影響導致許多檔案在進行數據整理工作都留存以前理論性結果作為基礎。但是在這個過程中，缺少對于問題檔案和數據存在自身問題進行有效監管，并且許多檔案之間有巨大的相似性，但是由于分類的原因，導致兩者之間資源不互通，所以造成大量冗雜數據。例如圖書館員雇傭規則和圖書館業務培訓兩者之間有巨大的相同性，但卻往往都共同存檔，還有一些檔案本身并不要求進行存檔，但是在對管理人員進行培訓過程中卻有明確要求對業務進行詳細記錄，并隨之備份。

（二）當然管理模式單一

當前國家高校圖書館越來越重視藏書和檔案中所蘊含的歷史價值，但由此也引發了檔案管理模式單一的問題，檔案管理工作人員比較少，而且普遍專業素質不高，因此大多數都是采用辦公室管理的形式。但是在大數據背景下，必須要重視數字化管理平臺建設，保障圖書館檔案的安全，但是實際中發現許多高校仍然使用紙質檔案，數字化管理依舊存在落實問題。

（三）缺少的文獻共享平臺

現如今高校圖書館資源交流的工作模式多是以文獻相互借閱的方式進行，沒有規范的共享平臺，并且由于平臺的缺失也難以實現高校間的大面積交流，而且高校的文獻多是以合作的形式進行交流，沒有合作的學校，即使出現資源需求也難以實現共享[2]。

三、大數據背景下高校圖書館檔案管理對策

（一）建立健全數據管理體系

大數據背景下，顛覆了以往的檔案管理體系，檔案管理工作人員必須能夠熟練地使用數據庫資源，借助互聯網平臺完成數據的上傳，不僅可以更見真實客觀的反映圖書館的工作現狀，并且保證管理人員可以接收到最真實的數據。以真實的數據作為基礎，利用大數據科技進行數據分析工作，完成圖書館管理工作。在不同的藏書或者檔案領域，對相似或者相同的數據進行分析，在剔除錯誤和誤差數據后，能夠獲得更加真實的檔案元數據。相較于之前傳統的紙質數據，管理工作者更應該意識到海量儲存的優勢，忽略元數據之間的因果邏輯關系，只需要能夠完整真實的表現活動情況即可。

（二）構建檔案信息數據庫

在大數據背景下，數據庫成為圖書管理者的核心，數據庫的精準與否影響著檔案信息能否真實地體現高校的歷史發展情況。在對圖書館檔案進行錄入和記錄的同時還可以對特定的管理人員呈現出同階層的檔案管理數據，形成有針對性的呈現方式。中心數據庫可以在保證檔案記錄工作完善的同時內容根據用戶對不同答案的實際要求進一步建立健全數據庫，能使其更人性化的服務用戶。在大數據背景下雖然數據庫的建立能夠方便用戶，但同時也帶來了一定的安全隱患，比如檔案信息丟失和竊取，給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。因此在信息技術飛速發展的當下，檔案數字化既需要跟進時代潮流，也需要提高安全監管措施，保證經濟效益和社會效益的共同發展。所以在現行的高校圖書館檔案管理工作展開過程中，必須跟緊時代走勢，在科學指導理念下進行發展，構建安全可靠的信息管理數據，更好地為用戶提供服務。

結語

大數據時代下，互聯網平臺發展當使得檔案管理工作能夠有效地降低高校管理成本，更好的服務用戶，提高數據利用率并且還可以開展高校之間的檔案信息交流工作，加強高校圖書館之間的互動。但是大數據時代不僅帶來了機遇，也帶來挑戰管理工作，應該更加精準科學的注重管理細節，堅持檔案管理的真實性和有效性，提高檔案管理工作者的個人工作能力，建立健全考核機制。同時建立健全完善的安全保障機制，避免出現數據丟失或數據竊取等風險，對檔案管理工作帶來影響，阻礙高校圖書館檔案管理工作的發展。