高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化研究

余小嘉

（南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南 南陽 473000）

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于人們的工作生活是時代發(fā)展的必然趨勢，逐漸滲透到各行各業(yè)當(dāng)中，提高人們生活效率。高校學(xué)籍檔案管理工作開展過程中，也應(yīng)當(dāng)加強對數(shù)字化技術(shù)的重視，結(jié)合學(xué)籍檔案管理的重要性和管理過程中存在的問題，及時引入數(shù)字化模式，對學(xué)籍檔案管理工作進行進一步的升級改善，不斷提高高校學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。

一、高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理意義

（一）順應(yīng)時代發(fā)展潮流

高校傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作開展過程中，受到紙質(zhì)版文件存儲管理問題的影響，很多文件都會在儲藏室搬遷以及其他問題的影響下，出現(xiàn)不同程度的損壞，導(dǎo)致檔案質(zhì)量受損，同時檔案的存儲期限也會隨之縮短。通過引入數(shù)字化技術(shù)，可以及時改善傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理過程中存在的管理效率問題和存儲問題，在大數(shù)據(jù)的幫助下，及時梳理各類數(shù)據(jù)資料，方便檔案存儲和查詢，對簡化工作人員工作內(nèi)容，提高學(xué)籍檔案管理效率具有重要意義。

（二）節(jié)約資源

新時期國家發(fā)展的重要方向之一，即推動生態(tài)建設(shè)，打造資源節(jié)約型社會。傳統(tǒng)高校學(xué)籍檔案管理工作開展過程中，由于紙質(zhì)版檔案數(shù)量較多，需要使用大量的紙質(zhì)文件進行存儲，產(chǎn)生了一定的資源浪費，而大量檔案需要存儲于指定空間，這就使得高效空間使用效率受到影響[1]。同時，高校還要安排專業(yè)人員對各類檔案進行管理，對檔案室進行必要的通風(fēng)保濕處理，這些都會消耗學(xué)校的辦學(xué)成本，增加學(xué)校后期經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。最后，大量檔案資源的堆積不僅沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，反而在查找過程中出現(xiàn)其他問題，這都會導(dǎo)致檔案的利用質(zhì)量下降。

二、高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化措施

（一）信息采集數(shù)字化

高校學(xué)籍檔案管理要想實現(xiàn)真正的數(shù)字化，就必須從檔案管理的第一步出發(fā)，在信息采集關(guān)節(jié)引入數(shù)字化模式，對各類信息進行采集，不僅方便初步采集信息的存儲，也可以減少信息錄入過程中出現(xiàn)失誤的機率，保障信息準(zhǔn)確性。在該過程中，高校可以選擇使用規(guī)定模板錄入信息以及拍攝、錄入信息等新型錄入模式，通過調(diào)整規(guī)定模板模式以及拍攝要求等，在一開始就保障信息的規(guī)范性，可以方便后續(xù)信息管理、存儲工作順利開展[2]。對于高校學(xué)籍檔案管理過程中需要錄入的外部信息，受到信息管理部門以及招生形式等方面的影響，其信息量和信息模式可能存在一定的差異，高校在信息錄入之前要加強對該類差異的重視，結(jié)合高校學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)模式要求和不同信息之間的差異，制定針對性的錄入措施，保障最終錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)滿足基本的規(guī)范要求，推動后續(xù)各項工作以合理方式開展。

（二）信息處理流程數(shù)字化

高校的學(xué)籍檔案一般需要在短時間內(nèi)快速錄入完成，這就要求高校必須在學(xué)籍檔案錄入之前就設(shè)置明確的流程，方便工作人員可以在最快的時間內(nèi)完成各項信息錄入工作，同時對其進行必要的處理。提高其整體工作效率。在引入數(shù)字化技術(shù)之后，高校相關(guān)人員可以結(jié)合信息采集工作的要求以及數(shù)字化流程模式，對信息錄入工作進行分?jǐn)偅瑢⒐ぷ髀鋵嵉礁咝８鲗W(xué)院輔導(dǎo)員以及相關(guān)人員身上，推動學(xué)生快速完成信息錄入工作，也可以及時對錄入信息的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等進行校驗，保障信息錄入質(zhì)量。

（三）檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化

高校學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化改革過程中最為關(guān)鍵的一步，即建立學(xué)籍檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，通過系統(tǒng)化的方式對學(xué)生信息錄入、分析、處理以及存儲、調(diào)用等各環(huán)節(jié)進行合理的設(shè)置，以此來支撐后續(xù)各項工作順利開展，保障學(xué)籍管理質(zhì)量。高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)管理人員在工作過程中必須加強對自身管理觀念的重視，結(jié)合檔案管理模式對學(xué)生的各類信息進行合理的整合，并及時錄入與學(xué)生獎懲和學(xué)籍變動等相關(guān)的信息，實現(xiàn)學(xué)生相關(guān)信息的實時更新，保障學(xué)生學(xué)習(xí)管理質(zhì)量。通過對學(xué)生的在校狀態(tài)進行合理的劃分，將在校生與非在校生分離出來，及時對其設(shè)置不同的權(quán)限，減少不必要的數(shù)據(jù)維護支出，提高數(shù)據(jù)處理質(zhì)量[3]。高校學(xué)籍檔案管理工作開展過程中，還應(yīng)當(dāng)加強與學(xué)生在高校其他領(lǐng)域的信息聯(lián)動工作的重視，通過將學(xué)籍檔案與學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案、團建檔案以及其他實踐活動檔案等結(jié)合起來，打造與學(xué)生相關(guān)的綜合數(shù)據(jù)庫，打造真正的高校學(xué)生管理一體化數(shù)字化建設(shè)，切實保障高校學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。同時，該類學(xué)籍檔案并不是只用用于學(xué)生在校階段，在學(xué)生畢業(yè)之后有需要回學(xué)校調(diào)取相關(guān)資料時，也可以通過調(diào)整學(xué)籍?dāng)?shù)字化檔案的方式調(diào)出學(xué)生的相關(guān)信息，減輕教師工作壓力的同時，也為學(xué)生提供便利，一定程度上可以增強學(xué)生對學(xué)校的歸屬感。

（四）重視軟件兼容建設(shè)

當(dāng)前社會上學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)相對較多，不同系統(tǒng)應(yīng)用的計算機編寫語言和數(shù)據(jù)庫存儲方式等也存在一定的差異，而不同系統(tǒng)之間的兼容性往往不能得到保證。高校學(xué)籍檔案管理工作并不是一蹴而就的，而是需要長時間維護，必要時在不同的軟件系統(tǒng)之間調(diào)用相關(guān)信息，因而需要工作人員加強對各類數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)系的重視。為了方便數(shù)據(jù)調(diào)用工作順利開展，高校相關(guān)人員就必須加強對系統(tǒng)軟件兼容性的重視，通過分析當(dāng)前系統(tǒng)軟件整體性能，在相關(guān)計算機語言的幫助下，逐漸提高系統(tǒng)的兼容性，更好地服務(wù)于高校學(xué)籍檔案管理。

結(jié)語

高校學(xué)籍檔案管理工作相對比較復(fù)雜，通過引入數(shù)字化管理模式，可以提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，減少不必要的空間、人力支出，方便各類數(shù)據(jù)存儲調(diào)用，對提高高校行政管理工作質(zhì)量具有重要意義。高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等必須加強對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，及時引入先進系統(tǒng)對學(xué)生學(xué)籍檔案進行管理，優(yōu)化學(xué)籍檔案管理模式，提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。