如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

王夢莎

（河北省邯鄲市中心醫院紀檢監察室，河北 邯鄲 056002）

一、目前事業單位檔案管理工作現狀分析

(一)缺少科學規范的檔案管理規章及健全的檔案管理制度

新時期事業單位高效開展檔案管理工作的前提是充分借助科學化的規章制度以及完善的工作管理流程。現如今，各個部門自行處理內部事宜是很大部分事業單位檔案管理工作的基本現狀，各個部門依照實際所需要的資料進行查閱與之相應的管理，從而使得檔案在各個科室中分散，沒有被充分地集中，也就是說，在實際檔案管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要的實施依據。

(二)硬件設施更換不及時

目前，影響事業單位檔案管理工作能夠順利開展的因素就是管理經費投入的力度并不夠。部門事業單位沒有及時的更新之前構建的檔案管理庫房與管理系統，長期下去便會導致新時期的檔案硬件設施無法滿足工作發展需要。一部分事業單位所建立的檔案室內部環境都相對較差，基礎設施也不完善。根據調查研究，目前很多事業單位依然使用的是陳年鐵質結構的檔案柜，早已老化、生銹。并且檔案室中也很少做防霉、防蟲的處理，這樣一來，事業單位檔案管理工作水平便很難得到提升。

二、構建完善的檔案管理體系，明確管理職責

在信息化時代，機關事業單位檔案管理規范化與標準化，首先，需要構建完善的現代化檔案管理體系，明確負責檔案管理工作人員的職責。在具體工作中，要保證各項檔案管理工作都是嚴格地按照單位所建立的制度體系實施的，降低違法違規管理檔案現象發生的概率。其次，針對不同類型的檔案需做好分級、分類管理，這樣在后期的檔案調用過程中，也能夠快速的對應查找到所需要的檔案。在機關事業單位日常管理工作中，還應當將檔案管理劃分為一項重要的管理工作內容，結合單位發展的實際情況，制定詳細的管理工作計劃，成為專業化的小組管理團隊，依照檔案類型、重要程度等，有針對性地推進各項檔案管理事宜，逐步推動檔案管理工作的規范化和標準化。

三、落實檔案管理方式的改革升級

在新形勢下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點和不足，我國政府部門經常會對各地機關事業單位的檔案管理數據及其他各項信息不定期地進行治理和調查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統的檔案管理方式，可能會增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級就顯得極為重要了，在改革升級檔案管理方式，重點在于借助現代化的信息技術，構建檔案管理信息共享平臺，借助該平臺實現對檔案分門別類的管理，這樣即便是上級政府部門要臨時檢查機關事業單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時，以信息技術為基礎的檔案管理還可以實現管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實施檔案管理，豐富了檔案的內容，使得檔案信息內容更加的豐富翔實。當然，要落實機關事業單位檔案管理方式的改革升級，還需要有充足的設備作為保障，做好檔案管理設備維護工作，如使用各類信息設備時要避免計算機被病毒入侵，及時地查殺病毒，做好重要檔案文件的備份工作，妥善保管重要檔案，保證檔案管理的安全性，實現檔案管理的規范化與標準化。

四、做好檔案案卷的精細化管理

對于機關事業單位來說，部分單位的成立時間比較久，因此，經常會有一些陳舊、沒有使用價值的檔案，如部分早期紙質檔案的制作比較粗糙、簡陋，在當前要做好這些檔案的管理與整理工作，難度之大可想而知。因此，在當前的機關事業單位中要實現檔案管理的規范化與標準化，還需做好檔案管理的精細化管理，針對一些制作簡單、缺乏價值的檔案可以及時地將其剔除，避免大量資源被占用。而針對一些有價值的紙質檔案，則需要及時的實現檔案的電子化管理，保證單位檔案的全面性，不斷對檔案信息管理系統進行完善和補充。

五、優化檔案管理隊伍人員綜合素質

機關事業單位檔案管理人員是檔案管理工作的執行者，其綜合素質的高低直接影響著檔案管理質量的高低。因此，筆者認為要真正地做好檔案管理工作，實現其規范化和標準化，還需不斷地優化檔案管理隊伍人員的綜合素質，保證單位內所有從事檔案管理工作的員工，對于信息化檔案管理信息熟悉且能夠靈活的應用，更新他們的檔案管理意識和觀念，使他們切實認識到檔案管理對于單位發展建設的重要性。同時，還需做好檔案管理人員的技能考核，保證他們熟練掌握了檔案管理操作技能與方法，對于在工作中積極認真、負責的工作人員，可以及時地給予其物質和精神上的獎勵，調動工作人員積極性。

六、結語

檔案管理是人事合理調動的基礎所在，其是機關事業單位內部管理的重要組成部分，要實現管理的規范化與標準化，必須要結合機關事業單位的實際情況，構建現代化的管理模式，優化檔案管理隊伍，及時解決檔案管理中存在的問題和不足，提高檔案管理質量和效率。