信息化時(shí)代提升檔案管理水平的策略與方法淺析

李燕

（白山市公路工程試驗(yàn)檢測中心，吉林 白山 134300）

一、信息化時(shí)代提高檔案管理科學(xué)性的對策

（一）建立科學(xué)的檔案管理流程

第一，在檔案管理之前，要對數(shù)據(jù)進(jìn)行全方面地分析，探討檔案的立卷過程和組卷過程，從而確定不同分類方式存在的問題，更加科學(xué)地進(jìn)行審卷，對這些環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化處理。尤其是要重點(diǎn)管理檔案的來源，根據(jù)上級檔案管理中心的相關(guān)指令，并結(jié)合國家的行政政策以及地方的行政指令、公文或者公告等等，對于檔案的來源進(jìn)行不同的歸類。這樣的方法不僅可以避免收集到的信息無效，還可以避免收集到的信息虛假或者錯(cuò)誤。承辦的所有材料都要標(biāo)明檔案的來源之處，減少后期處理過程當(dāng)中存在的遺漏現(xiàn)象。

第二，信息收集之后，要將所有的資料呈報(bào)給相關(guān)的部門，標(biāo)注檔案的序號，進(jìn)行統(tǒng)一的立卷管理，再由信息化的管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的歸類，按照文檔的類型、文檔的用處等等，建設(shè)完善的檔案信息庫，完成最初步的檔案管理工作。完成這一步之后，要按照數(shù)字條碼管理的方式對這些檔案信息進(jìn)行規(guī)碼，可以是二維碼，也可以是條形碼，方便后期檔案信息的查詢。

（二）增強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)性

首先，在檔案管理的過程當(dāng)中，要對各個(gè)步驟的主要目的和中心環(huán)節(jié)進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)化的管理，并結(jié)合大數(shù)據(jù)的管理思維，做好檔案移交的核對工作，做到一一對應(yīng)，確保二維碼和條形碼當(dāng)中反饋的數(shù)據(jù)信息，可以和文件資料當(dāng)中的內(nèi)容信息一一對應(yīng)。如果出現(xiàn)任何問題，都要及時(shí)向上級的檔案管理部門和檔案的移送部門進(jìn)行溝通，及時(shí)找到正確的檔案信息，避免遺漏。其次，在檔案接收入庫管理的過程當(dāng)中，也要按照這種信息化的管理方式，成立完善的數(shù)據(jù)庫，為后期的檔案借用和檔案查閱提供方便的信息，同時(shí)，還要按照系統(tǒng)化的管理原則，對檔案的內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，避免檔案內(nèi)容過于陳舊。除此之外，還要對檔案的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，探討哪一類的檔案查詢的次數(shù)和頻次最高，這樣可以方便后期管理。最后，在檔案管理的過程當(dāng)中，還要按照系統(tǒng)化的原則對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的維護(hù)，避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)損失而造成查詢功能的不完善。做好日常管理工作，協(xié)調(diào)好檔案管理人員和檔案管理設(shè)備，進(jìn)行日常的維護(hù)，通過統(tǒng)計(jì)盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)哪些檔案已經(jīng)存在了更新不及時(shí)的現(xiàn)象。并配合綜合檢索發(fā)現(xiàn)一些無效檔案，或者是密級改變的檔案，進(jìn)行銷毀或者是其他相應(yīng)的處理，應(yīng)用這種系統(tǒng)管理的方式，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

（三）架設(shè)信息化管理程序

1.本著簡單易行的原則，來對檔案管理的信息化界面進(jìn)行靈活的調(diào)度，檔案管理人員要充分了解電腦硬件信息和軟件信息，按照以往的工作經(jīng)驗(yàn)來選擇合適的系統(tǒng)，不同的系統(tǒng)工作的差別比較大。原則上來講，盡可能地選擇windows 微軟操作系統(tǒng)，可以方便更多的新人加入到檔案管理的過程當(dāng)中來，也符合其他的操作習(xí)慣。

2.要按照市場當(dāng)中最新的檔案管理軟件來對設(shè)備進(jìn)行升級，還要做好檔案信息化管理的設(shè)備維護(hù)工作，秉持先進(jìn)的檔案管理理念，具有一定的前瞻性來進(jìn)行整體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和思考。在檔案管理的過程當(dāng)中，還要按照權(quán)限分明的原則，來對不同部門的工作內(nèi)容進(jìn)行界定，例如，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的部門，就要按照類型、時(shí)間和文檔等格式進(jìn)行數(shù)據(jù)化的管理；借閱管理的部門，要對客戶的信息身份進(jìn)行核實(shí)，按照不同類型的文檔進(jìn)行收規(guī)管理。

3.系統(tǒng)架構(gòu)與設(shè)計(jì)可以基于bs 結(jié)構(gòu)來進(jìn)行統(tǒng)籌分析，盡可能簡化操作頁面，提高瀏覽器的打開效率，并按照服務(wù)器數(shù)據(jù)庫的針對性設(shè)計(jì)原則，應(yīng)用瀏覽器將操作指令輸入到服務(wù)器當(dāng)中，結(jié)合云端計(jì)算功能和云端服務(wù)功能，來對不同的功能層級進(jìn)行鏈接，保障分析層次和執(zhí)行層次的用戶要求都可以得到相應(yīng)的滿足。

二、信息化時(shí)代檔案管理工作中的注意事項(xiàng)

（一）電子檔案審閱格式方面的注意事項(xiàng)

曾幾何時(shí)，人們對于正版、盜版操作系統(tǒng)，金山旗下WPS 辦公軟件與word 辦公軟件的兼容問題頭痛不已，很多檔案經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸之后，輕則出現(xiàn)“格式錯(cuò)亂”問題，重則直接導(dǎo)致檔案源代碼錯(cuò)亂，進(jìn)而內(nèi)容“全毀”。時(shí)至今日，隨著微軟公司公布了word 的有關(guān)代碼，兼容性問題得到了極大改善，但是，這并不意味著檔案管理人員可以放松警惕，一些微小疏忽仍然會給檔案管理工作造成麻煩。比如，在企業(yè)交流過程中，原則上禁止有關(guān)人員通過各種方式私下接觸，應(yīng)用對公社交軟件（如QQ、微信等）也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，故而有關(guān)檔案、文件信息傳輸通常采用電子郵件形式。

（二）電子檔案存儲篩選方面需要注意的問題

上文提到的WPS 及word 辦公軟件，在文件名結(jié)尾處往往存在.docx、.doc 等后綴，但此類后綴究竟代表什么意思，很多檔案管理人員不甚理解，故而在執(zhí)行批量篩選、存儲作業(yè)時(shí)，經(jīng)常在不經(jīng)意間，漏掉了一些重要檔案文件。比如，某些檔案文件夾中收錄的信息較多，在篩選時(shí)，檔案管理人員往往選擇“按文件格式查看”的選項(xiàng)，由此導(dǎo)致.docx和.doc文件相隔甚遠(yuǎn)，在批量復(fù)制備份時(shí)，輕則順序錯(cuò)亂，重則文件丟失。一般來說，.doc文件可以被視為純文本文檔，即打開、關(guān)閉方式非常直接，控制程序并未執(zhí)行其他操作；而.docx 文件出現(xiàn)在word2007 版本之后，其實(shí)質(zhì)上是一種“半壓縮”文件，每次打開、關(guān)閉的過程中，系統(tǒng)控制程序執(zhí)行“自動(dòng)解壓”“自動(dòng)壓縮”命令。由于速度極快，用戶并不會感受到任何異常。于是，很多時(shí)候出現(xiàn)電子檔案丟失時(shí)，管理人員無法弄清究竟在何處出現(xiàn)了差錯(cuò)。由此可見，檔案管理人員在開展日常工作時(shí)，必須注意此類問題，每當(dāng)系統(tǒng)、軟件升級時(shí)，需要反復(fù)查驗(yàn)，保證檔案的完整性。

三、結(jié)論

綜上所述，從本文分析可知，研究提升檔案管理信息化水平的路徑，有利于我們從問題發(fā)展的角度看待目前檔案管理當(dāng)中存在的不足。因此，我們要加強(qiáng)系統(tǒng)性研究，不斷豐富研發(fā)的路徑，進(jìn)行系統(tǒng)的科學(xué)設(shè)計(jì)，提高檔案管理的實(shí)際應(yīng)用效果。