檔案管理智慧化路徑探討

孟凡福

（濰坊市人事考試中心，山東 濰坊 261000）

前言：隨著各種信息技術的發展，檔案產業的發展速度和改革速度也在加快。檔案管理基礎設施的改進和檔案管理環境的優化，為檔案管理的智慧奠定了基礎。智慧檔案管理可以調整單位的檔案管理結構，減輕人員負擔，節省檔案管理成本。作為現代電子信息技術和檔案管理服務相結合的產物，智慧檔案管理已成為必然的改革趨勢。

一、檔案管理的智慧組件

（一）定位良好的智慧意識

檔案系統中智慧檔案結構的知識迅速增長，檔案管理員會全力以赴，并提倡建立智慧檔案。各級管理員都投入資源和精力來探索檔案管理的智慧。智慧檔案館建設不僅明確了智慧檔案館管理的價值和趨勢，而且明確了智慧檔案館的目標和實施方法。建設智慧檔案是新時期省檔案館的一項重要任務，數字檔案館的建設屬于智慧檔案館的范疇。促進智慧檔案建設，提高公共服務能力的建議。將檔案管理的智慧整合到各種業務目標和內容中，反映出人們對構建有意識和智慧檔案的高度重視。

（二）管理對象的縱向和橫向擴展

構建智慧檔案的另一個關鍵組成部分是有效保留和集成有價值，全面和全過程的檔案，以確保它們可以通過參與國家治理，為民生服務來提供相關信息，并通過提供檔案的使用信息資源。一方面，在前端控制和全過程管理的概念下，智慧檔案管理的對象不僅是檔案，而且是生命周期中最先進的檔案以及有效的管理控制，檔案管理是通過系統和平臺來實現的。電子檔案檔案管理和檔案服務網絡是兩個主要的執行模塊，目的是在全面管理的框架下隨著時間的推移保存和整合檔案，并將其作為與之相關的有機信息資源來應用，通過存檔保存行動來執行政府事務和社會服務。另一方面，隨著數字技術的發展，在大數據戰略下，智慧檔案館的建設將管理對象擴展到數據，并通過改善管理對象的多樣性，積累了足夠的資源，提供檔案管理的信息。

（三）指導組成部分

建立治理體系為了確保檔案的智慧和循證管理，制定一系列政策，標準和規范，以確保業務，檔案和檔案管理部門可以正常運行。在法律法規框架內履行職能，為不同單位實施智慧記錄管理改革提供了有效的指導。這些系統的構建形成了一個治理系統，其范圍從高級設計到特定規范。它不僅維護檔案管理的智慧，闡明宏觀政策和戰略的基本方向，而且將國家治理與智慧檔案處于高水平的“互聯網+政府事務”聯系起來。除了外部環境，智慧檔案管理所需的特定規范也從微觀層面制定。政府應制定一系列系統，例如《政務服務網電子檔案管理暫行辦法》，用于管理政府服務網絡的電子檔案，以及電子檔案的特定要求，以確保真實性，完整性，有效性和可靠性。《政務服務網電子檔案歸檔數據規范》用于電子歸檔過程中的數據結構，命名規則，數據格式和數據，網址為政府服務網絡歸檔信息包的布置提出了特定要求，并且是其中的一部分重要的是要改善對電子歸檔服務的支持。這些系統與其他系統結合使用，以確保可以根據管理對象，流程和平臺實現檔案管理的智慧。

（四）可執行組件

智慧數字平臺開發，電子檔案管理和增強自動化平臺建設，使用預檔案模塊和政府服務網絡交換模塊，電子檔案接收系統，電子檔案保存系統建立子項目的長期保障機制建立省內政府事務在線處理，備案，保存和使用的長期工作機制。

二、智慧管理路徑

（一）檔案智慧移動終端服務

檔案智慧移動終端服務是基于智慧移動終端和互聯網技術。一方面，單位建立相關服務平臺是提供智慧移動終端服務的基本條件。具體來說，該部門不僅可以開發相關應用程序，還可以在官方微信賬戶上提供智慧移動終端服務。應用程序模型和官方微信賬戶模型各有優缺點，APP模型的優點是穩定性，它還可以為單位創建檔案管理品牌。APP模型的缺點是單位需要在技術改造和技術維護上花費更多的錢。官方微信賬戶模型的優勢在于其低成本，并且直接依賴于現有的微信技術來提供檔案服務。官方微信賬戶模型的缺點是穩定性差，難以為用戶提供優質服務，使用過程中很容易遇到系統崩潰的問題。另一方面，單位必須使用信息處理技術和數據技術在平臺和單位的檔案管理系統之間建立通道，以確保可以及時更新和同步各種檔案數據資源。只有保證檔案數據資源更新通道的暢通，才能提高用戶體驗和對單位檔案服務工作的滿意度。

（二）智慧檔案安全管理

信息資源只有當它們是真實的和原始的時才是有價值的資源，智慧檔案管理的核心仍然是檔案安全性。只有確保檔案資源的安全性，才能保證檔案資源的可用性。各單位應充分利用各種信息技術，加強檔案管理的預防和預防。一方面，就預防和控制機制而言，該部門不僅必須在計算機上建立相應的防火墻，而且還必須使用信息隔離，信息加密和區塊鏈技術來修復檔案的內容，并存儲最原始的數字內容。這些檔案處于相對封閉的環境中，該驅動器已加強了預防和控制，以防止黑客和特洛伊木馬程序入侵驅動器的檔案管理系統，降低檔案管理風險并確保檔案資源始終在可用環境中。另一方面，在事后預防和控制機制中，單位應集中精力加強檔案備份工作，利用云存儲技術實現檔案資源的高效備份，節約成本。單位應加強與相關云存儲技術提供商的合作，并將相關檔案資源批量轉移到云終端數據庫。檔案資源丟失或損壞后，請及時將相關檔案資源下載到云終端，以增強驅動器檔案管理的抗風險能力。

（三）培養高素質人才

智慧檔案管理要求單位建立一支高素質的人才隊伍，這是實現智慧，科學，系統的檔案管理的唯一途徑。一方面，該部門必須有效地加強人員培訓，將信息技術操作課程納入培訓課程，并提高檔案管理員使用最新技術的能力。另一方面，單位必須提高員工使用信息處理設備和系統的能力，并提高員工使用掃描儀，單鏈接機，檔案管理系統和檔案安全管理軟件的能力。

結束語：近年來，從提高檔案管理效率的角度來看，許多單位已經開始使用一些新的信息處理設備來處理檔案資源。檔案管理朝著多元化，智慧化和高速化的方向發展。本文以智慧檔案管理為背景，探索了信息技術與其他信息處理和檔案管理設備的集成路徑，以豐富智慧管理領域的研究。