簡述文化藝術檔案管理的有效途徑

何淑嫻

（甘肅省文化藝術檔案館，甘肅 蘭州 730000）

一、構建檔案通道

以實現密切紙質檔案與電子檔案間聯系，推動文化藝術檔案館藝術檔案管理的統一化，應構建適當的檔案通道，使用文本形式對紙質檔案和電子檔案進行儲存，繼而通過開發對應的搜索軟件和數據庫，完成對兩種類型檔案的融合，確保及時高效的檢索到需要的檔案，對檔案進行智能化管理。利用這樣的形式，可以切實發揮出電子檔案優勢，實現檔案信息的高效傳遞及資源的切實利用。對于庫存紙質檔案，應轉換成電子形式予以備份，既要形成對兩種形式檔案的同時管理，也要保障檔案資料的完整性，促進其價值的發揮。進行檔案互轉前，需對檔案進行合理的分類，例如可分為文書檔案、聲像檔案、實物檔案等，基于檔案性質來明確互轉后的檔案應歸屬地管理類別[1]。將紙質檔案轉換電子檔案時，必須要對電子檔案進行合理的定義，明確檔案來源和途徑，確保類別劃分的科學性，進而保障檔案資料的全面性和完成性。由于文化藝術檔案館藝術檔案所對應的真實性和準確性應得到充分保障，所以應在構建檔案通道的過程中密切檔案聯系，實現可以根據電子檔案及時高效地檢索到紙質檔案，掌握紙質檔案對應的各種信息，讓紙質檔案的使用更加高效便捷。

二、健全管理機制

現階段，想要提升文化藝術檔案館藝術檔案管理水平，需要以紙質檔案和電子檔案的不同特點為基礎，構建起與之匹配的管理制度，形成合理的管理模式和制度準則，從而實現對兩種檔案的科學區分及良好管理。通過對兩種檔案的對比可知，紙質檔案由于歷史更為悠久，對應的管理制度也更為健全。所以對紙質檔案管理的完善，在于不但滿足轉換電子檔案時對應的需求，完善數字化管理細節，確保紙質檔案管理的愈加完善。而電子檔案，則要注重信息安全管理，通過制定嚴格的管理制度的形式，確保硬盤、磁盤等多種形式的存儲設備可以在恰當的環境中實現良好保管，強化信息的保密性。對于電子檔案管理來說，也要注重對管理人員的嚴格管理，明確責任分配，強化責任意識，確保各項工作的開展嚴格遵循規章制度要求，從而達到對檔案結構管理的合理管控。利用完善在統計標準、信息儲存標準、數據庫管理標準形式，進一步提升對電子檔案管理的規范化水準，讓檔案管理工作更為有序。

三、創新管理模式

隨著社會的迅速發展，文化藝術檔案館藝術檔案管理模式也要實現不斷地完善和創新，構建起紙質檔案和電子檔案并行的管理體系，實現對兩種檔案的同步歸檔和有效分檔，利用合理的分類管理和統一的調用管理確保藝術檔案全面性和準確性的實現。對于重大文化藝術活動及民間文化藝術資料，既要強化藝術精華調查，也要分別從文字、圖像、實物等各種豐富的形態入手展開資料的收集和匯總，將有價值的各項材料編撰形成紙質檔案，后期再通過轉換的形式結合圖片等信息形成電子檔案進行存儲，這樣既能夠保障檔案資料的真實準確，也能夠切實分保護好檔案資料，充分記錄文化藝術。為了實現檔案的社會功能，應將收集到的檔案作為資料基礎，編撰紙質檔案時積極查閱不同時期對應的文化藝術活動資料，確保檔案資料的完整。在轉換電子檔案時，應強化其與紙質檔案間的聯系，確保兩者的統一性及使用時的便捷高效，從而實現檔案價值的充分發揮。

四、加強檔案管理工作人員的工作水平及綜合素養

負責管理檔案的人員的工作能力和自身素質等能夠在很大程度上決定檔案的管理水平，從而對藝術檔案的使用水平產生直接影響。所以，文化藝術檔案館應不斷強化檔案管理人員的工作水平和綜合素養。由于檔案管理是一項細節較多且相對復雜的工作，這就要求對應的管理人員在工作中應保持耐心和細心，文化藝術檔案館應引導工作人員構建起良好的工作積極性，在工作中總結經驗，善于發現不足并及時改進，從而提升工作能力。同時，檔案管理人員也應主動地提升自己，不斷學習，既要充實自己的專業能力，也要不斷提高自身的計算機水平。并且，文化藝術檔案館也應為檔案管理人員打造良好的學習平臺，通過專業培訓的形式等強化管理人員的綜合素質能力。

五、設置檔案管理部門，增強藝術檔案的保密性

文化藝術檔案館應建立一個獨立的檔案管理部門，使其與館內其他部門保持平行，從而強化檔案管理工作的獨立性和自主性，實現藝術檔案管理的不斷完善，明確檔案管理部門的職權和工作目標，從而使之充分發揮作用，強化整體管理水平。在檔案管理過程中，檔案管理庫房占據非常關鍵的地位，能夠對所有的藝術資料進行良好的存儲。同時這也要求檔案管理庫房應切實達到儲存的各項要求，以實現其保密性為目的，在位置安排上應避免設置在最底層，而且要做好門窗加固，防止藝術資料遭遇偷盜事件。要不斷健全檔案管理庫房的各項基礎設施。對于庫房管理人員，應明確及不斷強化他們的責任意識，確保其遵守保密原則，具備良好的職業道德素養。并且能夠認真仔細的對待工作，對檔案和基礎設備及時檢查。

六、結語

對于文化事業的發展而言，無論是紙質檔案還是電子檔案都具有十分重要的價值，所以我們要利用合理的管理方式對兩種檔案進行管理，使之能夠切實發揮自身的作用，推動文化事業更好發展。在具體的管理過程中，可利用構建檔案通道來密切紙質檔案和電子檔案將的聯系，借助健全的管理體制和不斷改良創新的管理模式完成對檔案的有效收集、存儲和利用，助力文化藝術事業蓬勃發展。