淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

劉妍

（河北省秦皇島市撫寧區(qū)人力資源和社會保障局，河北 秦皇島 066000）

人事檔案管理就是對檔案進行收集、整理、利用的過程。檔案管理在一個企業(yè)中是比較重要的，主要就是對入職人員的信息記錄，企業(yè)領導考核的參考依據(jù)等，所以人事檔案管理還是非常重要的。我們國家綜合國力發(fā)展得很快，所以，檔案管理已經逐漸開始走向正規(guī)，企業(yè)的管理理念也發(fā)生了改變，逐漸走向現(xiàn)代化，所以檔案管理的工作發(fā)展得也很好。

一、事業(yè)單位人事檔案工作存在的主要問題

（一）對檔案管理工作不重視

企業(yè)和單位的很多人都認為人事檔案管理是一個可有可無的閑職，所以大家對這個職務也并不是多么的重視。和企業(yè)里的其他業(yè)務相比，人事檔案管理處于企業(yè)的邊緣化，與企業(yè)的重要業(yè)務不在一個檔次上。因為人事檔案工作在企業(yè)里不屬于重要業(yè)務的范疇，又沒有做出過什么重要的成績，對企業(yè)和單位又沒有什么太大的貢獻，所以，檔案管理的工作在其他部門的看來是十分不重要的，除了其他單位的人員這樣看待，就連人事檔案部門的工作人員對管理檔案的工作也不太上心，有需要了就查詢一下所需要的文件。

（二）人事檔案更新不及時

企業(yè)因為不重視這個檔案管理的工作，所以信息更新就是不及時的，很多檔案里存的仍然是一些特定的人員個人信息，各種干部考察，評定的材料等。對于每年新的材料信息，并沒有及時的存入檔案。這些收集信息，及時更新材料的工作一般都是人事專干來做的工作，所以，干部本人或許沒有意識到應該給人事專干提交最新的材料，好讓他們存檔。

（三）人事檔案信息化程度不高

隨著我國科技技術的快速發(fā)展，將信息技術運用于人事檔案管理已經是非常常見的事情，雖然是這樣，但是在實際的檔案管理過程中，一些先進的技術并沒有完全的運用于檔案管理中，檔案管理人員并沒有完全的挖掘出來信息技術的先進功能，智能化的使用對于人事檔案管理來說，仍然是需要繼續(xù)推廣的，同時也是由于企業(yè)在人事檔案管理部門的投入不夠，所以設備是不足的。

（四）檔案管理人員專業(yè)度不高，存檔工作不規(guī)范

檔案管理工作并不是一個隨意的工作，它其實對于從事人員有要求，不管是業(yè)務能力還是綜合素質都是有要求的，需要一個專業(yè)的人員來從事檔案管理這個工作，不僅僅會讀書寫字就可以，需要有專業(yè)的知識技能和先進的理念。企業(yè)對于檔案管理部門是不重視的，所以招進來的檔案管理人員都是不正規(guī)的，他們所具有的專業(yè)素質是很低的，所以對于檔案管理的工作是不太熟悉的，就有可能存放的數(shù)據(jù)是不對的，存放的格式也有可能是不正確的，這就影響了檔案管理工作的效率，也導致其他部門查看信息的時候，可能會看到錯誤的信息，所以檔案管理人員是沒有太高專業(yè)的水準的，隨著我們國家的進步，對檔案管理人員的要求正在提高。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的新思路

（一）改變管理意識，重視檔案管理工作

檔案管理工作之所以不受到企業(yè)的重視，一方面原因是企業(yè)領導沒有看到檔案管理工作未來可以發(fā)展的作用，所以領導對于檔案管理工作不太重視，領導不重視，自然而然檔案管理部門的人員也就不會太重視，所以應該讓領導意識到檔案管理未來發(fā)展的可能性，配備有專業(yè)素養(yǎng)的專干人員負責監(jiān)督檔案管理人員，因為有專業(yè)人員的監(jiān)督和指導，會逐漸的提升檔案管理工作的效率和正確率。當然，另一方面就是企業(yè)里的管理人員也需要知道檔案管理的重要，讓檔案管理工作能夠得到大家的重視，有可能才會發(fā)展的更好更快。

（二）及時更新保存檔案，對人事檔案進行動態(tài)管理

人事檔案及時更新是作為檔案管理人員最基本的工作，沒有特別的人員監(jiān)督，是依靠檔案管理人員的責任心和檔案管理人員的檔案意識，若是有什么需要及時更新的材料和資料，要及時的去更新。身為檔案管理部門的專干干部，不只是需要有專業(yè)素質，也是需要有對檔案管理工作的責任心的。需要定期的填寫履歷表或者變動的情況表，還需要建立一套完整的檔案管理制度，最后要實行檔案的電子化管理。

（三）改善檔案管理環(huán)境，實現(xiàn)規(guī)范化

現(xiàn)如今，檔案管理人員大都專業(yè)性不強，也沒有參加過專業(yè)的培訓，面對這樣的情況，是需要從事檔案管理的工作人員參加培訓的，可以提高他們的專業(yè)素質，讓他們很專業(yè)的去管理檔案。不僅如此，還需要為檔案管理人員設置專門的辦公區(qū)域，還需要為每一個檔案人員提供專門的軟件設備。在檔案管理的工作中，要將信息技術的作用發(fā)揮到極致，徹底的打造出來一個智能化的管理檔案的方式。同時，檔案管理人員也可以利用計算機的電子設備學習一些網(wǎng)絡安全知識，利用信息技術的方式，來提高檔案的安全性。

（四）完善人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設

在信息化的時代，檔案管理人員完全可以利用計算機的力量來管理檔案，首先可以將原先使用紙質保存的檔案轉變成計算機上PDF格式的形式來保存，然后再進行分類整理，同時，還需要建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的儲存。

（五）配備專業(yè)檔案管理專干，實現(xiàn)專業(yè)化

檔案管理部門在企業(yè)里是比較重要的部門，因為企業(yè)不能少了這個部門，它記錄了企業(yè)各種數(shù)據(jù)信息，所以這個工作也是不容易的，需要去整理，去更新，去分類，去錄入等一系列的工作，不僅繁瑣，還需要提高正確率，其中包括數(shù)據(jù)和格式，所以檔案管理人員需要時刻注意格式和數(shù)據(jù)。不僅如此，還要求專業(yè)人員的綜合素質，綜合素質是決定了是否可以將檔案管理做好的關鍵因素，因此，企業(yè)里面要多招收一些比較專業(yè)的檔案管理人員，因為專業(yè)的，出錯率就會很低，專業(yè)的檔案管理人員是提升工作進度的有效保證。

三、結束語

總之，身為檔案管理部門的人員，需要及時的獲取企業(yè)的相關信息，及時的更新檔案里的各項信息，因為每一天的數(shù)據(jù)都是會變化的，所以要及時的更新，因為計算機的存在，也可以充分的利用計算機，讓它發(fā)揮它的作用和價值，注重各方面檔案管理的細節(jié)，為企業(yè)做出檔案管理部門的貢獻，讓企業(yè)發(fā)展的更好。