對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討

魏中華

（興安盟農村牧區合作經濟組織服務中心，內蒙古自治區興安盟 烏蘭浩特 137400）

檔案管理工作，是指檔案信息整理與檔案實體整理工作，并為檔案利用者提供各項服務。檔案管理工作是企業、事業工作單位重要運行、發展的重要內容。信息時代下檔案管理是指信息化檔案管理，在傳統檔案管理的基礎上利用信息技術開展檔案管理工作，能夠保障檔案管理有效性，提升檔案管理效果。

一、現代機關事業單位人事檔案信息化建設的實踐意義

在現代機關事業單位的發展實踐中，人力資源管理是非常核心的內容。可以說，科學高效的人力資源管理，直接關系著現代機關事業單位的內部管理成效，直接關系著現代機關事業單位的發展水平。人事檔案管理能夠為人力資源管理提供詳實的信息數據，能夠為人力資源管理提供全面的參考和依據。為提升人力資源管理成效，必須優化人事檔案管理水平。在實踐過程中，積極全面推動人事檔案管理信息化建設，具有非常重要的實踐意義。此外推動人事檔案信息化建設，提升人事檔案管理效率科學優化人事檔案管理工作，積極推動人事檔案信息化建設，能夠在很大程度上改變人事檔案管理滯后的問題，能夠充分全面的提升人事檔案的整體利用成效。

二、特點

（一）全面化特征

在信息時代下開展檔案管理工作，不僅包括了生產資料管理、人事檔案等主要檔案管理內容，企業在運行過程中產生的一切數據都被全面納入信息化檔案管理工作當中，全面把握企業內部數據資料，豐富檔案內容，也能夠為企業實現檔案管理價值提供必要的基礎。企業在開展檔案管理工作時，應該正視信息時代下的檔案管理工作要求，全面開展檔案管理工作，擴大檔案管理工作容量。信息化特征是信息化檔案管理工作最為典型的特征，用信息技術開展檔案管理工作。

（二）高價值特征

在信息時代下，企業檔案不僅是記錄資料，也是企業運行、生產、決策、管理的重要依據。企業在充分把握檔案的基礎上，才能夠更加詳細地了解企業內部運行信息，作出最為科學地管理決策。因此在新時代下，企業檔案管理工作價值能夠得到最大化地開發，并參與到企業決策當中，真正實現檔案管理工作價值。

三、策略建議

（一）需要持續的推進檔案的標準化以及規范化的管理

檔案管理信息基礎設施建設是檔案管理信息化的前提和基礎，加強檔案管理制度建設才能有據可循，使檔案管理更加科學高效，要結合機關事業單位實際，加強檔案標準化建設，實現硬件和軟件標準一致、統一規范。制定科學完善的檔案管理制度，制定檔案管理的“三大紀律、八項嚴禁”、人事檔案“三不轉、四不借、五不查、六不收”規定，確保檔案管理有章可循，有據可依。及時更新完善檔案資料，確保檔案管理規范化、制度化，檔案得到最大化利用。

（二）更新觀念，加強重視

檔案資料記錄著個人學歷、社會經歷、人事變動、工作成績等內容，事關員工的檔案質量，事關機關事業單位的發展，檔案的完整性和準確性尤為重要。創新觀念，提高認識是保障檔案管理工作創新發展的基礎，信息化進程下，改進機關事業單位檔案管理信息化進程迫在眉睫，各機關事業單位要結合本單位實際創新檔案管理理念，引入新思路和新技術。各機關事業單位領導要提高重視程度，認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強領導，設定目標，分解任務，精心部署，將檔案信息化建設納入單位重點工作計劃，重點進行考核，將檔案信息化建設工作所需經費納入單位財政預算，采用數字化管理模式，提升機關事業單位檔案管理質量，有序推進機關事業單位檔案管理信息化進程。

（三）培養檔案信息化人才

一是提高重視，為培養檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實際工作中形成合力，著重培養綜合素質高素質檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強業務知識學習，掌握《文書與檔案管理基礎》《文書工作與檔案管理》《檔案管理員上崗培訓》等檔案專業知識，提高綜合素質，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術的復合型人才。三是按檔案信息化要求培養和使用人才的觀念，引進來和走出去，通過聘請專家，專題培訓，實地考察和業務交流，為檔案工作人員提供檔案收集、整理和歸檔工作的專業培訓，并有針對性地對圍繞檔案信息化進行專門培訓，提升檔案工作人員的責任意識、專業能力、專業思維和安全意識。

總結：機關事業單位檔案信息化管理是一項十分重要的工作，實現機關事業單位檔案管理信息化建設迫在眉睫。要從思想上入手，相關單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設步伐；建立人事檔案信息數據庫，實現檔案數字化、科學化管理；要不斷加強消防設施設備，科學保存數據備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性；要匯聚人才，加快檔案信息化建設步伐。