信息技術在企業檔案管理中的應用

王國峰

（濱州市沾化區住房和城鄉建設局，山東 濱州 256600）

一、信息技術在企業檔案管理中的重要性

和傳統的檔案管理工作不同，信息化技術的應用不僅能夠有效增加檔案數據儲存量，同時也能優化電子檔案的私密性和可靠性。尤其是對比傳統的紙質檔案而言，信息化檔案管理能夠有效減少檔案儲存的實際環境，并且讓檔案資源的調取更加便捷快速。可以說當前一套功能齊全的信息化處理系統，加載到檔案資源管理工作上不僅可以實現檔案內容的數字化轉化，同時也能在檔案資源內容管理、調取、分析等多個環節，實現信息化處理功能。對于部分企業的實際需求還可以添加和財務系統、管理系統、生產系統等連接的集成化信息技術，通過檔案的形式處理，結合公司的規章制度、生產能力、財務狀況、完整地給出企業領導人一個明確的參考方案和可執行計劃。這樣既方便工作人員對檔案數據進行統一出口管理，同時也能幫助企業領導更好地規劃企業未來的發展方向，讓檔案資源管理系統化的優勢得到充分發揮。

二、信息技術在企業管理應用中的問題

（一）缺乏考核激勵機制和約束機制。企業的檔案管理雖說具有至關重要的作用，但是對于檔案管理崗位一般沒有設置有效的獎懲機制，檔案管理人員對于檔案管理工作并沒有積極性，檔案管理人員不思進取的現象嚴重，大部分的企業仍然沿用傳統的紙質檔案管理模式，對于檔案管理方面的資金投入較少，并沒有真正實現檔案管理的信息化。想要通過檔案的信息化管理提升檔案管理的效率，就需要掛歷檔案管理人員對其本職工作進行優化，通過設立有效的激勵機制和約束機制幫助激發檔案管理人員工作的積極性，制定科學合理的檔案信息化工作方案，并爭取資金投入，實現檔案的信息化管理。

（二）檔案管理專業人員缺失。檔案信息化管理是一項綜合性較強的工作，除了要運用到檔案學相關知識外，還需要一些管理學、計算機等專業知識。但是經過統計發現，現階段的檔案管理人員的專業素養較差，且檔案管理人員年齡偏大，對于計算機技術和應用系統使用不熟練，直接限制了企業檔案信息化管理的進程。企業的檔案管理是一項系統性工程，需要各部門的協作配合完成，因此就需要對于檔案管理人員要求較高，尤其是基層檔案管理人員，存在嚴重的只出不進的現象，并且檔案管理系統并沒有建立培訓制度，優秀人才流失嚴重。

三、信息技術在企業檔案管理中的應用要點

（一）轉變企業管理觀念。我國企業在發展過程中需要轉變自己的發展理念，加強對信息技術的了解與認識。在當代社會發展中，信息技術作為企業管理的一種方式和手段，有助于提高企業管理水平，解決企業發展過程中遇到的困難，助推企業發展。因此，我國企業需要從自身實際情況出發，學習信息技術理論知識，增強信息技術實踐能力，加強信息技術在企業管理活動中的應用，包括對員工日常工作的管理、生產經營的管理、與消費者交流溝通方式的管理等。只有這樣，才能促進信息技術在企業管理中的全面應用。

（二）加大檔案管理專業人才的招聘和培訓力度。對檔案管理人員進行專業知識以及信息化理論培訓，提升檔案管理人員的整體素養和專業技術水平，通過實操訓練掌握檔案管理系統的使用方法和原理，做好理論與實踐相結合。除了公司內部建立培訓機制以外，同時還需要極大力度招聘專業的檔案管理人員的力度，豐富當那管理人員隊伍，為檔案管理工作注入新鮮血液。檔案管理是一項綜合性較強的工作，要注重檔案管理人員的整體規劃能力、組織協調能力的培養，全面提升檔案管理人員素質。

（三）加強檔案資料內容的加工利用。檔案管理信息化需要相關人員能夠重視對檔案資料信息的開發利用，在信息化過程中堅持主動出擊，延長各類檔案內容的生命力和有效價值。受到傳統紙質檔案材料的限制，以往的檔案管理工作更加重視對檔案以及相關文獻自身的保護工作。為了避免相關檔案丟失或破壞就要極力避免對檔案進行頻繁大規模的調用。而現代化的信息企業檔案資源管理體系則完全相反，電子檔案不僅可以實現及時上傳，同時也能夠對其進行隨時備份。只要檔案庫的備份保證安全，那么對于檔案信息的調取和利用就變成了一種日常工作的有效輔助。為了掃描以及數據化分類的模式讓檔案資料能夠形成可視化圖表，根據發展過程中需要的不同資料隨時進行檢索和調取，幫助企業領導對未來的發展做出有效判斷。

同時現代化信息技術的應用還為企業檔案資源的開發創造了全新的條件，尤其是結合大數據系統，結合云計算技術，結合區塊鏈概念，能夠幫助相關人員無限制地加深對檔案和各類資料的利用。比如將企業檔案當中所有涉及同類型項目的檔案進行數據處理，可以得到該項目在近年內的發展趨勢以及企業自身在運營過程當中存在的哪些短板和不足。根據相關數據分析就可以得出，接下來企業在發展過程中，可能會在該項目上獲取多大比重的利潤空間，又或者是對比不同行業項目的利潤空間來選擇更加符合企業發展和需求的內容。這種數據信息處理和應用的概念對于當前企業發展而言有著極其重要的作用，而這也是信息技術在企業檔案資源管理當中核心價值的體現。

（四）完善企業基礎設施。企業進行信息技術改革、轉變企業管理方式等離不開完善的網絡設施。因此，企業需要加大對信息技術相關設施設備的資金投入，積極引進先進的信息技術設備，改善網絡狀況，建立完備的信息網絡體系，為企業的管理工作提供良好的技術條件，從而保障企業管理工作高效有序進行。

四、結束語

現階段，在企業管理中應用信息技術是時代發展的必然趨勢。我國企業需要因勢利導，順應潮流，不斷克服信息技術在企業管理應用中遇到的難題，利用信息技術加強企業管理，實現企業更新升級，促進企業長遠發展。