新時期事業單位檔案管理工作創新思考

李麗

（日照市自然資源和規劃局不動產交易登記中心，山東 日照 276800）

一、事業單位檔案管理工作的重要性

檔案管理是檔案管理工作人員針對本單位的檔案進行計劃、系統、規范的收集、整理、統計、保管等活動。檔案管理是事業單位的一項基礎性工作，是其工作的重要組成部分，對日常工作的有序運行、改制工作的深入開展、未來工作的發展方向都起著重要的作用。因此，創新檔案管理工作的思路，實現檔案管理工作的科學性、前瞻性就顯得尤為重要。

二、做好事業單位檔案工作面臨的主要問題

（一）檔案管理工作人員的素質有待提高。

部分工作人員素質不高，這是導致檔案管理工作無法順利實施的主要因素。有的單位領導會出現重經濟效益、輕日常管理的現象，一般都會認為檔案管理工作難以協助單位獲取更大的經濟效益，所以在人力、物力以及資金方面時常會出現不足。在日常工作階段，大多忽視檔案管理工作，有些工作人員以為確保檔案資料的完整性、不發生資料遺失就足夠了，該種觀念意識直接導致檔案管理工作水平低下。

（二）檔案管理模式與實際發展不相適應

目前，事業單位檔案管理模式和實際不符，欠缺必要的硬件設施。在日常檔案管理工作中，依舊沿用較為傳統化的人工統計管理方式。因為單位內部檔案管理資料眾多，該類粗放式管理模式勢必會加大工作人員的壓力，從而影響檔案管理工作的質量。運用人工統計的管理方式，難以達到檔案管理工作的最終目的。紙質檔案資料整理會耗費諸多時間與精力，枯燥冗長的工作內容會加大員工失誤的幾率，也就無法確保檔案工作的水平及精準性。

（三）檔案管理制度不完善

現今，檔案管理機制不健全，對于相應職責的劃分十分模糊，相關工作人員很容易發生工作上的問題糾紛。事業單位檔案資料編制體系不夠細化，檔案資料紙張的運用和檔案歸檔、修建標準有出入。這樣，不但加重了檔案管理工作人員的工作量，還使得檔案管理工作水平低下。另外，部分檔案管理部門的相關程序不健全，尤其是關鍵檔案資料的借閱、查閱流程不嚴謹，這極易導致機密文件遺失。事業單位檔案管理不管是在前期的編排與劃分上，還是后期的管理過程中都相對混亂，并未嚴格依照有關規章制度進行。值得注意的是，事業單位檔案管理監督機制不完善，部分監督管理部門受到來自內部環境和人為因素雙重因素的影響，導致檔案管理工作滯后于單位發展。

（四）信息化建設比較落后且利用率不高

隨著社會的不斷發展，信息技術在各個領域的應用越來越廣泛，在事業單位檔案管理中融入信息化建設，但是由于檔案管理工作得不到重視，資金投入不足，在信息化建設方面比較落后，相關的工作人員并沒有熟練掌握信息技術，因此在工作中采用傳統的方式進行管理，信息技術的利用率不高。而且事業單位檔案管理工作的效率也受到了限制。一部分紙質檔案在使用的過程中出現了破損丟失等情況，嚴重影響了后續的使用工作。此外還缺乏專門的維修管理人員，導致信息系統中存在諸多的漏洞，使得檔案管理工作中出現各種各樣的問題，難以緊跟時代發展的步伐。

三、新時期事業單位檔案管理工作的創新與思考

（一）建立健全檔案管理制度

1.各項規章制度必須要具有合理性和科學性，其規章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。2.簡明、實用，可操作。制定的規章制度必須要具有良好的可操作性，方便實用、簡單易行才可以更好地發揮規章制度的指導和規范作用。3.堅持制度約束的地位平等性。制定的規章制度要求既要約束職工也要約束領導，職工和領導為制度的主要執行者和主要制定者，堅持制度約束的地位平等性，是制度順利執行的重要保障。4.獎懲分明。檔案部門在規章制度中既是管理者又是執行者，所以在規章制度的執行過程中，檔案部門要保證制度執行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。

（二）通過培訓提升檔案管理工作人員素質

當今時代，檔案人員不但要兼具基本的檔案文件搜集管理能力，還要與時代接軌。21世紀無疑是信息化的時代，如何保存搜集檔案，如何高效運用信息化等先進電子儀器來予以歸納整理，值得研究。為了從本質上提高檔案工作人員的素質，要做到如下幾點：首先，在招聘選用時設定門檻，考核相關人員的理論知識和實踐操作技能。其次，要定期針對檔案管理人員進行系統性培訓，比如在職學習、參觀交流、舉辦檔案專題的競賽等等。最后，將檔案管理工作人員梯隊建設做好，確保各項工作有條不紊地銜接，以防關鍵工作在人員退休之后出現短缺的現象。

（三）加強法律宣傳，搞好保密工作

目前，檔案缺乏對事業單位工作人員隱私信息的防護工作，因此在檔案管理過程之中，要重視檔案管理工作，避免因為管理不當而引發泄漏隱私的情況。首先，要擴大法治宣傳的范圍與力度，讓檔案管理人員意識到檔案管理的重要性，逐步加大檔案管理的規范合理性。其次，在檔案保密工作中，相關人員要構建行之有效的檔案保密條款，嚴格控制檔案查閱和信息的公開，從根本上減小發生泄漏的幾率。最后，檔案人員要全方位予以檢查，且要在綜合監控下，保障銷毀環節的有效性。

四、結束語

新時期事業單位檔案管理工作遇到了新的機遇和挑戰，這就要求我們的檔案工作者與時俱進，針對目前檔案管理工作中存在的問題，創新思維，不斷對檔案管理工作進行更深度和更廣度的探索與思考，研究制定出更科學、更有效率的管理制度，“擼起袖子加油干”，從而實現我國事業單位檔案管理水平的全面提升。