檔案管理科學(xué)化水平的提高路徑探討

朱征宇

（吉林省公主嶺市社會救助事業(yè)中心，吉林 公主嶺 136100）

檔案客觀且真實(shí)地記錄信息的發(fā)生，保護(hù)綜合信息。隨著時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)逐漸進(jìn)入人們的生活，在社會的各個領(lǐng)域發(fā)揮著各種各樣的作用，承擔(dān)著各種各樣的責(zé)任。同時，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的整備，進(jìn)行檔案的信息處理，用高度科學(xué)的手段強(qiáng)化檔案的管理，進(jìn)行了更加提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量的革新性的搭配。

一、檔案科學(xué)化管理的重要作用

（一）能很好地提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。以往的檔案管理主要是手工收集、分類、保存、編輯和調(diào)查紙張的檔案。對于大容量的存儲、復(fù)雜的信息分散和管理人員來說，提取和合成檔案文檔的信息是非常困難的。另外，歸檔的品質(zhì)受到人的因素的影響很大，長期保管的話容易出錯。并且，檔案被調(diào)用后，程序復(fù)雜且效率低下。信息技術(shù)的快速發(fā)展，為提高檔案管理水平和創(chuàng)新服務(wù)方法提供了強(qiáng)大的技術(shù)保證。目前，互聯(lián)網(wǎng)平臺可以擴(kuò)展數(shù)據(jù)源，及時收集準(zhǔn)確信息，大大提高信息收集效率，并通過分類縮短檔案和檔案過程。通過整理各種各樣的信息，構(gòu)筑對應(yīng)的編號和數(shù)據(jù)庫，可以快速準(zhǔn)確地檢查跟蹤，提高工作效率。

（二）能促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，需要改善檔案管理系統(tǒng)，集中對象進(jìn)行管理，進(jìn)行統(tǒng)一的計(jì)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)，優(yōu)化事業(yè)體管理機(jī)關(guān)，推進(jìn)檔案管理的信息和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，培訓(xùn)檔案管理的高端技術(shù)人員，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，確保管理的有序?qū)嵤?/p>

二、檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理相對分散。原則上，檔案管理具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和批量流操作，但由于每個位置和單元的實(shí)際情況不同，政策支持的動力不同，檔案管理工作的集中變得困難。非集中管理難以整合和同步所有部門的檔案信息，信息連接不能保證及時性和流暢性，難以收集歸檔信息和提高工作效率。

（二）檔案管理工作不被重視。隨著社會的快速發(fā)展，社會集團(tuán)沒有深刻理解檔案管理的重要性，也沒有認(rèn)為工作和生活的關(guān)系和影響力太大。檔案管理工作與社會之間有一定的隔絕，檔案管理組織逐漸脫離社會，逐漸被社會遺忘，成為一個被疏散的麻煩存在，檔案工作的管理沒有計(jì)劃。用系統(tǒng)和科學(xué)的方法，機(jī)械操作基本的商業(yè)過程，完成檔案管理工作的基本屬性，收集并保存信息，而沒有對于檔案信息進(jìn)行歸類與劃分，讓后續(xù)的檔案處理工作出現(xiàn)空白。

（三）業(yè)務(wù)水平有待提高。員工在實(shí)際操作中，由于知識不足，未能認(rèn)識到科學(xué)檔案管理的重要性，工作熱情降低，但也堅(jiān)持檔案表面管理工作的程序。服務(wù)水平?jīng)]有大幅度改善。檔案的科學(xué)管理需要一定的技術(shù)水平，也有對新時代個人服務(wù)質(zhì)量的要求。目前，檔案管理專家水平顯示，科技面臨的相對后退趨勢，需要加強(qiáng)現(xiàn)代科技與工作相結(jié)合的追求步伐。

（四）檔案管理的效率不高。傳統(tǒng)的檔案管理需要執(zhí)行實(shí)體和現(xiàn)場操作，檔案材料主要是紙版，數(shù)據(jù)保存的要求非常高，操作員需盡可能保證數(shù)據(jù)的完整性。為了防止易壞數(shù)據(jù)出現(xiàn)黃變、損耗、磨損等，在清理和維護(hù)的基礎(chǔ)上。在歸檔之前，有很多手動排序工作，面對現(xiàn)代技術(shù)這樣的檔案管理非常麻煩。

三、提高檔案科學(xué)化管理水平的有效路徑

（一）樹立先進(jìn)管理理念,健全管理機(jī)制。理論是行動的指針。高度的檔案管理是科學(xué)系統(tǒng)檔案管理的前提。科學(xué)健全的檔案管理機(jī)制保證了檔案管理的順利發(fā)展。健全的檔案管理系統(tǒng)必須包含歸檔、使用、管理系統(tǒng)、保密及懲罰系統(tǒng)。檔案管理的運(yùn)用需要采用由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、部門負(fù)責(zé)、特別人員負(fù)責(zé)的多層運(yùn)用系統(tǒng)。

（二）加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)。使用現(xiàn)代管理理念和方法，解決檔案管理問題，實(shí)現(xiàn)檔案工作在現(xiàn)代管理中。除了最新的管理理念之外，還需要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)筑。為了最大限度地發(fā)揮檔案管理的才能，需要介紹專業(yè)的技術(shù)才能，提高管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平，完善專業(yè)的設(shè)備。此外，為了將大數(shù)據(jù)思維整合到檔案管理中，可以與相關(guān)大數(shù)據(jù)企業(yè)合作，加強(qiáng)機(jī)器和技術(shù)的研發(fā)，讓適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的設(shè)備以及技術(shù)更好地發(fā)揮優(yōu)勢,加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

（三）改進(jìn)管理方法,創(chuàng)新服務(wù)體系。檔案管理器需要在不落后于時代潮流、提高文化水平、改變管理理念、繼承傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，研究新的正式檔案管理模式，利用先進(jìn)技術(shù)有。修改方法和方法，有效地管理完整的歸檔。第二，最大限度地利用歸檔數(shù)據(jù)，革新服務(wù)機(jī)構(gòu)，改善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，變更服務(wù)方法，在任何方向改善服務(wù)系統(tǒng)，確保重要信息安全的前提下擴(kuò)大歸檔的開放性并更新歸檔，擴(kuò)展服務(wù)方法，讓用戶更加方便、快捷、安全、便利，使用檔案資源，獲取更有用的信息，提高檔案信息服務(wù)效率。

（四）整合數(shù)據(jù),提高檔案的利用率。首先，要積極推進(jìn)檔案管理的電子過程，促使有關(guān)部門加快數(shù)據(jù)存儲和收集的進(jìn)程，努力將基于紙的信息轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，全面開發(fā)原始電子文檔，提高電子檔案的可靠性、準(zhǔn)確性、安全性。二是要實(shí)施以信息化為目的的改革，增加檔案和檔案管理工作的投入，加強(qiáng)不同檔案管理部門之間的合作和聯(lián)系，優(yōu)化資源種類，加強(qiáng)檔案管理的自動化。為了提高歸檔的流動性和開放性，發(fā)揮統(tǒng)一的效果，可以進(jìn)行更廣泛的檔案應(yīng)用、數(shù)據(jù)訪問等。

（五）加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)及繼續(xù)教育。檔案管理部門的工作質(zhì)量直接關(guān)系到管理水平的提高。優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)可以利用先進(jìn)技術(shù)分析和使用數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)和迅速發(fā)展。因此，加強(qiáng)專業(yè)檔案負(fù)責(zé)人的教育和訓(xùn)練，通過進(jìn)一步的研究、持續(xù)教育和專業(yè)訓(xùn)練來培養(yǎng)專業(yè)知識和技能是非常重要的。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的水平，遵循科學(xué)技術(shù)的步伐，吸收其本質(zhì)，使用其能量，構(gòu)筑更全面、系統(tǒng)的管理工作，顯示科學(xué)在改革中的巨大影響，重新配置其獨(dú)自的社會價值，區(qū)域社會、共同體。提高檔案管理科學(xué)水平是社會主義建設(shè)發(fā)展的要求，符合和諧社會價值觀，結(jié)合檔案管理和科學(xué)，為社會主義模式的可持續(xù)發(fā)展提供能源。