信息時代檔案管理新思路探索

陳哲 張明珍

（煙臺市套子灣污水處理有限公司，山東 煙臺 264000）

一、信息時代企業檔案管理工作概述

檔案管理作為企業管理工作的基礎，記錄了單位的發展歷程、優秀成果；是準確衡量企業的發展水平，同時也是評判企業整體發展水平、人才培養效率、發展潛力的重要標志。只有做好信息時代企業檔案管理工作，才能充分發揮檔案的價值，對企業的健康發展有重要作用。企業檔案有兩方面作用。一是參考作用。檔案記錄了企業所有活動的數據情況，可以完全參考本單位的這些數據，從而得出符合單位實際情況的有效建議，因此，檔案具有較高的參考價值。二是借鑒依據的作用。檔案與其他文獻的最大差異就是檔案真實記錄了企業的發展歷程，具有客觀、公正性，它具有一定的法律效力。因為檔案的形成過程比較客觀和公正，所以檔案記錄的信息具有一定的說服性和權威性，可以作為借鑒依據。檔案管理的作用非常重要，檔案管理工作人員一定要依據國家的法律法規，嚴格開展檔案管理工作。

二、信息時代檔案管理新思路探索

（一）對企業檔案管理信息化建設規劃進行持續優化

保證檔案管理信息化規劃的有效性是制定有效信息管理方案的前提條件，在明確最終管理方向的基礎上檔案的管理效果也在同時凸顯，長遠的發展打算與可持續發展態勢為服務質量的提升奠定了基礎。因此，在對企業發展目標與特征進行深入且全面的分析后，企業才能獲得各個階段對于檔案管理的實際需求，從而達到完善檔案管理體系的目的。

（二）完善檔案管理系統

需確保檔案管理方面具備足夠的資金投入，并結合自身具體的情況和工作需求，對檔案管理的硬件建設進行科學地規劃和實施，配備適合企業檔案管理信息化發展的相關設備，如專門的計算機、掃描儀、數碼照相機、錄像機、打印機等，還需配備符合檔案防蟲、防潮、防塵、防火、防盜、防污染等規范化庫房；同時，應加強檔案管理信息系統的建設，涉及到智能分類系統、信息安全系統及檔案管理軟件等建設，盡可能符合檔案管理收集、識別、分別、存儲及檢索等功能需求，從而有效實現檔案管理的信息化、數字化及網絡化建設。

（三）管理思想的創新

傳統模式的檔案管理流程復雜、中間環節多、流程運轉比較慢，這顯然已經不能滿足企業管理的需要。在信息化管理的今天，檔案管理需要建設成為面向用戶、業務操作及管理人員、系統管理人員的多層面多解決點同時操作的運行平臺。在規范管理制度的同時還需要形成檔案監管與保障體系、檔案流轉體系、歸檔體系、信息化操作規范、信息化服務理念及安全機制等多種體制，所以不斷創新管理理念，才能使檔案管理體系不斷完善。

（四）加強檔案管理的信息化建設

隨著社會科技的飛速發展，現代信息技術被廣泛應用到各個行業領域中，成為新時期推動行業發展的主要動力。因此在信息化時代背景下，企企業應積極加強檔案管理工作的信息化建設水平。檔案管理信息化建設主要考慮“安全性提升”和“網絡化建設”兩個內容。隨著計算機、掃描、大數據、OCR、多媒體等現代化信息技術的快速發展，電子檔案的形式逐漸向標準化、安全化發展，企企業檔案管理部門，應積極引入先進的信息化檔案管理系統，實現不同載體類型檔案資料的數字化轉換，從而提升檔案的保存的安全性。同時，要加強檔案管理的網絡化發展，一方面針對機要檔案和非公開性檔案，建立內部局域網絡，在確保檔案安全性的基礎上，提升檔案內部傳輸和調閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網絡化管理平臺，在提高管理效率的同時，提升檔案的豐富性和利用率。

（五）強化檔案管理人員培訓

作為專業的企業檔案管理人員，定期使其接受專業化的信息培訓極為關鍵，也是確保傳統與信息化檔案管理能夠有效結合的重要基礎。當前的部分企業中，紙質檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應用加以引導，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應引入更多的信息化與科學化的技術手段，促進工作人員的整體素質的提升。定期開展培訓活動是有效提升技術水平的重要基礎，為提高對計算機技術的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎。

三、結語

綜上所述，在信息時代背景下企業必須積極建設檔案管理信息化，以此來不斷提高檔案管理效率，實現檔案管理信息資源的共享，更好地滿足當前我國檔案管理的多元化需求。然而在建設過程中依然存在一些問題，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的科學發展，故而需要結合自身的實際情況，構建數字化檔案信息數據庫，建立并優化檔案管理機制，有效提升工作人員的綜合素養，并不斷改革檔案部門的職能，最終推動我國檔案管理工作向信息化和數字化的方向發展。