有問題，問Ｍｉｃｈａｅｌ

以下是一些我在授課過程中經常會被問到的問題，拿出來和大家分享，如果你也有類似的問題，歡迎來問我。

Ask：我遇到過一些人，電郵收件箱里有上千封信。你能給他們出出主意嗎?

Michael：關鍵的文檔和重要的信息可能會被埋在郵件的海洋里。我建議他們花上半天時間，用幾種方法進行檢索，把郵件數量迅速減少。首先，按日期檢索，把過時的和沒用的信息盡量刪掉。然后，按發信人檢索。有時你會發現，某個發信人和你已經沒有任何關系了，所有他發出的信都可以一起刪掉。然后，按主題檢索，按“行動”、“請求”、“寄送”或“確認”的大類來看。這時你可能會發現一些帶有重要附件的電郵。花上3個小時，你就能把收件箱里的電郵清摔許多。在清理郵件時，你會發掘出很多東西，你會驚訝地發現有多少重要郵件沉在海底。這可能需要點兒時間，但花在上面的時間和精力都很值得。刪掉無用的信息之后，花一點兒時間把以后用得著的郵件和附件保存下來。

Ask：如果我拼命努力，能把收件箱里的郵件數減到0嗎?

Michael：不能，但我建議你給自己設定一個收件箱里電郵數目的上限。不管是主動還是被動，我們都把收件箱當作輔助任務列表來用。如果你的收件箱里有30或40封電郵，你可以很快地掃上一遍，就知道該做哪些事了。我隨便選了一個數字，42，作為我收件箱里的電郵上限。

Ask：請介紹一下，對于做其他工作的人，COTA也適用嗎?

Michael：這里有一個表格，告訴你COTA是如何適用于不同工作的。

Ask：我的信息一半存在電郵文件夾里，一半存在“我的文檔”里……會不會帶來不方便?

Michael：會的。我喜歡盡量存在“我的文檔”里。和電郵文件夾相比，“我的文檔”要強大得多，用起來也簡單得多。在這里創建、復制、瀏覽、移動都更容易。另一個好處是：你要保存、插入、瀏覽或打開任何文件時，Windows的默認文件夾就是“我的文檔”……“我的COTA文件夾”正在它下面。這樣往電郵里插入文檔就快多了。這里有個竅門：在打開任何微軟文件時，按下F12鍵，這樣就能直接把文件保存到“我的文檔”下的COTA文件夾里。