英國檔案工作數字化轉型研究及啟示

盧芷晴/上海大學圖書情報檔案系

近年來我國檔案工作數字化轉型在不斷推進，但要完全實現數字化轉型還有一段相當長的路要走。因此，檔案部門要主動學習國外先進工作經驗，加快推進我國檔案工作數字化轉型進程。英國是最早提出檔案工作數字化轉型的國家之一[1]，本文通過分析并總結英國檔案工作數字化轉型的歷程和特點，以期立足數字時代下我國檔案工作的發展實際，對我國檔案工作數字化轉型提出有參考性的建議。

1 英國檔案工作數字化轉型的歷程

1.1 重塑：《國家檔案館在線戰略》（2008—2010）

2008年，英國國家檔案館深刻意識到數字環境給檔案工作所帶來的挑戰與機遇，認為要應對數字革命帶來的沖擊，檔案館必須“主動出擊”，從根本上重塑檔案工作模式。英國國家檔案館及時推出了《國家檔案館在線戰略》，闡明未來三年的工作計劃與實現策略。該戰略明確提出要重新開展檔案用戶需求調查，通過訪談和分析已收集的相關數據充分了解數字環境下用戶的新需求，填補數字時代背景下檔案館對用戶新需求認識的空白；要重組檔案網站框架，更新檔案網站的服務功能，如開發具有一對多交互功能的高質量在線服務工具，滿足用戶與日俱增的需求；要重新組織檔案館工作內容，明晰數字環境下檔案館的責任與擔當，厘清檔案館的權與責并加強與其他部門的合作[2]。

1.2 筑基：《國家檔案館檔案數字化計劃》（2009—2013）

《國家檔案館在線戰略》推行后，檔案工作數字化轉型的條件得到了極大的改善。之后英國國家檔案館推出了《國家檔案館檔案數字化計劃》，對數字化檔案的內容以及如何實現在線利用進行了詳細規劃。該計劃闡明了國家檔案館的轉型目標，指出為應對檔案數字化保存的挑戰，檔案工作者需要不斷提升技術水平；根據調查數據，列出了“筑基”階段將進行數字化的檔案內容；根據不同類型檔案的利用情況，明確各個數字化項目的時間節點。

1.3 推進：《檔案激勵計劃》（2015—2019）

在總結前兩個階段的經驗以及反思當前不足的基礎上，英國國家檔案館推出了《檔案激勵計劃》，以進一步推進檔案工作數字化轉型。該計劃提出要以全新的數字服務方式和更優質的線上體驗激發公眾的利用熱情；要發揮好國家檔案館的核心作用，充分調動行業內檔案工作數字化轉型的積極性，加強各方聯系；要提高社會對檔案館重要性與潛力的認識，激發社會機構與檔案館的合作熱情；要開展有規模的跨學科培訓，激發檔案學者的研究熱情；要鼓勵建設數字檔案館，努力建設世界領先水平的數字檔案館[3]。該計劃清晰地指明了該階段的發展目標與實踐方式，鼓勵檔案館加強與公眾、社會機構、政府的溝通合作。

1.4 強化：《國家檔案館數字戰略》（2017—2019）和《國家檔案館數字能力建設戰略》（2019—2022）

英國在檔案工作數字化轉型的強化階段共提出兩個標志性戰略，分別是《國家檔案館數字戰略》（2017—2019）和《國家檔案館數字能力建設戰略》（2019—2022）。英國檔案館首先提出了《國家檔案館數字戰略》，指出社交媒體平臺的飛速發展給檔案歸檔工作帶來了新的挑戰，同時也激發了用戶的參與度，因此要進一步加強數字檔案館的建設，改變傳統實體檔案館的訪問形式，通過互聯網擴大檔案館的影響力，提升檔案工作者的數字素養，并加強與各方的合作，建立合作長效機制[4]。之后英國國家檔案館又推出了《國家檔案館數字能力建設戰略》（2019—2022），該戰略重點關注檔案館數字參與、數字利用、數字保存、數字技能四個方面內容，并再次強調了檔案工作者數字技能和數字素養的重要性[5]。

2 英國檔案工作數字化轉型的特點

2.1 以清晰的目標規劃為引導

英國檔案工作數字化轉型的每個階段、每個戰略計劃都具有清晰的目標規劃，對不同主體每個階段的任務與時間節點都有明確的劃分，為檔案工作數字化轉型提供清晰的指引。一是整個檔案工作數字化轉型是循序漸進開展的，每個階段制定中短期的戰略計劃，對相應的工作做出詳細規劃。二是每個階段的戰略計劃不僅包含宏觀的闡述，還包含具體的提升措施與詳細的工作流程，精確到任務的執行者與啟動時間。

2.2 以扎實的調查數據為依托

英國檔案工作數字化轉型的規劃布局并非是要覆蓋整個檔案工作數字化轉型的方方面面，而是依托大量的調查數據找出每個階段中較為薄弱的環節，確定優先發展領域，將精力集中在最有價值的探索上，如《國家檔案館數字能力建設戰略》中提到“根據英國聯合信息委員會的調查顯示仍有48%的受訪者（檔案工作者）表示他們無法自行生成數字文件也無法對其進行校驗，有49%的受訪者（檔案工作者）無法執行檔案的格式分析，有55%的受訪者（檔案工作者）自己無法從數字文件中提取元數據”[6]，所以該戰略倡導優先建設數字保存能力。

2.3 以積極的合作理念為原則

英國檔案工作數字化轉型中所推行的戰略計劃都十分強調合作理念，在《國家檔案館在線戰略》中強調要加強與社會機構的合作，但在《國家檔案館數字能力建設戰略》中也明確指出合作不等同于依賴。在以往工作中檔案館過度依賴IT部門，喪失了對數字化工作基礎框架（包括硬件、軟件、網站建設）的掌控。因此英國檔案工作數字化轉型倡導的是一種積極的合作理念，檔案館與IT部門的合作不是簡單地將數字化工作交給IT部門完成，而是請IT部門提供技術指導，幫助檔案工作人員提高技術水平，提升數字素養。

2.4 以有效的公眾參與為動力

數字時代強調公眾參與，實際上是對“以用戶為中心”這一理念的更深層次表達。英國檔案工作數字化轉型將公眾參與放在重要的戰略位置，強調要重視調動公眾積極性，加強公眾的參與度，從而更好地了解公眾的利用需求、優化用戶體驗，進一步推動檔案工作數字化轉型。

3 對我國檔案工作數字化轉型的啟示

3.1 重視實踐調查，加強頂層設計

檔案工作數字化轉型是一個漫長的過程，而且戰略和計劃的具體實施難以完全與預期相契合，因此這項工作很難一步到位。我國檔案部門應參考英國檔案工作數字化轉型的經驗，加強對檔案工作數字化轉型具體實踐的調查，根據實際情況制定短期、中期、長期發展方略和發展計劃。就我國當前檔案工作數字化轉型的現狀而言，數字時代下組織內部的協作以及社會與公眾的參與已然成為重要的發展趨勢，檔案部門應該重視實踐調查，加強頂層設計，為我國檔案工作數字化轉型規劃藍圖。

3.2 拓寬合作思路，倡導多元合作

檔案工作數字化轉型是一項復雜工程，與不同領域的機構進行合作有利于最大限度地發揮各自優勢，推動檔案工作數字化轉型的進程。英國檔案工作數字化轉型強調與不同主體的溝通協作，我國在檔案工作數字化轉型過程中，合作伙伴以信息技術部門為主，合作主體較為單一，英國檔案工作數字化轉型的特點可為我國拓寬合作主體提供新思路。一是與慈善基金會合作，檔案館提供專業的知識服務，基金會提供一定的資金支持，雙方達成合作共識、實現共贏。二是深化與新媒體平臺合作，檔案館為新媒體平臺提供真實可靠的檔案信息資源，幫助其優化新媒體內容質量，新媒體平臺則可以利用數字傳播知識幫助檔案館講好檔案故事，吸引公眾的關注和參與，檔案部門可在現有的實踐基礎上深化與新媒體平臺的合作。

3.3 擺脫對信息技術部門的過分依賴，夯實業務能力

分析英國檔案工作數字化轉型的特點與經驗可以發現，檔案工作人員始終是檔案工作數字轉型的主心骨，檔案工作人員不能在謀求合作的過程中喪失主導權和主動權。參考英國檔案工作數字化轉型的成功經驗，我國檔案工作數字化轉型應建立“一核多元”的發展模式，以檔案機構為中堅力量帶動社會各方齊參與、共治理，推動檔案工作數字化轉型的完成。因此，我國在檔案工作數字化轉型的過程中，要重視對檔案工作者業務能力的培養，提高檔案工作者的數字技能和數字素養。一方面，要從“源頭”抓起，重視檔案學專業學生的人才培養，加強與高校聯系，重點培育適應數字檔案工作發展的專業型人才。另一方面，當前在職的檔案工作者大多缺少檔案專業背景和專業的數字技能培訓，因而還需要著力抓好在職人員的繼續教育。

3.4 敢于開拓創新，豐富參與模式

目前我國數字參與模式仍較為單一，借鑒英國檔案工作數字化轉型經驗，未來我國數字參與模式可在參與對象、參與形式、參與內容上有新的發展。一是參與對象覆蓋面要更廣，利用web3.0環境將數字檔案工作滲透到公眾的生活之中，使更多不同身份、年齡的公眾都參與到其中。二是參與形式要更加多樣，將“參與”置于更加廣闊的語境之中來理解，以全景視角理解與構想“參與”。三是參與內容要更加豐富，當前數字參與內容大多局限在“后端”的“歷史”信息，而缺少對那些占據數量上絕對優勢且更加“年輕”的數字原生數字信息的關注[7]，未來數字參與的內容除了關注過去紙質檔案數字化的問題外，還需要關注現行時空下原生數字信息的歸檔問題，使公眾不僅能參與“過去”還能參與“現在”。