加強企業檔案鑒定與銷毀的有效對策

羅仁芳/衢州市清泰環境工程有限公司

對企業期滿檔案進行鑒定銷毀，可優化企業檔案結構、提高企業檔案工作效率。一直以來，企業期滿檔案鑒定銷毀工作都是企業檔案管理工作中的難點。筆者所在的衢州市清泰環境工程有限公司經歷了水泥廠、鋼建分廠、建化公司等發展階段，形成了數量龐大、種類豐富的檔案。隨著時間推移，公司保管的檔案逐年期滿，很多期滿檔案沒有及時進行鑒定銷毀，長期滯留在檔案庫房，占用了大量辦公面積，浪費了檔案管理經費，也嚴重影響了公司檔案室建設。2017年開始公司著手對文書、基建、會計等多門類期滿檔案進行鑒定銷毀，至2019年共銷毀文書檔案800余件、基建檔案400多卷、會計檔案5000余冊。本次檔案鑒定銷毀工作，節省了檔案庫房面積約300平方米，降低了公司檔案管理的成本，優化了公司檔案室室藏結構，為檔案管理健康發展打下良好基礎。筆者結合此項工作，分析了企業檔案鑒定銷毀工作的難點，并介紹了具有可行性的對策。

1 企業檔案鑒定銷毀工作的難點分析

一是檔案鑒定銷毀缺乏工作標準。新修訂檔案法規定：“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案主管部門制定?！睂嶋H工作中，企業保存的檔案情況往往比較復雜，很難制定可供企業遵循的、可操作性強的檔案鑒定銷毀工作規范。清泰公司在新中國成立初期的磚瓦廠、鋼鐵廠階段形成的檔案，因當時沒有制定“文件材料歸檔范圍及保管期限表”或其他類似文件，現在開展鑒定銷毀缺乏必要依據；若完全按照存放期限進行鑒定和銷毀，很可能導致有些有價值的檔案被銷毀。二是檔案鑒定銷毀工作滯后。如最早建成的磚瓦廠、鋼鐵廠在破產、清算之后，一直沒有組織專業的檔案鑒定小組，大量保存期滿但無價值的檔案長期留存在檔案庫房內，造成“脹庫”，企業檔案結構難以得到優化；也使得有利用價值的檔案查找起來十分困難，造成檔案利用率下降。三是有關人員對檔案鑒定銷毀工作存在畏難情緒。檔案鑒定責任重、難度大，新修訂檔案法更是明確要求“禁止篡改、損毀、偽造檔案。禁止擅自銷毀檔案”，工作人員害怕承擔責任，鑒定銷毀工作能不干就不干、能拖就拖。

2 做好企業檔案鑒定銷毀工作的有效舉措

第一，加強檔案鑒定銷毀工作的領導。首先是成立檔案鑒定銷毀領導小組。清泰公司成立以后，根據母公司巨化集團《關于清算單位鑒定與銷毀意見》的要求，迅速成立了檔案鑒定銷毀領導小組。領導小組迅速印發《關于建化公司檔案鑒定與銷毀的通知》，明確檔案清算的內容、范圍和要求；并及時召開全體動員大會，強調檔案鑒定銷毀工作的重大意義、職責分工、工作進度安排，特別強調了鑒定銷毀的后續事項，要求妥善保管經過鑒定仍有保存價值的檔案，如各種年報、賬本、工資清冊等。其次是重新劃分檔案保管期限。依據現在的標準明確早年部分被初步鑒定為短期保管的檔案，保管期限為30年；針對某些具有歷史價值的資料，如“文革”期間各部門產生的文件，雖然當初被認定為短期保存，現在明確延長保管期限；還有一些涉及職工利益的檔案，如1987年以前的臨時工工資復印件，相關職工憑此可享受公司制定的優惠政策，如果按照當時規定的15年保管期限進行鑒定，勢必要銷毀這部分檔案，影響相關職工享受公司福利，所以延長了這部分檔案的保管期限。

第二，明確鑒定銷毀的主要工作步驟。第一步，檔案管理員提出檔案鑒定申請，報綜合科領導審核、分管副總批準。第二步，成立檔案鑒定小組，主要職責是根據有關檔案管理規定和巨化集團關于檔案鑒定銷毀的意見要求，審核各相關科室提出的檔案鑒定與銷毀意見。第三步，各專業科室根據鑒定結果，對無保存價值、可以銷毀的檔案編制銷毀清冊，報鑒定小組負責人審查并形成終審意見。第四步，銷毀清冊及終審意見經專業科室負責人審批后，報上級主管部門審核批準。第五步，經鑒定批準銷毀的檔案，送到龍游造紙廠化為紙漿。銷毀時應指派科室工作人員負責監銷，監銷人在檔案銷毀前必須對檔案進行清點核對。

第三，加強業務指導和培訓。因企業期滿檔案鑒定銷毀缺少可以直接借鑒的經驗，公司專門邀請省、市鑒定銷毀方面的專家進行現場指導和舉辦業務培訓，組織檔案管理人員、專業科室、公司負責人等相關人員參加培訓，通過學習檔案鑒定銷毀書面知識、觀看視頻材料等，進一步提升相關人員的業務能力。